Systemet håller ordning på ärendet, och AI kan göra förarbetet som handläggaren annars gör för hand.
Ett ärendehanteringssystem i en kommun är systemet där handlingar registreras, samlas i ärenden och följs fram till beslut och arkiv. AI ersätter inte systemet. En AI-medarbetare kan arbeta runt det: läsa det som kommer in, föreslå registrering och ärendetyp, hitta dubbletter, bevaka frister och sammanfatta handlingar åt handläggaren, som fattar besluten.
I ALEX, Kapacitis AI-medarbetare, finns registreringen, dubbletterna och fristerna i diariet, i dag som demo, och sammanställningen av handlingar är planerad. ALEX är inget ärendehanteringssystem, och någon koppling till Platina, Evolution, Ciceron, Public 360 eller W3D3 finns inte i dag. Hur diariet arbetar steg för steg står på sidan om diarieföring med AI.
Ert system är kvar, och varje beslut fattas av en människa.
Hos en kommun, en region eller en myndighet är systemet minnet för varje ärende, från det som kommer in till beslut och arkiv.
Varje allmän handling registreras med datum, diarienummer, avsändare eller mottagare och i korthet vad den rör. Vad lagen kräver av registret står i guiden om diarieföring enligt lag.
Handlingarna samlas i ett ärende med en ansvarig handläggare, så att hela akten finns på ett ställe och går att följa från början till slut.
Systemet håller reda på datum, till exempel när en komplettering ska vara inne eller hur länge ett ärende har legat utan åtgärd.
Beslutet expedieras från systemet, och handlingarna bevaras eller gallras enligt dokumenthanteringsplanen.
I kommuner och myndigheter syns till exempel Platina, Evolution, Ciceron, Public 360 och W3D3. Ordet diariesystem används ibland om samma sak, men diariet är registret, och ett ärendehanteringssystem omfattar också handläggningen.
Ett ärendehanteringssystem hos en myndighet eller en region fyller samma funktion som i en kommun. Förvaltningslagen gäller för handläggning av ärenden hos förvaltningsmyndigheterna, enligt 1 §.
Ett kommunalt bolag är ingen förvaltningsmyndighet. Rätten att ta del av allmänna handlingar gäller ändå i tillämpliga delar hos aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där kommuner eller regioner utövar ett rättsligt bestämmande inflytande, enligt offentlighets- och sekretesslagen 2 kap. 3 §. Guiden om diarieföring beskriver vad som gäller kommunala bolag.
Systemet är kvar som register. AI:n läser, föreslår och påminner, och en människa beslutar.
E-post och post som redan har tolkats till text, i de inkorgar ni väljer. Diariet i ALEX läser dem, i dag som demo.
I demon föreslår diariet i ALEX nämnd, diarienummer i ert format och handläggare, med en motivering, och registratorn ändrar och säger ja. Sortering efter ärendetyp är planerad.
Samma ansökan kommer ibland in två gånger, till exempel till registratorn och till en funktionsbrevlåda. Diariet i ALEX hittar dubbletterna, i dag som demo.
Datum för komplettering, svar och avgörande, som annars sitter i någons kalender. Bevakningen ingår i diariet, i dag som demo.
Inför handläggningen sammanställs yttrandena i ett ärende, och bilagor som saknas flaggas. Det är planerat i ALEX och kommer efter diariet.
Inget registreras innan registratorn har sagt ja, och beslutet i ärendet fattar handläggaren eller den som har delegation. Varje förslag och varje ja skrivs in i en signerad logg.
Diariet i ALEX föreslår registrering, hittar dubbletter, bevakar frister och visar vad som får gallras enligt er egen plan. Flödet finns i dag som demo och går att se på ett möte.
ALEX ersätter inte Platina, Evolution, Ciceron, Public 360 eller W3D3, och någon koppling till dem finns inte i dag. Ärendet ligger kvar i ert system, och hur ett godkänt förslag förs in där bestäms vid ett införande.
Förvaltningslagen (2017:900) gäller för handläggning av ärenden hos förvaltningsmyndigheterna, med ett undantag för vissa kommunala ärenden.
Enligt 9 § ska ett ärende handläggas så enkelt, snabbt och kostnadseffektivt som möjligt utan att rättssäkerheten eftersätts. Handläggningen ska vara skriftlig, men myndigheten får besluta att den helt eller delvis ska vara muntlig, om det inte är olämpligt.
