Frågor och svar om Kapaciti och ALEX
Kapaciti bygger AI-medarbetaren ALEX och utbildar personal i AI, åt företag och offentlig sektor i hela Sverige och Europa. Här är frågorna vi får oftast, med raka svar. Saknas din, maila hej@kapaciti.se.
Om ALEX
Vad är ALEX?
ALEX är Kapacitis AI-medarbetare. Den läser mail, underlag och ärenden i era system, förbereder svar, rapporter och registreringar och lägger fram dem för godkännande. Inget skickas, bokförs eller ändras innan rätt person har läst och sagt ja, och allt står i en signerad logg som er revisor kan kontrollera själv. Hur en AI-medarbetare arbetar står på sidan om AI-medarbetare.
Finns ALEX hos någon kund i dag?
ALEX arbetar i dag i Kapacitis egen verksamhet. Servern som varje kund får är byggd och provad med testdata: krypterad, med en andra kopia på en annan plats i EU. Ingen kund har ALEX i drift ännu. De flöden ALEX är tänkt att ta hand om beskrivs ett och ett i modulkatalogen.
Vad skiljer ALEX från Microsoft Copilot?
Microsoft 365 Copilot är en assistent i Word, Outlook, Teams och de andra programmen i Microsoft 365, och den hjälper den som ber om det i stunden. ALEX har en egen roll i verksamheten: den läser inkorgen och underlagen, förbereder arbetet över flera system och lägger fram det för godkännande av den person ni har utsett. De två går att använda sida vid sida, och ALEX är byggd för Microsoft 365. Jämförelsen står på sidan om AI-medarbetare.
Vilket arbete passar ALEX på ett kontor?
Återkommande arbete som har ett tydligt underlag och ett tydligt resultat: månadsrapporten ur bokföringen, svar på rutinmail, förslag på registrering i diariet, bevakning av frister och första linjen i kundservice. Den passar sämre där bedömningen är hela jobbet. Flödena beskrivs ett och ett i modulkatalogen.
Behöver vi byta ut våra system?
Nej. ALEX kopplas till de system ni redan använder, till exempel Microsoft 365 och Teams, och kopplingen sätts upp som en del av införandet. Finns ingen färdig koppling till ert system bygger vi den. Vilka kopplingar som finns i dag står på sidan om AI-medarbetare.
Passar en AI-medarbetare för kommuner och myndigheter?
Ja, och i offentlig sektor börjar vi med diariet. ALEX föreslår registrering, hittar dubbletter, bevakar frister och visar vad som får gallras enligt er egen plan, och registratorn godkänner varje förslag innan det förs in. Diariet finns som demo i dag, och bygglov, medborgardialog och detaljplan är nästa steg. Mer om flödet står på sidan om diariet.
AI-medarbetare, AI-agent och RPA
Vad är en AI-medarbetare?
En AI-medarbetare är ett AI-system med en egen roll i verksamheten. Den förbereder återkommande kontorsarbete i era system och skickar, bokför eller ändrar ingenting förrän rätt person har sagt ja. Hela svaret står på sidan om AI-medarbetare.
Vad skiljer en AI-medarbetare från en AI-agent och en chattbot?
En chattbot svarar på frågor, och en AI-agent utför uppgifter i flera steg. En AI-medarbetare har en roll, förbereder arbetet över flera system och väntar på godkännande från rätt person innan något blir av. Jämförelsen i sin helhet står på sidan om AI-medarbetare.
Vad skiljer en AI-medarbetare från RPA?
RPA följer en inspelad väg och stannar när något ser annorlunda ut, medan en AI-medarbetare läser underlaget och arbetar över flera system. Jämförelsen med RPA och med assistenter i enskilda verktyg står på sidan om AI-medarbetare.
Komma igång
Hur går första samtalet till?
Ett samtal på trettio minuter om er vecka. Sedan en skuggvecka där ALEX läser och föreslår utan att röra något, så att ni ser resultatet innan ni bestämmer er. Vi beskriver samtalet närmare i inlägget om hur ett samtal med oss går till.
Vad krävs av oss för att komma igång?
En halvtimme till att börja med, och en person hos er som känner arbetet och kan säga var gränserna går. Efter skuggveckan arbetar ALEX inom de gränserna, och varje utskick, bokföring eller ändring väntar på ert godkännande. Halvtimmen bokar ni på kontaktsidan.
Hur lång tid tar ett införande?
