Förfrågan kommer in. Ett offertutkast väntar på ert ja.
Offerthantering med AI betyder att en AI-medarbetare gör förarbetet i offertflödet: läser förfrågan, räknar priset ur er prislista och skriver utkastet i er mall. En säljare godkänner innan något går till kunden. Kapaciti i Skellefteå bygger AI-medarbetaren ALEX för svenska organisationer.
Läget 30 september 2026: offertflödet finns som demo. Vi visar det på en av era egna förfrågningar.
Priset kan ni. Det är letandet, räknandet i kalkylarket och uppföljningen som drar ut på tiden.
Förfrågan i en tråd, ritningen i en annan och måtten i ett samtal som någon antecknade. Innan någon kan räkna måste någon leta.
Prislistan ligger i ett kalkylark som bara två personer vågar röra, och rabatterna sitter i huvudet på den som har räknat längst.
När offerten väl har gått iväg är det ingen som bevakar den, och kunden som inte svarar glöms bort.
Det som tar tiden är att leta, räkna och formatera. Den delen förbereder AI-medarbetaren, och säljaren godkänner.
Sex steg. AI-medarbetaren förbereder, och en människa godkänner varje offert och varje påminnelse.
Via mejl. Vilka inkorgar som läses och var ärendet hamnar bestämmer ni vid införandet.
Mejltråden och bilagorna sammanfattas med källor, så att säljaren ser vad som efterfrågas, i vilken mängd och när.
A-priset hämtas ur er prislista, och rabatter, påslag och moms räknas efter era regler. En kontroll stämmer av att summorna går ihop och flaggar avvikelser före säljarens ja.
I er mall, med leveransvillkor, betalningsvillkor och giltighetstid. Till säljaren följer en intern notering som aldrig når kunden, med förhandlingsutrymme och förslag på uppföljning.
Säljaren läser, ändrar det som behöver ändras och säger ja. Godkännandet sparas i en signerad logg. Inget skickas, bokförs eller ändras innan rätt person har läst och sagt ja.
Utskick och påminnelser sätts upp efter era rutiner vid införandet. En påminnelse går bara iväg efter ert ja.
Inget systembyte. Offertprogram och affärssystem används som i dag.
Artiklar eller tjänster med a-priser, rabattsteg och de påslag ni brukar göra. Ett kalkylark räcker som start, och det som bara finns i någons huvud skriver vi ned tillsammans.
Två eller tre offerter ni är nöjda med, era standardvillkor, betalningsvillkor och hur länge en offert gäller.
Läsbehörighet till affärssystemet eller CRM:et, så att rätt kund och rätt artikelnummer kommer med. Kopplingen byggs vid införandet och är i dag planerad. AI-medarbetaren får de behörigheter ni ger den och inget mer.
Någon som äger offerterna och får godkänna dem, i regel den som redan skriver under i dag.
Offertprogrammet skickar och signerar. AI-medarbetaren gör förarbetet innan någon öppnar det.
Mallar, artikelregister, e-signering och en lista över skickade offerter. Någon måste fortfarande läsa förfrågan, leta fram underlaget och fylla i fälten.
Börjar när förfrågan kommer in och lägger ett utkast hos säljaren.
Allt som rör pengar och löften till kunden passerar en människa.
Den sätter inga egna priser. Saknas en artikel i prislistan stannar offerten tills priset finns.
Den bedömer inte det tekniska. Om en lösning håller eller en leverans hinns med avgör er personal.
Den förhandlar inte. Den kan peka ut utrymmet i den interna noteringen, men samtalet med kunden är ert.
Den kalkylerar inte stora anbud. Där kan den sammanfatta underlaget, men kalkylen gör en människa.
Priset får ni skriftligt efter kartläggningen, innan något bokas. Det sätts efter hur många flöden som byggs och vilka system som kopplas in. Det första samtalet är kostnadsfritt. Sidan Vad kostar en AI-agent? går igenom vad kostnaden består av.
Ska ni i stället köpa in AI och vill veta vad ni bör kräva av leverantören, läs vad du ska be om i AI-offerten. Jämför ni flera leverantörer finns tio krav att ställa på varje AI-byrå.
Läget 30 september 2026: offertförberedelsen fungerar som demo, på kopior av data och förinspelade testsvar. Den är inte klar för skarp drift, och kopplingen till affärssystem är planerad. Hur långt varje förmåga har kommit står i modulkatalogen, där också Offert-boten finns. Vad en AI-medarbetare är och hur ALEX arbetar står på sidan om AI-medarbetare.
Offerthantering är hela vägen från att en förfrågan kommer in till att kunden har fått en offert och någon har följt upp den: läsa underlaget, räkna priset ur prislistan, skriva offerten i rätt mall, få den godkänd, skicka den och bevaka svaret. I de flesta bolag görs stegen för hand, i mejl och kalkylark.
A-priset hämtas ur er prislista, och rabatter och påslag räknas efter de regler ni har gett. Varje summa går att följa tillbaka till sin rad, och en kontroll stämmer av att summorna går ihop och flaggar avvikelser före säljarens ja. Priset är fortfarande ert.
Nej. Utkastet stannar hos säljaren tills en behörig person har läst och godkänt det. Godkännandet är knutet till en viss text och en viss person och skrivs in i en signerad logg, så att det går att se i efterhand vem som godkände vilken version.
Kopplingen till affärssystemet är planerad och byggs vid införandet, i de system ni redan använder. Har ni ett offertprogram med mallar och e-signering fortsätter ni använda det. Vilka kopplingar som behövs går vi igenom innan något byggs.
Ett offertprogram och ett CPQ-system är verktyg som någon fyller i. En AI-medarbetare läser förfrågan och fyller i åt er, och ni godkänner.
Återkommande offerter med ett tydligt underlag och en prislista att räkna ur: installation, service, material, standardiserade tjänster och avtal där samma artiklar kommer igen. Sämst passar anbud där bedömningen är hela jobbet, som en stor entreprenad som kalkyleras från grunden.
Varje kund får en egen server i EU, och er data delas aldrig med någon annan kund.
Priset får ni skriftligt efter kartläggningen, innan något bokas. Det sätts efter hur många flöden som byggs och vilka system som kopplas in.
Nej. Offertförberedelsen finns som demo sedan september 2026, och ingen kund använder den i drift. Vi visar den på era egna förfrågningar under en skuggvecka.
Ett samtal på trettio minuter om er vecka. Sedan en skuggvecka där ALEX läser och föreslår utan att röra något, så att ni ser resultatet innan ni bestämmer er.
Trettio minuter. Ni visar hur en förfrågan ser ut när den kommer in och hur ni räknar den i dag, så går vi igenom hur flödet skulle se ut hos er. Alexander Gälldin, som grundade Kapaciti, svarar själv.
Nyhetsbrev om AI-förordningen och det vi lär oss när vi bygger ALEX.
Vi hör av oss när något i AI-förordningen ändras som påverkar er. Avregistrera när som helst via länken i mejlet.