Handlingen kommer in. Förslaget ligger klart för registratorns ja.
Diarieföring med AI betyder att en AI-medarbetare läser de inkommande handlingarna och förbereder registreringen: nämnd, diarienummer, handläggare och en bedömning av offentlighet och sekretess. Registratorn läser, ändrar och säger ja. Ingenting registreras utan det. Hos Kapaciti heter AI-medarbetaren ALEX.
Registratorn börjar med ett färdigt förslag.
Samma fyra för varje handling i kommunens diarium, varje dag.
Nämnd, nummer, handläggare och sekretess avgörs för varje handling som kommer in, också för de enkla.
En handling om ett barns hälsa eller en enskilds ekonomi ska hanteras rätt från första stund, också i diariet, som ska kunna visas för den som frågar.
Den som har registrerat länge kan nämndstrukturen, formatet och undantagen utan att slå upp dem. När den personen är borta går allt långsammare.
En handling blir allmän när den har kommit in till kommunen, och allmänna handlingar ska registreras så snart de har kommit in. Tiden går åt till att läsa, sortera och slå upp. Den delen förbereder AI-medarbetaren.
Sex steg förbereds åt registratorn. Det sjunde, beslutet, tar registratorn själv.
Via e-post, e-tjänsten eller post som har skannats in och tolkats till text. Vilka inkorgar som läses bestämmer ni vid införandet.
Handlingen jämförs med er nämndstruktur och varje nämnds ansvarsområde. Förslaget kommer med en motivering, och en svag träff flaggas så att registratorn ser den.
I ert format, med nämndens prefix och året. Löpnumret lämnas åt registratorn, så att serien aldrig får dubbletter eller hopp.
Den inom nämnden vars kompetens passar ärendet bäst, och vid lika kompetens den som har minst att göra. Finns fler följer ett alternativ med.
Mot offentlighets- och sekretesslagen, med kapitel och paragraf när något inte är offentligt. Vid tveksamhet föreslås den striktare nivån, och frågan går till registratorn.
Ett utkast till bekräftelse åt avsändaren, åtgärder före handläggningen, som det som behöver kompletteras, och interna noteringar åt registratorn.
Registratorn läser, ändrar det som behöver ändras och säger ja. Först då registreras handlingen. Säger ingen ja händer ingenting.
Förslaget och beslutet skrivs in i en signerad logg som kan kontrolleras i efterhand, utan oss. Hur det går till står på säkerhetssidan.
Offentlighetsprincipen gäller som förut. Vid tveksamhet föreslås den striktare nivån, och frågan går till registratorn.
Utgångsläget. En handling som har kommit in är allmän och offentlig om inget i den omfattas av sekretess.
När en del av handlingen kan omfattas, med kapitel och paragraf.
När hela handlingen kan omfattas. En handling som bär en sekretessmarkering föreslås aldrig som offentlig.
En handling som skickas till kommunen blir allmän när den har kommit in, alltså när den har anlänt eller kommit en behörig befattningshavare till handa. Det följer av tryckfrihetsförordningen 2 kap. 4 och 9 §§ och gäller likadant när en AI-medarbetare läser den först. Allmänna handlingar ska registreras så snart de har kommit in, och undantaget för handlingar som i stället hålls ordnade gäller bara handlingar utan sekretess (offentlighets- och sekretesslagen 5 kap. 1 §).
Registratorn. Förslaget är ett underlag, inget beslut. Om en handling ska sekretessmarkeras och vilka uppgifter om avsändaren eller ärendet som ska utelämnas eller särskiljas, så att diariet i övrigt kan visas för allmänheten, avgör registratorn (5 kap. 2 och 5 §§).
Varje förslag och varje beslut sparas i den signerade loggen. Om det materialet i sin tur är allmänna handlingar hos er bedöms efter samma regler som annat material, och den frågan hör hemma hos er arkivarie och jurist.
ALEX arbetar efter den ordning ni redan har, inte en ny.
Vilka nämnder ni har och vad var och en ansvarar för, med de ord som brukar stå i deras ärenden. Förslaget på nämnd bygger på den.
Hur ni delar in ärendena och hur ett diarienummer ser ut hos er, med prefix och år. Formatet följs exakt.
Planen är källan för hur handlingarna ska hanteras. Där den är entydig föreslår ALEX en kod ur planen, annars lämnas koden till registreringen.
Läsbehörighet till de inkorgar och e-tjänster där handlingarna kommer in. ALEX får de behörigheter ni ger den och inget mer.
Någon som äger diariet och säger ja till varje förslag, i regel den som registrerar i dag. Utan det ja händer ingenting.
Varje beslut i diariet fattas av en människa.
