Börja i arbetet, inte i verktyget.
AI för företag är fyra olika saker: chattverktyg som ChatGPT och Copilot, automation som flyttar data mellan system, lösningar som en konsult bygger åt er, och en AI-medarbetare som förbereder arbetet i era system. Börja med en uppgift som återkommer varje vecka och har ett tydligt underlag och ett tydligt resultat.
Kapaciti bygger ALEX, en AI-medarbetare i Skellefteå. Här jämför vi den med de andra tre, även där de andra är bättre val.
Frågan är inte vilket verktyg ni ska köpa, utan vilket arbete ni vill bli av med.
De löser olika problem. Många företag behöver mer än ett.
ChatGPT, Claude och Microsoft 365 Copilot. Den som frågar får ett svar, ett utkast eller en sammanfattning. Bra för skrivande och sökande, men verktyget hjälper bara den som frågar och lägger inte fram arbete av sig självt när något kommer in. Mer om skillnaden står i guiden om AI-assistent för företag.
Zapier, Make, Power Automate och mjukvarurobotar. De flyttar data från ett system till ett annat efter regler ni har skrivit. Snabbt och billigt när reglerna är fasta, men de stannar när något ser annorlunda ut. Se AI-automation.
En AI-konsult eller byrå bygger en lösning för ett problem. Ni får det ni beställer. Fråga vem som äger koden och vem som sköter den när projektet är klart. Hur ni väljer står på sidan om AI-konsult.
En AI med en egen roll som läser det som kommer in, förbereder arbetet i era system och väntar på ert ja innan något skickas eller ändras. Passar återkommande arbete där underlaget finns. Det är vad ALEX gör.
| Sätt | Vem gör jobbet | Vem godkänner | Passar bäst när |
|---|---|---|---|
| Chattverktyg | Ni, med verktyget som hjälp | Ni, eftersom ni gör allt själva | Ni vill skriva, sammanfatta och söka snabbare |
| Automation och RPA | Regeln eller roboten | Sällan, oftast körs regeln som den är skriven | Samma steg upprepas och ser alltid likadana ut |
| Konsultbyggd lösning | Det som byggs | Det som avtalas | Ni har ett avgränsat problem och någon som förvaltar resultatet |
| AI-medarbetare | AI-medarbetaren förbereder, över flera system | Rätt person hos er säger ja | Arbetet återkommer, underlaget varierar och någon ska stå för beslutet |
Varje guide svarar på en fråga. Börja i den som liknar er.
Hur ni inför AI steg för steg, och vad som gäller för Outlook, Teams och Microsoft 365.
02 / ASSISTENTSkillnaden mellan en chattassistent och en AI som gör jobbet i era system.
03 / CHATBOTVad en AI-chatbot klarar, vad den ska kunna på svenska och vad ni ska kräva.
04 / KUNDTJÄNSTVar AI avlastar kundtjänsten och var en människa ska svara.
05 / AUTOMATIONSkillnaden mot vanlig automation och RPA, och vilket arbete som passar.
06 / STRATEGIEn strategi som får plats på en sida och börjar i arbetet.
07 / KONSULTVad en AI-konsult gör, när ni behöver en och vad ni ska fråga.
08 / PRISVad som styr priset och vad arbetet kostar er i dag.
09 / DEFINITIONVad en AI-medarbetare är, och hur den skiljer sig från chattbot, RPA och agent.
Konkreta uppgifter, och hur långt vår egen lösning har kommit med var och en.
AI läser inkorgen och skriver svar i er ton med källor. ALEX gör det i dag och skickar först när ni har godkänt. Tonen hämtas ur mejl ni redan har skickat.
Kundmejlen sorteras, prioriteras och får ett svarsutkast som en människa godkänner. Hos oss finns flödet som demo. Hela resonemanget står i guiden om AI i kundtjänst.
ALEX läser bokföringen via SIE och era pdf-dokument. Månadsrapporten med källa för varje tal finns som demo, och kopplingen till affärssystem som Fortnox är planerad. Se AI för Fortnox.
Förfrågan läses, underlaget samlas och ett offertutkast väntar på den som ska skriva under. Hos oss finns det som demo, beskrivet på sidan om offerthantering.
Färdiga filer i Word, Excel och pdf efter ett godkännande. Byggt för Microsoft 365, där dokumenten hamnar i ert bibliotek först efter ett ja.
Förslag på registrering, dubbletter och frister, medan registratorn avgör. Finns som demo, beskrivet på sidan om diarieföring.
Gemensamt för alla sex är att AI:n förbereder och en människa beslutar. Det är inte en teknisk begränsning utan ett val. Den som godkänner ser underlaget bredvid förslaget och kan rätta det innan något händer. Hur ofta förslagen godkänns utan ändring syns, och det är underlaget om ni en dag själva beslutar att ge AI:n mer ansvar.
Varje uppgift och dess status står ett och ett i modulkatalogen.
Samma ordning oavsett vilket av de fyra sätten ni väljer.
Leta efter arbete som återkommer varje vecka, som har ett tydligt underlag och ett tydligt resultat, och där reglerna går att skriva ned. Svar på återkommande mejl, månadsrapporten och offertutkast är typiska exempel.
Hur många ärenden, hur lång tid per ärende och vem som gör det. Utan den siffran går det inte att säga om något blev bättre. Kalkylen på sidan vad kostar en AI-agent räknar det åt er.
Någon ska äga resultatet. Skriv ned vem som godkänner vad, och vad som aldrig får röras. Det är den viktigaste raden i hela införandet.
