Vad är en AI-medarbetare?
En AI-medarbetare är ett AI-system med en egen roll i verksamheten. Den förbereder återkommande kontorsarbete i era system och skickar, bokför eller ändrar ingenting förrän rätt person har sagt ja.
Andra ord för samma sak är digital medarbetare och AI-kollega. ALEX är den AI-medarbetare som Kapaciti bygger.
- 1 LäserDet som kommer in.
- 2 FörberederEtt färdigt förslag hos rätt person.
- 3 Ert jaIngenting går iväg utan det.
- 4 KlartALEX gör klart och sparar kvittot.
Ni behåller era system. Förslaget väntar på er, ni läser det, säger ja och går vidare.
Skillnaden mellan chattbot, RPA, AI-agent och AI-medarbetare
En AI-agent utför uppgifter i flera steg. Om den väntar på ert godkännande beror på hur den är byggd. Därför jämför tabellen tre av de fyra frågorna: vem som agerar, vem som godkänner och vad som loggas. Den fjärde, vem som ansvarar, har samma svar för alla fem: verksamheten. Hur en agent arbetar, från att läsa till att utföra, står i guiden om vad en AI-agent är. Vad AI-agenter gör i ett företag står på sidan om AI-agenter för företag.
| Typ | Vem agerar | Vem godkänner | Vad loggas |
|---|---|---|---|
| Chattbot | Ni | Ingen | Samtalet |
| RPA | Roboten, som följer en inspelad väg | Ingen | Körningen |
| Assistent i ett verktyg, som Copilot | Ni, i ett verktyg i taget | Ni | Beror på verktyget |
| AI-agent | Agenten | Beror på bygget | Beror på bygget |
| AI-medarbetare | AI-medarbetaren, som förbereder över flera system | Rätt person säger ja | Varje steg, i en signerad logg |
AI-kollega eller AI-medarbetare?
Orden används ofta om samma sak, och vi gör det också. När de skiljs åt ligger skillnaden i vem som tar initiativet.
En AI-kollega är oftast en assistent som arbetar bredvid er i ett verktyg. Den skriver ett utkast när ni ber om det, i det program där den finns. Hur en sådan AI-assistent för företag skiljer sig från en medarbetare som arbetar i era system står på en egen sida.
En AI-medarbetare har en egen roll. Den tar emot det som kommer in, hämtar underlaget i flera system och lägger fram ett färdigt förslag hos rätt person, utan att någon behöver be om det. Med en AI-kollega börjar arbetet när ni frågar. Med en AI-medarbetare ligger förslaget och väntar när ni öppnar ärendet, och ingenting går iväg förrän ni har sagt ja.
Vi säger AI-medarbetare om ALEX, eftersom ALEX har en roll och arbetar i era system. Den som söker på AI-kollega menar ofta samma sak: en AI som tar en del av arbetet och inte bara svarar på frågor.
Fyra uppgifter en AI-medarbetare tar på ett kontor
Fyra uppgifter och hur långt de har kommit i dag.
- DemoEkonomi. Ta fram månadsrapporten ur bokföringen och stämma av varje tal mot underlaget, med källan synlig för ekonomen.
- ByggtAdministration. Läsa inkommande mail, skriva svar i er ton med källor och lämna dem för godkännande i rätt tråd.
- DemoDiarium. Föreslå registrering av inkommande handlingar, hitta dubbletter och bevaka frister, medan registratorn avgör.
- DemoKundservice. Ta första linjen i mail, svara på det som är rutin och lämna över till en människa när ärendet inte är det. Hur det avlastar supporten utan att tonen tappas står under AI i kundtjänst.
Ett påhittat exempel: två brev kommer in på morgonen, månadsrapporten är räknad och ett avtal löper ut samma vecka. Allt ligger förberett klockan åtta, med underlaget bredvid varje förslag.
Hur samma arbetssätt ser ut för offerter, från förfrågan till godkänt utkast, står på sidan om offerthantering.
Digitala medarbetare: från RPA-robot till AI-medarbetare i kommunen
Digital medarbetare används ofta om samma sak som AI-medarbetare, men i många kommuner har ordet länge betytt en RPA-robot. Skillnaden är att en AI-medarbetare läser innehållet.
En RPA-robot följer en inspelad väg genom skärmarna. Den flyttar ett fält från ett system till ett annat, klickar på samma knappar varje gång och stannar när något ser annorlunda ut. Det fungerar bra där varje ärende ser likadant ut.
En AI-medarbetare läser det som står i handlingen. Ett brev utan ärendenummer, en ansökan där en bilaga saknas eller ett mejl som hör till ett ärende från i fjol går inte att spela in i förväg. Där kan en AI-medarbetare läsa, jämföra och föreslå, medan en människa avgör.
I diariet föreslår ALEX registrering av inkommande handlingar, hittar dubbletter och bevakar frister, och registratorn avgör varje förslag. Det finns i dag som demo, och hur det går till står på sidan om diarieföring med AI. Samma grund ska bära bygglov, medborgardialog och detaljplan. Det är nästa steg, och vi har skrivit om bygglovet i AI i bygglovshandläggningen.
En kommun köper en digital medarbetare som annan it. Kraven som skiljer AI från en RPA-robot, som var uppgifterna behandlas och hur byten av AI-modell går till, står i vår kravmall för upphandling av AI. Vilka skyldigheter ni har som användare står i AI Act-checklistan.
Ett jobb i detalj: från inkorgen till ett godkänt svar
Ett mejl kommer in med en fråga om era leveransvillkor. ALEX läser det, hämtar svaret ur de dokument ni har lämnat och skriver ett svar i er ton, med källorna bredvid.
