Vad som ska registreras, när det ska ske och vem lagen gäller.
Diarieföring regleras i lag, främst i 5 kap. offentlighets- och sekretesslagen: allmänna handlingar ska registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet. Diariet ska visa datum, diarienummer, avsändare eller mottagare och i korthet vad handlingen rör. Handlingar utan sekretess får hållas ordnade utan registrering.
Vad som är en allmän handling avgörs av 2 kap. tryckfrihetsförordningen. Guiden går igenom båda och vad som gäller kommunala bolag och privata företag. Hur en AI-medarbetare förbereder registreringen står på sidan om diarieföring med AI.
Lagen säger vad som ska registreras och när. Hur det görs bestämmer varje myndighet själv.
Tryckfrihetsförordningen ställer två villkor: handlingen förvaras hos myndigheten, och den har kommit in eller upprättats där.
En handling har kommit in när den har anlänt till myndigheten eller kommit behörig befattningshavare till handa. Ett mejl har kommit in när det har gjorts tillgängligt för myndigheten (2 kap. 9 § TF).
En handling som myndigheten själv skriver är upprättad när den har skickats i väg. Annars när ärendet den hör till har slutbehandlats, eller, om handlingen inte hänför sig till ett visst ärende, när den har justerats eller färdigställts på annat sätt (2 kap. 10 § TF).
Handlingen ska förvaras hos myndigheten. En digital upptagning räknas som förvarad om myndigheten kan läsa den med de tekniska hjälpmedel den själv använder (2 kap. 4 och 6 §§ TF).
Ett utkast till ett beslut eller en skrivelse är inte allmänt så länge det inte har expedierats. Detsamma gäller en minnesanteckning som bara har kommit till för att bereda ett ärende, om den inte har tillfört ärendet någon sakuppgift. Båda blir allmänna om de tas om hand för arkivering (2 kap. 12 § TF).
Ett brev eller mejl som är ställt personligen till någon på myndigheten är en allmän handling om det gäller ett ärende eller en annan fråga som myndigheten ska handlägga. Undantaget är ett meddelande som bara är avsett för mottagaren i en annan ställning än tjänsten (2 kap. 8 § TF). Det spelar alltså ingen roll om ett tjänstemejl kom till den gemensamma brevlådan eller till handläggarens egen.
Diarier och andra fortlöpande register räknas som upprättade så snart de har färdigställts för anteckning eller införing (2 kap. 10 § TF). Den som frågar har därför rätt att se diariet, med undantag för uppgifter som omfattas av sekretess.
Lagen säger registrering. I vardagen kallas det diarieföring.
| Handlingen | Vad lagen kräver | Paragraf |
|---|---|---|
| Omfattas av sekretess | Ska registreras så snart den har kommit in eller upprättats | 5 kap. 1 § första stycket OSL |
| Omfattas inte av sekretess | Registreras, eller hålls ordnad så att det utan svårighet går att se att den har kommit in eller upprättats | 5 kap. 1 § tredje stycket OSL |
| Uppenbart av ringa betydelse för verksamheten | Behöver varken registreras eller hållas ordnad | 5 kap. 1 § fjärde stycket OSL |
För varje handling som registreras ska det av registret framgå
Uppgiften om avsändare eller mottagare och uppgiften om vad handlingen rör ska utelämnas eller särskiljas om det behövs för att resten av registret ska kunna hållas tillgängligt för allmänheten (5 kap. 2 § OSL). Ett ärende om ett barns hälsa kan därför få en ärendemening som inte röjer vem det gäller.
Myndigheten väljer själv om den registrerar allt eller håller de offentliga handlingarna ordnade på annat sätt. JO har uttalat att det valda sättet sedan ska tillämpas konsekvent av alla inom myndigheten (JO 2010/11 s. 635 ff., dnr 102-2009).
Samma frågor, i samma ordning, för varje handling som kommer in.
Har den kommit in eller upprättats, och förvaras den hos myndigheten? Ett utkast som inte har skickats är inte allmänt. Ett mejl till en handläggare om ett ärende är det.
