Förfrågningarna och gästmejlen läses medan ni tar hand om gästerna.
AI för hotell och restauranger betyder här en AI-medarbetare som tar mejlen och pappret runt gästerna. ALEX läser förfrågningar om konferens, grupp och bröllop och skriver offertutkast ur er prislista, svarar gäster ur era villkor och föreslår kontering av leverantörsfakturor. Någon hos er säger ja före varje svar. Gästmejlen är byggda. Offertflödet och konteringen finns i dag som demo.
I besöksnäringen kommer frågorna på kvällar och helger, och nästan varje svar kräver att någon letar fram villkoren, menyn eller prislistan.
En konferens för trettio eller ett bröllop för nittio börjar ofta med ett kort mejl. Antal, datum, rum och specialkost ska fram innan någon kan räkna en offert, och följdfrågorna tar dagar.
Mat som serveras på en restaurang räknas som inte färdigförpackad. Gästen ska då alltid få uppgift om de allergena ingredienser som listas i bilaga II till EU:s förordning 1169/2011, enligt artikel 44.1 a och 10 § LIVSFS 2014:4, eller en upplysning om att den finns att få. Livsmedelsverket anger att den får ges muntligt eller skriftligt. Undantag gäller när gästens allergi är utredd och noterad i förväg.
Alkohol får inte serveras till den som inte har fyllt 18 år, och tillståndshavaren eller en utsedd serveringsansvarig ska vara på plats under hela serveringstiden, utom vid rumsservering, enligt 3 kap. 7 § och 8 kap. 18 § alkohollagen. Den som hoppar in en lördag behöver veta hur huset gör.
Grossisten, bryggeriet, tvätteriet och vinleverantören fakturerar varje vecka. Varje faktura ska konteras med rätt moms och attesteras av den som beställde.
Det mesta här är läsning och mejl. Den delen kan en AI-medarbetare förbereda, medan menyn, priset och bemötandet i matsalen stannar hos er.
Statusen på varje jobb hämtas ur vårt register och ändras bara där. Förmågorna och hur långt de har kommit står i modulkatalogen.
ALEX läser förfrågan, ställer samman antal, datum och önskemål och räknar ett utkast ur er prislista och era paket. Lediga rum och lokaler kontrollerar ni själva, eftersom någon koppling till bokningssystemet inte finns i dag. Hela flödet står på sidan om offerthantering med AI.
Modulen OffertbotenALEX läser inkorgen och skriver svaret i er ton, med källa i era avbokningsvillkor eller i det köket har lämnat om allergener. Ett allergisvar bygger bara på restaurangens egna uppgifter, och personalen bekräftar vart och ett innan det skickas. Ändringen i bokningen gör ni.
AI i kundtjänstenALEX läser fakturan, föreslår konto enligt BAS och flaggar det som inte stämmer, till exempel ett saknat ordernummer. Ingenting bokförs före attest. Vägen från pdf till verifikation står på sidan om AI för Fortnox.
Modulen BokföringsagentVad gör jag när en gäst inte kan visa legitimation? Hur stänger vi baren? ALEX svarar ur personalhandboken och de rutiner ni har lämnat, med källan synlig och bara det varje person får se.
Så arbetar en AI-medarbetareRöstagenten läser utskriften av samtalet och föreslår ett kort svar ur samma villkor, som någon i personalen godkänner innan det läses upp. Den som ringer får veta att det är en AI, enligt artikel 50 i AI-förordningen.
Modulen RöstagentenDemo: fungerar på en kopia eller mot inspelade svar och går att visa på ett möte.Inget skickas, bokförs eller ändras innan rätt person har läst och sagt ja.
Så kan fredagen se ut när ALEX har läst veckans mejl. Sofia och hotellet är påhittade.
Sofia, försäljningsansvarig på ett påhittat konferenshotell med 45 anställda vid Siljan
Fyra förfrågningar kom in under natten, två om konferens och två om bröllop. Var och en har ett offertutkast ur prislistan och en lista över det som saknas, till exempel antalet övernattningar.
Sofia kontrollerar lediga rum i bokningssystemet för den största konferensen, byter ett grupprum i utkastet och skickar offerten.
En gäst till lördagens bröllop frågar om förrätten innehåller selleri. Svarsförslaget bygger på kökets allergenlista och väntar på kökschefen.
Kökschefen bekräftar uppgiften och skriver till en mening om såsen innan svaret går iväg.
Ett företag avbokar tre rum. Svarsförslaget citerar villkoren för gruppavbokning, och Sofia ändrar bokningen i systemet och godkänner svaret.
Veckans fakturor från grossisten och bryggeriet ligger konterade för attest. En av dem saknar ordernummer och är flaggad för den som beställde.