Svaret läggs i rätt tråd och väntar. Den som äger frågan läser, ändrar om det behövs och säger ja. Först då skickas det.
Varje steg skrivs in i en signerad logg med extern tidsstämpel. I efterhand går det att se vad som föreslogs, på vilket underlag och vem som sa ja. Det flödet är byggt.
Det här gör ALEX inte
- Skickar, bokför eller ändrar något innan rätt person har läst och sagt ja.
- Fattar beslutet i ett ärende. ALEX förbereder, och en människa avgör.
- Ändrar i loggen. Inte ens vi kan ändra den i efterhand utan att det syns.
- Delar er data med en annan kund. Varje kund har en egen server i EU.
- Ser mer än rollen tillåter. Varje roll ser bara det den ska se.
Gränserna sätter ni innan ALEX börjar. Under skuggveckan kan ALEX bara läsa och föreslå.
Passar en AI-medarbetare er?
Ett samtal på trettio minuter om er vecka. Sedan en skuggvecka där ALEX läser och föreslår utan att röra något, så att ni ser resultatet innan ni bestämmer er.
En AI-medarbetare är ett av fyra sätt att använda AI i ett företag, översikten över AI för företag visar alla fyra. Ska ni jämföra leverantörer först finns tio punkter att jämföra en AI-byrå på.
Vi svarar senast nästa arbetsdag.
Vanliga frågor om AI-medarbetare
Vad är skillnaden mellan en AI-medarbetare, en AI-agent och en chattbot?
En chattbot svarar på frågor. En AI-agent utför uppgifter i flera steg, och ordet säger inget om vem som godkänner. En AI-medarbetare har en roll, förbereder arbetet över flera system och väntar på ett ja från rätt person innan något blir av. Skillnaden ligger i fyra frågor: vem agerar, vem godkänner, vem ansvarar och vad som loggas. ALEX är byggd av agenter, men inget de gör lämnar huset utan ert ja.
Vad är skillnaden mot RPA och Copilot?
RPA följer en inspelad väg genom skärmarna och stannar när något ser annorlunda ut. En assistent som Copilot hjälper till i det verktyg där den finns och ser inte ärendet i era andra system. En AI-medarbetare hämtar underlaget ur flera system och lägger fram förslaget med källan bredvid, så att den som läser ser vad det bygger på.
Vad är en AI-kollega?
Ordet används ofta om en AI-assistent som arbetar bredvid er i ett verktyg och svarar när ni frågar. När AI-kollegan har en egen roll, arbetar i era system och väntar på ert ja innan något går iväg, är det samma sak som en AI-medarbetare.
Vad är en digital medarbetare?
I kommuner har digital medarbetare länge betytt en RPA-robot som följer en inspelad väg genom skärmarna. I dag används ordet också om AI-medarbetare, som läser innehållet i handlingarna och föreslår nästa steg medan en människa avgör.
Kan en kommun ha en AI-medarbetare?
Ja, om lösningen uppfyller kommunens regler för diarium, sekretess och loggning. I diariet föreslår ALEX registrering och bevakar frister medan registratorn avgör, i dag som demo. Data ligger på en egen server i EU och varje steg loggas. Hur ni upphandlar står på sidan om upphandling av AI.
Hur anställer man en AI-medarbetare, steg för steg?
Det går till i fyra steg.
- Ett samtal på trettio minuter om er vecka och om vad som aldrig får röras.
- En skuggvecka där ALEX läser och föreslår utan att kunna göra något.
- Ni ser resultatet och bestämmer er.
- ALEX arbetar skarpt inom gränserna ni satt, och allt som lämnar huset passerar en människa som säger ja.
Behöver vi byta ut våra system?
Nej. ALEX arbetar i de system ni redan har, och kopplingen sätts upp när ALEX införs. Microsoft 365, Teams och Slack går att koppla in i dag, och bokföringen läses via SIE. En direkt koppling till affärssystemet är planerad.
Vem ansvarar när en AI-medarbetare gör fel?
Ansvaret ligger kvar hos verksamheten, precis som när en anställd gör fel. Därför är godkännandet inbyggt. Inget skickas, bokförs eller ändras innan rätt person har läst och sagt ja. Allt ALEX gör skrivs in i en signerad logg med extern tidsstämpel som er revisor kan kontrollera själv. Där går varje ja att knyta till en viss text och en viss person i efterhand.
Är en AI-medarbetare förenlig med GDPR och AI-förordningen?
Det avgörs av vilka personuppgifter som behandlas, biträdesavtalet och hur användningen klassas i AI-förordningen. Vad ni ska bocka av står i vår AI Act-checklista. Tre saker är byggda för det: en egen server per kund i EU, en signerad logg med extern tidsstämpel som er revisor kan kontrollera, och att ni väljer var modellen körs. Hur vi hanterar data står i Trust Center.
Var ligger vår data?
Varje kund får en egen server i EU, och er data delas aldrig med någon annan kund. Kräver ni det körs ALEX i er egen miljö med er egen modellnyckel. Vilka underbiträden som används, också AI-leverantören och var den finns, står öppet i integritetspolicyn.
Vad kostar en AI-medarbetare?
Det beror på vilka uppgifter ALEX ska ta, i vilken omfattning och i vilka system. Vad som styr kostnaden i allmänhet står på sidan om vad en AI-agent kostar. Priset får ni skriftligt efter kartläggningen, innan något bokas.
Finns ALEX hos någon kund i dag?
Nej. ALEX arbetar i dag i Kapacitis egen verksamhet, och ingen kund har ALEX i drift ännu. Hur långt varje uppgift har kommit står i listan ovan.