Då ska handlingen registreras. Saknas sekretess får den i stället hållas ordnad, om myndigheten har valt det sättet. Är den uppenbart av ringa betydelse, som reklam, behöver den inget av delarna.
Lagen anger ingen frist. JO har uttalat att registreringen i normalfallet bör ske senast påföljande arbetsdag, och för post i anslutning till att den öppnas.
Datum, diarienummer eller annan beteckning, avsändare eller mottagare och i korthet vad handlingen rör. Formatet på diarienumret bestämmer myndigheten själv.
Utelämna eller särskilj namn och ärendemening när de själva skulle röja en uppgift som omfattas av sekretess, så att resten av diariet kan visas för den som frågar.
Myndigheten får göra en sekretessmarkering. Den ska ange vilken sekretessbestämmelse som gäller, datum då anteckningen gjordes och vilken myndighet som gjorde den (5 kap. 5 § OSL).
Uppgifter som kommer in på annat sätt än genom en handling, till exempel i ett telefonsamtal eller vid ett möte, ska myndigheten snarast dokumentera om de kan ha betydelse för ett beslut i ärendet. Av dokumentationen ska det framgå när den gjordes och av vem (27 § förvaltningslagen). Den anteckningen blir en del av ärendet.
Lagen anger ingen frist, men JO har gett en tumregel.
5 kap. 1 § OSL anger ingen bestämd tidsgräns. JO har uttalat att registrering i normalfallet bör ske senast påföljande arbetsdag (JO 2010/11 s. 635 ff.).
Den som begär ut en allmän handling som får lämnas ut ska få ta del av den genast eller så snart det är möjligt, och utan avgift på stället (2 kap. 15 § TF).
En begäran om en avskrift eller kopia ska behandlas skyndsamt, och myndigheten får ta ut en fastställd avgift för den (2 kap. 16 § TF).
Ett diarium som ligger efter gör det svårare att svara snabbt, eftersom diariet visar vilka handlingar myndigheten har. Förvaltningslagen kräver också att ett ärende handläggs så enkelt, snabbt och kostnadseffektivt som möjligt utan att rättssäkerheten eftersätts (9 §).
Ett bolag som kommunen bestämmer över räknas som en myndighet i offentlighets- och sekretesslagen.
Tryckfrihetsförordningens regler om allmänna handlingar gäller i tillämpliga delar också hos aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där kommuner eller regioner utövar ett rättsligt bestämmande inflytande. Bolagen jämställs då med myndigheter när lagen tillämpas (2 kap. 3 § OSL), och därmed gäller också registreringsreglerna i 5 kap. Det rättsliga bestämmande inflytandet finns om kommunerna eller regionerna, ensamma eller tillsammans,
Inflytande genom ett annat bolag som kommunen bestämmer över räknas också, så ett dotterbolag till ett kommunalt moderbolag omfattas. Samma regler gäller för kommunalförbund.
Ett bolag där kommunen inte har ett rättsligt bestämmande inflytande omfattas inte av 2 kap. 3 § OSL. För ett delägt kommunalt bolag som faller utanför ska fullmäktige verka för att allmänheten ändå får ta del av bolagets handlingar enligt samma grunder (10 kap. 4 § kommunallagen). Kommunallagen har i övrigt inga egna regler om diarieföring.
I regel inte. Undantagen står uppräknade i lag.
Bilagan räknar upp organ som omfattas för en viss verksamhet, till exempel Chalmers tekniska högskola aktiebolag, besiktningsorgan för fordonskontroll och notarius publicus (2 kap. 4 § OSL).
Från den 1 januari 2027 gäller reglerna hos enskilda huvudmän inom skolväsendet, för den verksamhet som godkännandet omfattar (2 kap. 3 a § OSL). Under 2027 och 2028 gäller skollagens regler om registrering för alla enskilda huvudmän, därefter för vissa.
Ett aktiebolag som kommunen eller regionen äger med mer än hälften av rösterna räknas som en myndighet, enligt avsnittet om kommunala bolag ovan (2 kap. 3 § OSL).
