Offerthantering med en AI-medarbetare
Förfrågan kommer in. Ett offertutkast väntar på ert ja.
Offerthantering med AI betyder att en AI-medarbetare gör förarbetet i offertflödet: läser förfrågan, räknar priset ur er prislista och skriver utkastet i er mall. En säljare godkänner innan något går till kunden. Kapaciti bygger AI-medarbetaren ALEX åt företag och offentlig sektor i hela Sverige och Europa.
Läget 30 september 2026: offertflödet finns som demo. Vi visar det på en av era egna förfrågningar.
Var tar tiden vägen i en offert?
Priset kan ni. Det är letandet, räknandet i kalkylarket och uppföljningen som drar ut på tiden.
Underlaget ligger i mejlen
Förfrågan i en tråd, ritningen i en annan och måtten i ett samtal som någon antecknade. Innan någon kan räkna måste någon leta.
Priset räknas i kalkylarket
Prislistan ligger i ett kalkylark som bara två personer vågar röra, och rabatterna sitter i huvudet på den som har räknat längst.
Uppföljningen hänger på minnet
När offerten väl har gått iväg är det ingen som bevakar den, och kunden som inte svarar glöms bort.
Det som tar tiden är att leta, räkna och formatera. Den delen förbereder AI-medarbetaren, och säljaren godkänner.
Hur fungerar offerthantering med AI?
Sex steg. AI-medarbetaren förbereder, och en människa godkänner varje offert och varje påminnelse.
Förfrågan kommer in
Via mejl. Vilka inkorgar som läses och var ärendet hamnar bestämmer ni vid införandet.
Underlaget läses
Mejltråden och bilagorna sammanfattas med källor, så att säljaren ser vad som efterfrågas, i vilken mängd och när.
Priset räknas ur er prislista
A-priset hämtas ur er prislista, och rabatter, påslag och moms räknas efter era regler. En kontroll stämmer av att summorna går ihop och flaggar avvikelser före säljarens ja.
Utkastet skrivs
I er mall, med leveransvillkor, betalningsvillkor och giltighetstid. Till säljaren följer en intern notering som aldrig når kunden, med förhandlingsutrymme och förslag på uppföljning.
Säljaren godkänner
Säljaren läser, ändrar det som behöver ändras och säger ja. Godkännandet sparas i en signerad logg. Inget skickas, bokförs eller ändras innan rätt person har läst och sagt ja.
Offerten skickas och följs upp
Utskick och påminnelser sätts upp efter era rutiner vid införandet. En påminnelse går bara iväg efter ert ja.
Vad krävs för att automatisera offerter?
Inget systembyte. Offertprogram och affärssystem används som i dag.
En prislista att räkna ur
Artiklar eller tjänster med a-priser, rabattsteg och de påslag ni brukar göra. Ett kalkylark räcker som start, och det som bara finns i någons huvud skriver vi ned tillsammans.
Mallar och villkor
Två eller tre offerter ni är nöjda med, era standardvillkor, betalningsvillkor och hur länge en offert gäller. Saknar ni en mall finns en gratis offertmall i Word och Excel att utgå från.
Tillgång till kundregistret
Läsbehörighet till affärssystemet eller CRM:et, så att rätt kund och rätt artikelnummer kommer med. Kopplingen byggs vid införandet och är i dag planerad. AI-medarbetaren får de behörigheter ni ger den och inget mer.
En person som godkänner
Någon som äger offerterna och får godkänna dem, i regel den som redan skriver under i dag.
Offertprogram eller AI-medarbetare, vad är skillnaden?
Offertprogrammet skickar och signerar. AI-medarbetaren gör förarbetet innan någon öppnar det.
Offertprogram
Mallar, artikelregister, e-signering och en lista över skickade offerter. Någon måste fortfarande läsa förfrågan, leta fram underlaget och fylla i fälten.
AI-medarbetare
Börjar när förfrågan kommer in och lägger ett utkast hos säljaren.
Vad gör AI inte i offertflödet?
Allt som rör pengar och löften till kunden passerar en människa.
Den sätter inga egna priser. Saknas en artikel i prislistan stannar offerten tills priset finns.
Den bedömer inte det tekniska. Om en lösning håller eller en leverans hinns med avgör er personal.
Den förhandlar inte. Den kan peka ut utrymmet i den interna noteringen, men samtalet med kunden är ert.
Den kalkylerar inte stora anbud. Där kan den sammanfatta underlaget, men kalkylen gör en människa.