Med AI i handläggningen hos en kommun går förarbetet fortare: läsa, registrera och hålla reda på datum. Prövningen i sak, som rättssäkerheten hänger på, gör handläggaren.
Bedömer myndigheten att avgörandet i ett ärende som en enskild part har inlett kommer att bli väsentligt försenat, ska den underrätta parten och redovisa anledningen (11 §). Har ärendet inte avgjorts i första instans inom sex månader får parten skriftligen begära att det avgörs, och myndigheten ska då inom fyra veckor antingen avgöra ärendet eller i ett särskilt beslut avslå begäran (12 §). En bevakning av frister gör de ärendena synliga i tid.
I ärenden hos kommuner och regioner där besluten kan laglighetsprövas genom överklagande enligt 13 kap. kommunallagen tillämpas inte 9 § andra stycket, 10 till 12, 16 till 20 och 23 till 49 §§ (2 §). Kravet i 9 § första stycket gäller alltså också där. Ärenden som överklagas på annat sätt omfattas av lagen i övrigt, om inte en annan lag eller förordning har en avvikande bestämmelse (4 §).
Automatiserad ärendehantering kan betyda att förarbetet automatiseras, eller att själva beslutet gör det.
| Arbetssätt | Vem beslutar | Vad systemet gör | Lagrum |
|---|---|---|---|
| Automatiserat beslut | Systemet | Fattar beslutet utan att en handläggare prövar ärendet | Förvaltningslagen 28 § |
| AI som förbereder | Handläggaren, eller registratorn för registreringen | Läser, föreslår och bevakar frister, och väntar på ett ja | Beslutet fattas av en befattningshavare enligt 28 § |
Enligt 28 § kan ett beslut fattas av en befattningshavare ensam, av flera gemensamt eller automatiserat. Ett automatiserat beslut fattas av ett system, utan att en människa fattar det enskilda beslutet. Det ALEX gör hör inte dit. ALEX läser, föreslår och påminner, och beslutet fattas av en befattningshavare som har läst förslaget och kan ändra det.
För kommunala ärenden som kan laglighetsprövas gäller inte 28 §, enligt undantaget i 2 §.
Ett förslag som godkänns utan att läsas ger samma risk som ett beslut utan prövning. Därför säger ALEX vad materialet visar och skriver ut det som saknas, så att den som säger ja ser vad förslaget bygger på.
Behandlar AI:n personuppgifter gäller också dataskyddsförordningens regler om automatiserade beslut, och de står på sidan om GDPR och AI.
Det avgörs av vad AI:n används till. Ett system som bedömer rätten till offentligt stöd står i bilaga III.
AI-förordningen (EU) 2024/1689 räknar i bilaga III punkt 5 a upp AI-system som är avsedda att användas av offentliga myndigheter eller för offentliga myndigheters räkning för att utvärdera fysiska personers rätt till väsentliga förmåner och tjänster i form av offentligt stöd, inbegripet hälso- och sjukvårdstjänster, samt för att bevilja, minska, upphäva eller återkalla sådana förmåner och tjänster. Ett sådant system är ett AI-system med hög risk.
Kraven på högrisksystem i bilaga III börjar tillämpas den 2 december 2027. Datumet kommer ur ändringsförordningen (EU) 2026/1744, som trädde i kraft den 27 juli 2026.
Från samma datum gäller artikel 6.3: ett system i bilaga III räknas inte som högrisk om det inte utgör en betydande risk, till exempel när det är avsett att utföra en snäv processuell uppgift eller en förberedande uppgift för en bedömning. Ett system i bilaga III som profilerar fysiska personer räknas alltid som högrisk, och en leverantör som anser att systemet inte är högrisk ska dokumentera sin bedömning innan det släpps ut på marknaden eller tas i bruk och registrera systemet (artikel 6.4).
Att registrera en inkommen handling och bevaka en frist är inte att bedöma någons rätt till stöd. ALEX fattar inga beslut om människor: den förbereder, och en människa beslutar. Var gränsen går bedöms för varje användning, och mer om förordningen står på sidan om AI-förordningen.
Börja med ett flöde och en nämnd. Resten bygger på det som håller.
Ett slags ärende som kommer in ofta, till exempel ansökningar som mejlas till en funktionsbrevlåda.