Ett vanligt företag har ingen skyldighet att diarieföra eller lämna ut sina handlingar enligt offentlighetsprincipen. Det företaget skickar till en kommun eller myndighet blir däremot en allmän handling där när det har kommit in, till exempel en offert, en faktura eller ett yttrande. Ett anbud som enligt ett tillkännagivande ska lämnas i förseglat omslag räknas som inkommet först när det har öppnats på den bestämda tiden (2 kap. 9 § TF).
Bilagan ändras genom nya lagar. Den gällande lydelsen finns i offentlighets- och sekretesslagen hos riksdagen.
Registratorn avgör fortfarande vad som registreras och hur.
I ALEX, Kapacitis AI-medarbetare, föreslår diariet registrering, hittar dubbletter, bevakar frister och visar vad som får gallras enligt er egen plan. Flödet finns i dag som demo och går att se på ett möte. Inget registreras innan registratorn har läst förslaget och sagt ja.
Hur förslaget ser ut, med nämnd, diarienummer, handläggare och sekretessbedömning, står på sidan om diarieföring med AI. Hur ALEX passar in i en kommun eller region står på sidan om AI i offentlig sektor, och vilka krav ni kan ställa i en upphandling i kravmallen för att upphandla AI.
Guiden sammanfattar lagtexten i oktober 2026 och är ingen juridisk rådgivning. I ett enskilt fall är det lagtexten, praxis och er egen dokumenthanteringsplan som gäller.
Registreringen av allmänna handlingar regleras i 5 kap. offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Vad som är en allmän handling avgörs av 2 kap. tryckfrihetsförordningen. Förvaltningslagen kräver dessutom att uppgifter som kommer in på något annat sätt än genom en handling dokumenteras om de kan ha betydelse för ett beslut.
Datum då handlingen kom in eller upprättades, diarienummer eller annan beteckning, i förekommande fall avsändare eller mottagare och i korthet vad handlingen rör (5 kap. 2 § OSL). Avsändare och ärendemening utelämnas eller särskiljs när de annars skulle röja en sekretessbelagd uppgift.
Nej. Handlingar som omfattas av sekretess ska registreras. Handlingar utan sekretess får i stället hållas ordnade så att det utan svårighet går att se att de har kommit in eller upprättats, och handlingar som uppenbart är av ringa betydelse behöver inget av delarna (5 kap. 1 § OSL).
Så snart den har kommit in eller upprättats. Lagen anger ingen bestämd frist, men JO har uttalat att registrering i normalfallet bör ske senast påföljande arbetsdag (JO 2010/11 s. 635 ff.).
Ja, om kommunen eller regionen har ett rättsligt bestämmande inflytande, till exempel mer än hälften av rösterna. Då jämställs bolaget med en myndighet och registreringsreglerna gäller (2 kap. 3 § OSL). För delägda bolag utanför den regeln ska fullmäktige verka för insyn (10 kap. 4 § kommunallagen).
I regel inte. Undantagen är bolag som kommuner eller regioner bestämmer över, de organ som räknas upp i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen och, från den 1 januari 2027, fristående skolor för den godkända verksamheten. Det ett företag skickar till en myndighet blir däremot allmänt hos myndigheten.
Kommunallagen har inga regler om registrering. Den kräver att fullmäktige verkar för insyn i delägda bolag som inte omfattas av offentlighets- och sekretesslagen. Förvaltningslagen kräver att uppgifter som kommer in på något annat sätt än genom en handling dokumenteras snarast, om de kan ha betydelse för ett beslut, med uppgift om när och av vem (27 §).
En AI-medarbetare kan förbereda förslaget, men registratorn avgör. I ALEX föreslår diariet registrering, hittar dubbletter, bevakar frister och visar vad som får gallras enligt er egen plan, och inget registreras utan registratorns ja. Flödet finns i dag som demo och går att se på ett möte. Mer står på sidan om diarieföring med AI.
Trettio minuter. Ni visar hur handlingarna kommer in och registreras i dag, så visar vi demon av diariet i ALEX och går igenom vad ett införande hos er skulle kräva. Alexander svarar senast nästa arbetsdag.
Nyhetsbrev om AI-förordningen och det vi lär oss när vi bygger ALEX.
Vi hör av oss när något i AI-förordningen ändras som påverkar er. Avregistrera när som helst via länken i mejlet.