Vad kostar offerthantering med AI och hur långt har det kommit?
Vad det kostar
Priset för ALEX får ni skriftligt efter Kartläggningen, innan något bokas. Det sätts efter hur många flöden som byggs och vilka system som kopplas in. Det första samtalet är kostnadsfritt. Sidan Vad kostar en AI-agent? går igenom vad kostnaden består av.
Ska ni i stället köpa in AI och vill veta vad ni bör kräva av leverantören, läs vad du ska be om i AI-offerten. Jämför ni flera leverantörer finns tio krav att ställa på varje AI-byrå.
Läget i dag
Läget 30 september 2026: offertförberedelsen fungerar som demo, på kopior av data och förinspelade testsvar, och kopplingen till affärssystem är nästa steg. Hur långt varje förmåga har kommit står i modulkatalogen, där också Offertboten finns. Vad en AI-medarbetare är och hur ALEX arbetar står på sidan om AI-medarbetare.
Hur flödet ser ut på bygget, med förfrågningsunderlag och ÄTA, står på sidan om AI inom byggbranschen.
För åkerier och speditörer, där förfrågan kommer som transportuppdrag, står flödet på sidan om AI i transport och logistik.
Offertarbetet ser olika ut i olika branscher. Hos hantverkare inom VVS och el hålls arbete och material isär inför rotavdraget, en verkstad eller legotillverkare får förfrågan med en ritning, och ett konsultbolag förbereder offert och cv.
Elnätsbolag räknar anslutningsförfrågningar till offertutkast, hotell och restauranger svarar på förfrågningar om konferens och bröllop, livsmedelsproducenter på förfrågningar från handeln och storkök, och tandvårdskliniker skriver kostnadsförslag.
Vanliga frågor om offerthantering.
Vad är offerthantering?
Offerthantering är hela vägen från att en förfrågan kommer in till att kunden har fått en offert och någon har följt upp den: läsa underlaget, räkna priset ur prislistan, skriva offerten i rätt mall, få den godkänd, skicka den och bevaka svaret. I de flesta bolag görs stegen för hand, i mejl och kalkylark.
Kan en AI räkna ut priset på en offert?
A-priset hämtas ur er prislista, och rabatter och påslag räknas efter de regler ni har gett. Varje summa går att följa tillbaka till sin rad, och en kontroll stämmer av att summorna går ihop och flaggar avvikelser före säljarens ja. Priset är fortfarande ert.
Kan en offert gå till kunden utan att någon har läst den?
Nej. Utkastet stannar hos säljaren tills en behörig person har läst och godkänt det. Godkännandet är knutet till en viss text och en viss person och skrivs in i en signerad logg, så att det går att se i efterhand vem som godkände vilken version.
Fungerar det med vårt affärssystem och vårt offertprogram?
Kopplingen till affärssystemet är planerad och byggs vid införandet, i de system ni redan använder. Har ni ett offertprogram med mallar och e-signering fortsätter ni använda det. Vilka kopplingar som behövs går vi igenom innan något byggs.
Vad är skillnaden mellan ett offertprogram, ett CPQ-system och en AI-medarbetare?
Ett offertprogram och ett CPQ-system är verktyg som någon fyller i. En AI-medarbetare läser förfrågan och fyller i åt er, och ni godkänner.
Vilka offerter passar bäst?
Återkommande offerter med ett tydligt underlag och en prislista att räkna ur: installation, service, material, standardiserade tjänster och avtal där samma artiklar kommer igen. Sämst passar anbud där bedömningen är hela jobbet, som en stor entreprenad som kalkyleras från grunden.
Var hamnar vår prislista och våra kunduppgifter?
Varje kund får en egen server i EU, och er data delas aldrig med någon annan kund.
Vad kostar det?
Priset för ALEX får ni skriftligt efter Kartläggningen, innan något bokas. Det sätts efter hur många flöden som byggs och vilka system som kopplas in.
Hur kommer vi igång?
Ett samtal på trettio minuter om er vecka, utan kostnad. Sedan Kartläggningen till fast pris, där ni får en karta över vad som tar tid och vad ALEX kan ta över. ALEX börjar sedan med en skuggvecka där inget ändras: den läser och föreslår, och ni ser resultatet innan något går skarpt.
Ta med en förfrågan ni fick förra veckan.
Trettio minuter. Ni visar hur en förfrågan ser ut när den kommer in och hur ni räknar den i dag, så går vi igenom hur flödet skulle se ut hos er. Vi svarar senast nästa arbetsdag.