Låt AI:n läsa och föreslå utan att kunna göra något. Hos oss heter det skuggvecka: ALEX föreslår, ni jämför med det ni själva hade gjort, och ni ser resultatet innan ni bestämmer er.
När förslagen håller, lägg till nästa uppgift. Hela vägen, med Outlook, Teams och behörigheter, står i guiden om AI-implementering.
Det finns arbete där AI kostar mer än det ger.
En förhandling, ett personalärende eller ett beslut som bygger på erfarenhet och relation. AI kan samla underlaget, men jobbet är bedömningen.
En uppgift som kommer en gång i månaden och tar en kvart blir inte billigare med AI. Inför först där volymen finns.
Då är första steget att skriva ned dem, och det tar samma tid oavsett vem som gör det. Ibland räcker det att skriva ned dem.
En bra sida med vanliga frågor, en mall eller en regel i mejlprogrammet. Börja där om det löser problemet.
Mer om när det är klokt att vänta står i när en AI-investering borde skjutas på.
Tre frågor att ha svar på innan något kopplas in.
Fråga varje leverantör var datan behandlas, vem som kommer åt den och om den används för att träna modeller. Så ser det ut hos oss. Varje kund får en egen server i EU, och er data delas aldrig med någon annan kund. Kräver ni det körs ALEX i er egen miljö med er egen modellnyckel. Vilka underbiträden som används, också AI-leverantören och var den finns, står öppet i integritetspolicyn. Vi tränar aldrig modeller på era uppgifter utan ett separat skriftligt godkännande.
En AI som skriver i era system ska ha en tydlig spärr. Inget skickas, bokförs eller ändras innan rätt person har läst och sagt ja. Allt ALEX gör skrivs in i en signerad logg med extern tidsstämpel som er revisor kan kontrollera själv. Det är byggt och testat, och hur kontrollen går till står i Trust Center.
GDPR gäller som vanligt när personuppgifter behandlas, och vi tecknar ett personuppgiftsbiträdesavtal med varje kund. AI-förordningen ställer krav som beror på vad AI:n används till, och den som använder AI i verksamheten ska vidta åtgärder som främjar personalens AI-kunnighet. Läs AI-förordningen för företag eller gå igenom checklistan. Kunnigheten bygger ni med AI-utbildning.
ALEX arbetar i dag i Kapacitis egen verksamhet. Servern som varje kund får är byggd och provad med testdata. Ingen kund har ALEX i drift ännu, och nästa steg är en avgränsad pilot med de första kunderna.
Byggt är det som bär allt annat: svar på mejl i er ton med källor, spärren som kräver ert ja, den signerade loggen, en egen server per kund i EU, kopplingen till Microsoft 365, och Teams och Slack som kan kopplas in. Kundtjänstflödet, månadsrapporten, offertflödet och diariet finns som demo. Kopplingen till affärssystem som Fortnox är planerad.
Vi säger det så här rakt eftersom det är vad ni ska fråga alla leverantörer om: vad finns i dag, vad är en demo och vad är en plan. Tio fler frågor att ställa står i vad ni ska kräva av en AI-byrå.
Genom att ta det återkommande arbetet där underlaget redan finns: svar på mejl, sammanfattningar, rapporter, offertutkast och registreringar. AI:n förbereder, och en människa godkänner. Bäst effekt får ni där samma sorts arbete kommer in varje vecka och reglerna går att skriva ned.
Det beror på vad som ska göras. Chattverktyg som ChatGPT och Copilot passar för att skriva och söka. Automation som Zapier och Power Automate passar för fasta steg mellan system. En AI-medarbetare passar när arbetet ska förberedas i flera system och någon ska godkänna. Jämförelsen står överst på den här sidan.
Ja, om det finns arbete som återkommer. Ett litet företag har ofta mest att vinna, eftersom samma person svarar på mejl, skriver offerter och sköter ekonomin. Börja med ett chattverktyg för skrivandet och lägg in AI i ett flöde först när ni vet vilken uppgift som tar mest tid.
Ett chattverktyg kostar en licens per användare. En AI som arbetar i era system kostar ett införande, drift och förvaltning, plus er egen tid för att godkänna. Vad som styr priset står på sidan vad kostar en AI-agent, med en kalkyl för vad arbetet kostar er i dag.
Nej. De flesta uppgifter på ett kontor kräver ingen egen träningsdata, bara tillgång till underlaget: inkorgen, prislistan, bokföringen, dokumenten. Det som behövs är regler som går att skriva ned och någon som kan säga var gränserna går.
Inte för att komma i gång, men någon ska förstå vad AI:n gör och kunna säga nej. AI-förordningen kräver dessutom att den som använder AI vidtar åtgärder som främjar personalens AI-kunnighet. Det bygger ni med AI-utbildning i era egna ärenden.
Ja, med rätt avtal och rätt plats för datan. Fråga var datan behandlas, om den används för träning och vilka underbiträden som används. Vi tecknar ett personuppgiftsbiträdesavtal med varje kund, och varje kund får en egen server i EU. Detaljerna står i Trust Center.
Ge alla samma underlag, fråga vad som är byggt och vad som är en demo, vem som äger det som byggs och vad det kostar att lämna. Be om en provperiod i era egna ärenden. Tio krav att ställa står i vad ni ska kräva av en AI-byrå.
Trettio minuter. Ni berättar vilket arbete som tar mest tid, så säger vi vilket av de fyra sätten som passar, även när svaret inte är vi. Alexander svarar senast nästa arbetsdag.
Nyhetsbrev om AI-förordningen och det vi lär oss när vi bygger ALEX.
Vi hör av oss när något i AI-förordningen ändras som påverkar er. Avregistrera när som helst via länken i mejlet.