Den registrerar inget själv. Handlingen registreras först när registratorn har sagt ja, och löpnumret sätts vid registreringen.
Den fattar inga sekretessbeslut. Den föreslår en nivå och hänvisar till lagrummet. Registratorn prövar och bestämmer.
Den läser bara text. Bilagor och inskannad post måste först tolkas till text med OCR, och det steget ingår inte i dag. Är underlaget tunt står det i förslaget.
Den gallrar inte. Gallring beslutas och görs enligt er dokumenthanteringsplan, som i dag, och beslutet är alltid ert.
Den ersätter inte ert diariesystem. Diariet förs i samma system som förut. ALEX förbereder, och diariesystemet är fortfarande ert register.
Varför vi drar gränsen vid förslaget har vi skrivit om i när en AI-agent ska få skriva i databasen och när inte.
Diarieföringen är på väg: den fungerar på en kopia eller mot inspelade svar och är inte färdig att lita på i skarpt läge. Dubblettkontroll, bevakning av frister och en vy över vad som får gallras enligt er egen plan hör till samma förmåga och är också på väg. Den signerade loggen, som varje förslag och beslut skrivs in i, är byggd och testad.
ALEX är byggd och provad hos oss själva, inte hos någon kund. Bygglov, medborgardialog och detaljplan vilar på samma grund som diariet och är planerade. Hela bilden för kommuner och regioner står på sidan om AI i offentlig sektor, och den tekniska beskrivningen av flödet, med in- och utdata, finns i modulen Diarie-AI. Vad en AI-medarbetare är har vi skrivit om separat.
Tre saker styr priset: hur många inkorgar och e-tjänster som ska läsas, hur många nämnder som ingår och hur mycket av diarieplanen och dokumenthanteringsplanen som redan finns nedskrivet. Det första samtalet kostar ingenting och är inget säljmöte.
Ska det köpas in genom en upphandling har vi skrivit om hur ni upphandlar AI och vad ni kan kräva av leverantören.
Diarieföring med AI betyder att en AI-medarbetare gör förarbetet inför registreringen av en inkommande handling. Den föreslår nämnd, diarienummer och handläggare och bedömer offentlighet och sekretess. Registratorn läser förslaget, ändrar det som behöver ändras och beslutar. Registreringen och alla beslut ligger kvar hos kommunen.
Inte hos oss. ALEX förbereder registreringen, men handlingen registreras först när registratorn har sagt ja. Löpnumret i diarienumret sätts vid registreringen, så att serien aldrig får dubbletter eller hopp. Förslaget och beslutet skrivs in i en signerad logg.
Den kan föreslå en bedömning, men beslutet fattar registratorn. ALEX föreslår offentlig, sekretess för delar eller sekretess för hela handlingen och anger kapitel och paragraf i offentlighets- och sekretesslagen när något inte är offentligt. Vid tveksamhet föreslås den striktare nivån och frågan går till registratorn. En handling som bär en sekretessmarkering föreslås aldrig som offentlig.
Nej. Diariet förs i samma system som i dag. ALEX läser det som kommer in och lägger ett förslag hos registratorn, och diariesystemet är fortfarande ert register.
Med ett samtal om hur en handling tar sig från inkorgen till diariet hos er i dag. Det som behövs är er nämndstruktur, diarieplanen och diarienummerformatet, dokumenthanteringsplanen eller arkiveringsplanen, tillgång till inkorgen eller e-tjänsten och en registrator som godkänner varje förslag.
Nej. Diarieföringen är på väg: den fungerar på en kopia eller mot inspelade svar och är inte färdig att lita på i skarpt läge. ALEX är byggd och provad hos oss själva, inte hos någon kund.
Det avgörs av vilka uppgifter det gäller, vilket biträdesavtal vi tecknar och hur ni har bedömt behandlingen. Vi skriver biträdesavtal, men bedömningen är er. Er data ligger på en egen server i EU.
Det finns ingen prislista. Tre saker styr priset: hur många inkorgar och e-tjänster som ska läsas, hur många nämnder som ingår och hur mycket av diarieplanen och dokumenthanteringsplanen som redan finns nedskrivet. Det första samtalet kostar ingenting och är inget säljmöte.
Trettio minuter, digitalt eller hos er. Ni visar vägen från inkorgen till diariet, så går vi igenom hur flödet skulle se ut med er nämndstruktur och er diarieplan. Alexander svarar senast nästa arbetsdag.
Nyhetsbrev
En sammanfattning ungefär en gång i månaden. Vad som ändrats i regelverket, vad vi lär oss när vi bygger, och vilka leverantörsbyten som påverkar svenska bolag.