Sofia kunde lägga eftermiddagen på bröllopet, och allergisvaret hade kökschefens bekräftelse innan gästen fick det.
Siffrorna är antaganden. Byt dem mot hotellets egna.
40 × 45 minuter mot 40 × 15 minuter.
Skillnaden är tiden som i dag går till att läsa, fråga efter det som saknas och räkna ur prislistan. Hur stor den blir hos er visar en skuggvecka på era egna förfrågningar. Vad som styr priset står på sidan om vad en AI-agent kostar.
ALEX arbetar i mejlen och filerna runt verksamheten. Raderna nedan säger hur långt varje del har kommit.
Bokningsadressen och de delade mapparna i Microsoft 365. Kopplingen sätts upp vid införandet, och en färdig offert sparas i ert bibliotek först efter ett ja.
Menyer, prislistor och leverantörsfakturor som pdf läser ALEX redan, liksom bokföringen som SIE-fil. Underlag kan gå tillbaka i samma format.
Kopplingen till Fortnox eller Visma är planerad och ingår i införandet. Under tiden lämnas konteringsförslagen som pdf eller SIE-fil.
Offertutkast och gästsvar som väntar på ett ja kan nå köket och receptionen i Teams eller Slack. Båda går att koppla in.
Någon koppling till Mews, Opera, Caspeco eller kassasystemet finns inte i dag. ALEX bokar därför inga bord eller rum, sätter inga priser och lägger inga scheman, och det som står i bokningen läser ni själva. Hur era system skulle passa in går vi igenom på ett första samtal.
Inget skickas, bokförs eller ändras innan rätt person har läst och sagt ja.
Allt ALEX gör skrivs in i en signerad logg med extern tidsstämpel som er revisor kan kontrollera själv. Så kontrolleras loggen.
Varje kund får en egen server i EU, och er data delas aldrig med någon annan kund. Kräver ni det körs ALEX i er egen miljö med er egen modellnyckel. Vilka underbiträden som används, också AI-leverantören och var den finns, står öppet i integritetspolicyn.
Ta mejlen och pappret. ALEX läser förfrågningar om konferens och grupp och skriver offertutkast ur er prislista, svarar gäster ur era villkor och förbereder kontering av leverantörsfakturor. Någon hos er säger ja före varje svar. Offertflödet och konteringen finns i dag som demo och går att se på ett möte. Hur det går till står på sidan om offerthantering med AI.
Bara ur det restaurangen själv har lämnat, till exempel kökets allergenlista och recepten. ALEX skriver ett svarsförslag med källan synlig, och personalen bekräftar varje allergisvar innan det går till gästen. Saknas uppgiften säger förslaget det i stället för att gissa. Ansvaret för informationen ligger kvar hos restaurangen, som i dag.
Någon koppling till Mews, Opera, Caspeco eller kassasystemet finns inte i dag. ALEX arbetar med mejlen, menyerna och prislistorna, och ändringar i bokningen gör personalen. Kopplingen till Fortnox och Visma ingår i införandet och är planerad, och den beskriver vi på sidan om AI för Fortnox.
Inte ALEX. Bordsbokning, prissättning och schemaläggning gör ni i era egna system, och någon koppling dit finns inte i dag. ALEX svarar på mejlen runt bokningen och på personalens frågor ur personalhandboken. Hur samma gräns ser ut i en butik står på sidan om AI i detaljhandeln.
Röstagenten läser utskriften av samtalet och föreslår ett kort svar, som någon i personalen godkänner innan det läses upp. Den som ringer får veta att den talar med en AI, enligt artikel 50 i AI-förordningen. Flödet finns i dag som demo och går att se på ett möte.
Varje kund får en egen server i EU, och er data delas aldrig med någon annan kund. Mer om var data lagras står i integritetspolicyn.
Priset får ni skriftligt efter kartläggningen, innan något bokas. Det beror på antalet flöden och på vilka system ni vill koppla in. Hur priset sätts står på sidan om vad en AI-agent kostar.
Med ett samtal på trettio minuter om hur förfrågningarna och gästmejlen hanteras i dag. Därefter en skuggvecka där ALEX läser era riktiga mejl och föreslår svar utan att skicka något, så att ni ser resultatet innan ni bestämmer er. Samtalet bokar ni via kontaktsidan.
Trettio minuter. Ni visar hur en förfrågan om konferens eller bröllop blir en offert i dag, och vi går igenom vilka delar ALEX skulle förbereda och vad som stannar hos köket och receptionen. Alexander svarar senast nästa arbetsdag.
Nyhetsbrev om AI-förordningen och det vi lär oss när vi bygger ALEX.
Vi hör av oss när något i AI-förordningen ändras som påverkar er. Avregistrera när som helst via länken i mejlet.