Fakturan kommer in. Konteringen väntar på er attest.
AI för Fortnox betyder här en AI-medarbetare som förbereder konteringen av era leverantörsfakturor. Den läser fakturan, föreslår konton enligt BAS-kontoplanen och kontrollerar momsen. En behörig person hos er attesterar, och ingenting bokförs utan det.
Den som attesterar börjar med ett färdigt förslag.
Bokföringen går fort. Det är allt runt omkring som tar dagarna.
En pdf i mejlen, en faktura i en delad inkorg och ett kvitto i någons ficka. Innan någon kan kontera måste någon samla ihop.
Vilket konto som gäller för vilken leverantör vet den som har gjort det länge. När den personen är borta blir fakturorna liggande.
Moms och summor räknas om rad för rad, samtidigt som förfallodagen närmar sig.
Det som tar tiden är att samla, kontera och kontrollera. Den delen förbereder AI-medarbetaren. Attesten och ansvaret är fortsatt era.
Sex steg. Attesten gör alltid en människa.
Som pdf eller text, från den inkorg eller mapp ni pekar ut. Vilka vägar som läses bestämmer ni vid införandet.
Leverantör, organisationsnummer, fakturanummer, datum, förfallodag, belopp och moms. Fält som redan är ifyllda stäms av mot själva fakturatexten.
Varje rad får ett kostnadskonto enligt BAS-kontoplanen, momsen går till ingående moms och skulden till leverantörsskulder. Summa debet ska vara lika med summa kredit.
Momsen räknas om mot beloppet. Saknad eller felräknad moms, en okänd leverantör, ett ovanligt stort belopp och utländsk valuta flaggas. Är underlaget otydligt markeras förslaget som osäkert.
Förslaget ligger hos den som attesterar, med fakturan bredvid, och kan ändras före attesten. Attesten sparas i en signerad logg.
Först efter attesten, genom Fortnox API och med de behörigheter ni har godkänt. Den kopplingen är planerad och inte byggd än.
Det mesta har ni redan. Resten tar vi fram tillsammans.
En aktiv integrationslicens på ert Fortnoxabonnemang. Vilka behörigheter kopplingen får godkänner ni själva i Fortnox, och AI-medarbetaren får de ni ger den och inget mer.
Vid införandet går vi igenom vilka konton ni använder för vilka inköp och vilka leverantörer som alltid konteras på samma sätt. Det som bara finns i någons huvud skriver vi ned tillsammans.
Vem som får attestera vilka fakturor. I regel den ordning ni redan har.
En person som äger flödet, attesterar förslagen och säger till när något ska göras annorlunda.
Var och en gör det den är bäst på.
Där bokföringen, leverantörsreskontran och betalningarna finns. Ni arbetar kvar i Fortnox som i dag.
Börjar när fakturan kommer in. Läser, konterar och kontrollerar, och lägger förslaget hos den som attesterar.
Bedömningarna, bokslutet och deklarationen. Konsulten, på en byrå eller hos er, granskar färdiga förslag i stället för att kontera från början.
Allt som blir en verifikation passerar en människa.
Den bokför inget själv. Utan attest från en behörig person blir det ingen verifikation.
Den hittar inte på konton. Förslaget följer BAS-kontoplanen. Är leverantören eller underlaget otydligt gissar den inte, utan lämnar förslaget till er som osäkert.
Den gör inte bokslut eller deklaration. Bokslut, årsredovisning och deklaration gör ni och er redovisningskonsult, som i dag.
Den ersätter inte redovisningskonsulten. Den förbereder underlaget. Bedömningen och ansvaret ligger kvar hos människor.
Konteringsförberedelsen är på väg: den fungerar på en kopia eller mot inspelade svar och är inte färdig att lita på i skarpt läge. Kopplingen till Fortnox är planerad.
Grunden som förslaget vilar på är byggd och testad: ALEX läser bokföring via SIE och pdf-dokument, inget bokförs innan rätt person har sagt ja, och allt ALEX gör skrivs in i en signerad logg som er revisor kan kontrollera själv. Detaljerna står i den tekniska beskrivningen av bokföringsagenten.
Kör ni Visma eller ett annat affärssystem ingår kopplingen dit i införandet. Även den är planerad. Hur systemen skiljer sig åt har vi skrivit om i genomgången av integrationer mot Fortnox, Visma, Monitor och Hogia.
Tre saker styr priset: hur många flöden som ska byggas, vilka system som ska kopplas in och hur mycket som redan finns på plats hos er. Det första samtalet kostar ingenting och är inget säljmöte. Mer om vad som styr priset på en AI-agent har vi samlat separat, liksom vad en AI-medarbetare är.
Med AI för Fortnox menar vi en AI-medarbetare som förbereder bokföringen åt den som arbetar i Fortnox. Den läser leverantörsfakturan, föreslår konteringen enligt BAS-kontoplanen och kontrollerar momsen. En behörig person attesterar förslaget, och först därefter blir det en verifikation.
Den kan föreslå konteringen: kostnadskonto, ingående moms och leverantörsskuld, med debet och kredit som går ihop. Förslaget blir en verifikation först när en behörig person har attesterat det. Konteringsförberedelsen är på väg och kopplingen till Fortnox är planerad.
Nej. Inget skickas, bokförs eller ändras innan rätt person har läst och sagt ja. Ett ja är knutet till en viss text och en viss person, och varken modellen eller en api-nyckel kan säga ja åt någon. Godkännandet skrivs in i en signerad logg som er revisor kan kontrollera själv.
Då gissar den inte. Är leverantören okänd eller underlaget otydligt markeras förslaget som osäkert och lämnas till er för bedömning. Saknad eller felräknad moms, ett ovanligt stort belopp och utländsk valuta flaggas på samma sätt.
De ni själva godkänner. Kopplingen är planerad. När en integration aktiveras i Fortnox visas vilka behörigheter den får, och kopplingen blir aktiv först när ni har godkänt dem. Det kräver en aktiv integrationslicens på ert Fortnoxabonnemang. Er data ligger på en egen server i EU.
Koppling till ert affärssystem ingår i införandet, och den är planerad även för Visma. Hur Fortnox, Visma, Monitor och Hogia skiljer sig åt för den som bygger mot dem har vi skrivit om i en egen genomgång.
Nej. AI-medarbetaren förbereder underlaget. Bedömningar, bokslut, årsredovisning och deklaration ligger kvar hos er och er redovisningskonsult, som får färdiga förslag att granska i stället för högar att kontera.
Priset sätts när vi vet vilket flöde som ska byggas, i vilken omfattning och i vilka system. Efter kartläggningen får ni det skriftligt innan något bokas.
Nej. Konteringsförberedelsen är på väg, kopplingen till Fortnox är planerad och ingen kund använder dem. Det säger vi hellre än att antyda något annat.
Med ett samtal om hur era fakturor kommer in, hur ni konterar och vem som attesterar. Sedan en skuggvecka där AI-medarbetaren läser och föreslår utan att röra något, så att ni ser förslagen bredvid er egen kontering innan ni bestämmer er.
Trettio minuter. Ni visar hur en faktura kommer in och hur ni konterar och attesterar i dag, så går vi igenom hur flödet skulle se ut hos er. Alexander svarar senast nästa arbetsdag.
Nyhetsbrev
En sammanfattning ungefär en gång i månaden. Vad som ändrats i regelverket, vad vi lär oss när vi bygger, och vilka leverantörsbyten som påverkar svenska bolag.