Skuggveckan är första steget. Hur lång tid resten tar beror på vilka flöden ni börjar med och vilka system som ska kopplas in, och det går vi igenom på det första samtalet.
Vad kostar det?
Det beror på vad som ska göras, i vilken omfattning och i vilka system. Priset får ni skriftligt efter kartläggningen, innan något bokas. Kartläggningen börjar med ett samtal på en halvtimme.
Kontroll, ansvar och data
Hur vet vi att ingenting går iväg utan vår kontroll?
Ni bestämmer vem som godkänner vad. Allt som ska skickas, bokföras eller ändras förbereds, läggs fram och väntar tills rätt person har godkänt det. Den som godkänner ser hela förslaget och kan ändra det eller säga nej. Hur godkännandet och loggen hänger ihop står i Trust Center.
Vem ansvarar om ALEX gör fel?
Ansvaret ligger kvar hos verksamheten, precis som när en anställd gör fel. Därför är godkännandet och loggen det viktigaste i hela lösningen: varje godkännande är knutet till en viss text och en viss person. Allt ALEX gör skrivs in i en signerad logg med extern tidsstämpel som er revisor kan kontrollera själv. Hur kontrollen går till står på sidan om den signerade loggen.
Var ligger vår data?
Varje kund får en egen server i EU, och er data delas aldrig med någon annan kund. Kräver ni det körs ALEX i er egen miljö med er egen modellnyckel. Vilka underbiträden som används, också AI-leverantören och var den finns, står öppet i integritetspolicyn. Samma lista finns i Trust Center.
Tränas AI-modellen på vår data?
Nej. Era uppgifter används bara för det ni har beställt, och vi tränar aldrig modeller på dem utan ett separat skriftligt godkännande. Hur vi hanterar era uppgifter står i Trust Center.
Vilken AI-modell använder ALEX?
Kundens lösning har inget moln som standard. Det känsliga, och allt som ingen regel täcker, bearbetas av en lokal språkmodell på er maskin eller på en dedikerad server som vi driver åt er i EU, och varje vägval skrivs i den signerade loggen. Väljer ni molnet för det ni klassat som icke känsligt går det till Claude i Amazon Bedrock med AWS EU-profil, som behandlar anropet inom EU. Claude från Anthropic i USA används för Kapacitis eget interna arbete, chatten här på webbplatsen och provkörningarna på modulsidorna. Vilka underbiträden som används står i Trust Center.
Vad händer med vår data om vi slutar?
Era uppgifter sparas enligt avtalet, normalt 24 månader efter att det upphört, och raderas när ni begär det. Vi bekräftar raderingen inom 30 dagar. Hur länge varje slags uppgift sparas står i Trust Center.
Går ALEX att använda enligt GDPR och AI-förordningen?
Det avgörs av vilka personuppgifter som behandlas, biträdesavtalet och hur användningen klassas i AI-förordningen. Vi tecknar ett personuppgiftsbiträdesavtal enligt artikel 28 i GDPR med varje kund, era uppgifter används bara för det ni beställt och varje beslut kräver ett mänskligt ja. Hur er användning klassas beror på vad ALEX ska göra hos er, och det går vi igenom mot lagtexten innan ni bestämmer er. Avtalet beskrivs i Trust Center, och checklistan för AI-förordningen visar vilka krav som kan gälla er.
Utbildning
Hur utbildar ni personal i AI?
I tre former: en halvdag med ledningen, träning av personalen i deras egna ärenden och öppna seminarier. Det sker hos er eller på länk, på svenska eller engelska. Upplägget för varje form står på sidan om AI-utbildning.
Är utbildningen verktygsneutral?
Ja. Vi lär ut arbetssättet och övar i de verktyg ni redan har licens för, och ska ni arbeta med ALEX övar vi också i den. Vilka roller utbildningen passar för står på sidan om AI-utbildning.
Är AI-utbildning ett lagkrav?
Ja, i form av åtgärder. Artikel 4 i AI-förordningen kräver att den som tillhandahåller eller använder AI-system vidtar åtgärder för att stödja personalens AI-kunnighet, med hänsyn till deras kunskaper, erfarenhet och det sammanhang systemen används i. Sedan ändringen genom förordning (EU) 2026/1744, som trädde i kraft den 27 juli 2026, krävs ingen viss nivå hos varje enskild person. Hela svaret står på sidan om AI-utbildning.
Hittade du inte svaret?
Boka en halvtimme med oss. Vi går igenom er vecka och svarar på det som är specifikt för er.