Förfrågan kommer in. Offerten ligger klar för ert ja.
En AI-medarbetare tar hand om förarbetet i offertflödet. Den läser förfrågan, räknar ur er prislista och skriver utkastet i er mall. Säljaren läser, justerar och säger ja. Ingenting går till kunden utan det.
Säljaren börjar med ett färdigt utkast.
Tiden går åt till allt runt omkring själva priset.
Förfrågan i en tråd, ritningen i en annan och måtten i ett samtal som någon antecknade. Innan någon kan räkna måste någon leta.
Prislistan ligger i ett kalkylark som bara två personer vågar röra, och rabatterna sitter i huvudet på den som har räknat längst.
När offerten väl har gått iväg är det ingen som bevakar den, och kunden som inte svarar glöms bort.
Det som tar tiden är att leta, räkna, formatera och påminna. Den delen gör AI-medarbetaren.
Sex steg. Fem förbereds åt er, godkännandet gör alltid en människa.
Via mejl eller formuläret på er webbplats. Vilka inkorgar som läses och var ärendet hamnar bestämmer ni vid införandet.
Mejltråden och bilagorna sammanfattas med källor, så att säljaren ser vad som efterfrågas, i vilken mängd och när.
A-priset hämtas ur er prislista, och rabatter, påslag och moms räknas efter era regler. En kontroll stämmer av att summorna går ihop och flaggar avvikelser före säljarens ja.
I er mall, med leveransvillkor, betalningsvillkor och giltighetstid. Till säljaren följer en intern notering som aldrig når kunden, med förhandlingsutrymme och förslag på uppföljning.
Säljaren läser, ändrar det som behöver ändras och säger ja. Godkännandet sparas i en signerad logg. Säger ingen ja går ingenting iväg.
Utskick och påminnelser byggs efter era rutiner, och även påminnelsen väntar på ert ja.
Inget systembyte och ingen ny programvara att lära sig.
Artiklar eller tjänster med a-priser, rabattsteg och de påslag ni brukar göra. Ett kalkylark räcker som start, och det som bara finns i någons huvud skriver vi ned tillsammans.
Två eller tre offerter ni är nöjda med, era standardvillkor, betalningsvillkor och hur länge en offert gäller.
Affärssystemet eller CRM:et, så att rätt kund och rätt artikelnummer kommer med. AI-medarbetaren får de behörigheter ni ger den och inget mer.
Någon som äger offerterna och får godkänna dem, i regel den som redan skriver under i dag.
De två fungerar ihop.
Mallar, artikelregister, e-signering och en lista över skickade offerter. Någon måste fortfarande läsa förfrågan, leta fram underlaget och fylla i fälten.
Börjar när förfrågan kommer in. Läser, räknar och lägger ett utkast hos säljaren. Offertprogrammet används som förut.
Allt som rör pengar och löften till kunden passerar en människa.
Den sätter inga egna priser. Saknas en artikel i prislistan stannar offerten tills priset finns.
Den bedömer inte det tekniska. Om en lösning håller eller en leverans hinns med avgör er personal.
Den förhandlar inte. Den kan peka ut utrymmet i den interna noteringen, men samtalet med kunden är ert.
Den kalkylerar inte stora anbud. Där kan den sammanfatta underlaget, men kalkylen gör en människa.
Offertförberedelsen är på väg: den fungerar på en kopia eller mot inspelade svar och är inte färdig att lita på i skarpt läge. Kopplingen till affärssystem är planerad. Hur långt varje förmåga har kommit står i modulkatalogen, där också Offert-boten finns. Vad en AI-medarbetare är har vi skrivit om separat.
Tre saker styr priset: hur många flöden som ska byggas, vilka system som ska kopplas in och hur mycket som redan finns på plats hos er. Det första samtalet kostar ingenting och är inget säljmöte.
Ska ni i stället köpa in AI och vill veta vad ni bör kräva av leverantören, läs vad du ska be om i AI-offerten.
Offerthantering är hela vägen från att en förfrågan kommer in till att kunden har fått en offert och någon har följt upp den: läsa underlaget, räkna priset ur prislistan, skriva offerten i rätt mall, få den godkänd, skicka den och bevaka svaret. I de flesta bolag görs stegen för hand, i mejl och kalkylark.
A-priset hämtas ur er prislista, och rabatter och påslag räknas efter de regler ni har gett. Varje summa går att följa tillbaka till sin rad, och en kontroll stämmer av att summorna går ihop och flaggar avvikelser före säljarens ja. Priset är fortfarande ert.
Nej. Utkastet stannar hos säljaren tills en behörig person har läst och godkänt det. Godkännandet är knutet till en viss text och en viss person och skrivs in i en signerad logg, så att det går att se i efterhand vem som godkände vilken version.
Kopplingen byggs vid införandet, i de system ni redan använder. Har ni ett offertprogram med mallar och e-signering fortsätter ni använda det. Vilka kopplingar som behövs går vi igenom innan något byggs.
Återkommande offerter med ett tydligt underlag och en prislista att räkna ur: installation, service, material, standardiserade tjänster och avtal där samma artiklar kommer igen. Sämst passar anbud där bedömningen är hela jobbet, som en stor entreprenad som kalkyleras från grunden.
Priset sätts när vi vet vilket flöde som ska byggas, i vilken omfattning och i vilka system. Efter kartläggningen får ni det skriftligt innan något bokas.
Nej. Offertförberedelsen är på väg, och ingen kund använder den. Det säger vi hellre än att antyda något annat.
Med ett samtal om hur era förfrågningar kommer in och vad som aldrig får röras. Sedan en skuggvecka där AI-medarbetaren läser förfrågningarna och lägger utkast utan att kunna skicka något, så att ni ser resultatet bredvid era egna offerter innan ni bestämmer er.
Trettio minuter. Ni visar hur en förfrågan ser ut när den kommer in och hur ni räknar den i dag, så går vi igenom hur flödet skulle se ut hos er. Alexander svarar själv.
Nyhetsbrev
En sammanfattning ungefär en gång i månaden. Vad som ändrats i regelverket, vad vi lär oss när vi bygger, och vilka leverantörsbyten som påverkar svenska bolag.