Nämndstrukturen, diarieplanen och diarienummerformatet, dokumenthanteringsplanen och de frister som gäller. Förslagen bygger på det underlaget.
ALEX läser och föreslår utan att röra något, och ni ser resultatet innan ni bestämmer er. Förslagen jämförs med det registratorn och handläggarna själva gjorde samma vecka.
Inget skickas, bokförs eller ändras innan rätt person har läst och sagt ja. Allt ALEX gör skrivs in i en signerad logg med extern tidsstämpel som er revisor kan kontrollera själv.
Vad AI får användas till och vem som godkänner verktygen hör hemma i en AI-policy för kommun och företag. Krav att ställa på leverantören finns i kravmallen för att upphandla AI.
Diariet i ALEX med registrering, dubbletter, frister och vyn över gallring finns som demo. Sortering av ärenden, saknade bilagor och sammanställning av yttranden är planerade och kommer efter diariet, beskrivna på sidan om AI i offentlig sektor. Någon koppling till Platina, Evolution, Ciceron, Public 360 eller W3D3 finns inte i dag.
Skuggveckan, spärren som kräver ert ja, den signerade loggen och den egna servern i EU är byggda. ALEX arbetar i dag i Kapacitis egen verksamhet. Servern som varje kund får är byggd och provad med testdata: krypterad, med en andra kopia på en annan plats i EU. Ingen kund har ALEX i drift ännu.
Ett ärendehanteringssystem är systemet där en kommun, region eller myndighet registrerar handlingar, samlar dem i ärenden, följer handläggningen och expedierar beslut. Diariet är ofta en del av systemet. Exempel som syns i kommuner och myndigheter är Platina, Evolution, Ciceron, Public 360 och W3D3.
Nej. ALEX är inget ärendehanteringssystem, och ärendena ligger kvar i det system ni har. Någon koppling till Platina, Evolution, Ciceron, Public 360 eller W3D3 finns inte i dag. I diariet läser ALEX det som kommer in och lägger ett förslag hos registratorn. Flödet finns i dag som demo och går att se på ett möte.
AI kan läsa det som kommer in, föreslå registrering, hitta dubbletter, bevaka frister och sammanställa handlingar inför handläggningen. I ALEX gör diariet de fyra första. Flödet finns i dag som demo och går att se på ett möte. Sammanställningen av yttranden och flaggningen av saknade bilagor är planerade. Beslutet fattar alltid en människa.
Förvaltningslagen 28 § tillåter att ett beslut fattas automatiserat, och för kommunala ärenden som kan laglighetsprövas gäller inte den paragrafen. ALEX fattar inga beslut. Den förbereder, och beslutet fattas av en handläggare eller den som har delegation.
Så enkelt, snabbt och kostnadseffektivt som möjligt utan att rättssäkerheten eftersätts, enligt 9 §. Har ett ärende som en enskild part har inlett inte avgjorts i första instans inom sex månader får parten skriftligen begära att det avgörs, och myndigheten ska då inom fyra veckor avgöra ärendet eller avslå begäran (12 §). För kommunala ärenden som kan laglighetsprövas gäller 9 § första stycket men inte 12 §.
Det beror på vad AI:n används till. Enligt bilaga III punkt 5 a är ett AI-system högrisk när det används av eller för en offentlig myndighet för att utvärdera fysiska personers rätt till väsentliga förmåner och tjänster i form av offentligt stöd, eller för att bevilja, minska, upphäva eller återkalla dem. Kraven börjar tillämpas den 2 december 2027 enligt ändringsförordningen (EU) 2026/1744. Mer står på sidan om AI-förordningen.
Varje kund får en egen server i EU, och vilka underbiträden som används står i integritetspolicyn.
Med ett ärendeflöde, till exempel ansökningar som mejlas till en funktionsbrevlåda, och en skuggvecka där ALEX läser och föreslår utan att röra något. Samtalet bokar ni via kontaktsidan.
Trettio minuter. Ni visar hur ett ärende tar sig från inkorgen till beslut hos er i dag, så visar vi demon av diariet i ALEX och går igenom vad som kan förberedas runt ert system. Alexander svarar senast nästa arbetsdag.
Nyhetsbrev om AI-förordningen och det vi lär oss när vi bygger ALEX.
Vi hör av oss när något i AI-förordningen ändras som påverkar er. Avregistrera när som helst via länken i mejlet.