När svarstiden blev konkurrensfördelen.
En nordisk industrikoncern tappade affärer till snabbare konkurrenter. Vi byggde en agent som tar förfrågan till påskrivet offertbrev på tid under tio minuter.
8 veckor från kickoff till produktion
Problemet.
Säljteamet ägnade fyra av tio arbetstimmar åt offertadmin. Förfrågningar kom in via mail, priser räknades i Excel-mallar från 2018, specifikationer hämtades manuellt ur CRM, och varje offert passerade minst två personer innan den skickades. Kunderna fick svar efter två till tre arbetsdagar.
Under tiden svarade konkurrenten samma dag. Vi såg det tydligt i CRM: förfrågningar som låg över 24 timmar tappade två tredjedelar av sin win-rate. Det var inte priset som förlorade affärerna, det var tiden.
Lösningen.
Vi byggde en agent som hanterar hela flödet från inkommande mail till färdig offert. Den läser förfrågan, matchar kunden mot historik i Dynamics, drar specifikationen ur produktkatalogen, kör prisberäkningen mot gällande rabattstruktur och genererar en färdig PDF för signering.
Människan kopplas in där människa faktiskt behövs. Säljchefen får en sammanfattning i Teams, godkänner eller justerar, och agenten skickar. På komplexa specar lämnas ärendet alltid till person, med full kontext förberedd.
- Läser mail, extraherar specifikation och kundhistorik
- Räknar pris mot gällande avtal och rabattstruktur
- Genererar PDF för signering i DocuSign
- Skickar sammanfattning i Teams för godkännande
- Eskalerar komplexa specar till person med kontext
Utbildningen.
Säljcheferna fick två veckors kalibreringsperiod där de granskade varje offert innan den gick iväg. Vi byggde en playbook för pris-rim och edge-cases, och team-leaderna lärde sig läsa agent-loggar som kvalitativ signal om var modellen halkar.
Efter tre veckor gick godkännandet från obligatoriskt till stickprov. Idag granskas var tionde offert manuellt, resten går direkt.
Resultatet.
Offerttiden gick från tre dagar till nio minuter i median. Win-raten steg arton procent, inte för att priserna ändrats utan för att svarstiden blev konkurrensfördel. Säljcheferna lägger nu tiden på kundbesök istället för admin.
Vi räknade med att spara tid. Det vi inte räknade med var att vi skulle bli det snabba alternativet på marknaden. Kunderna ringer oss först nu.
KYC helautomatiserat, compliance godkänt
Prata med oss om ert upplägg.
Vi bygger, utbildar och vägleder. Första samtalet är en halvtimme, och ni går därifrån med en konkret skiss på vad vi skulle göra tillsammans.