Ett eget jobb i er förvaltning. Inte en chattbot.
ALEX är Kapacitis AI-medarbetare för kommuner, regioner och kommunala bolag. Den har ett eget jobb i förvaltningen: den läser det som kommer in, föreslår hur det ska registreras och lägger förslaget i kön hos registratorn. Ingenting registreras, skickas eller ändras förrän en människa har sagt ja, och allt den gör loggas.
Boka 30 minuterSe diarieföringen
Registratorn börjar med ett färdigt förslag.
Tiden går åt till att sortera, inte till att bedöma.
E-post, e-tjänster, post som skannas och funktionsbrevlådor. Varje kanal har sin egen hög, och registratorn går igenom dem alla.
Vilken nämnd den hör till, vilket ärende, vem som ska handlägga och om något behöver sekretessprövas.
Ett bygglov som saknar en ritning ligger still tills någon har sett det och skrivit till sökanden.
Det som tar tid är att läsa, sortera och leta efter det som saknas. Den delen kan en AI-medarbetare förbereda. Bedömningen och beslutet stannar hos er.
Skillnaden syns i var arbetet börjar.
Medarbetaren öppnar den, ställer en fråga och för själv svaret vidare in i sitt system. Bra för egna texter, sammanfattningar och utkast.
Börjar när handlingen kommer in, arbetar i flödet och lägger ett färdigt förslag i kön. Den väntar på ert ja och loggar allt den gör.
Vad en AI-medarbetare är och hur den skiljer sig från en chattbot har vi skrivit om på en egen sida.
Bygglov, medborgardialog och detaljplan vilar på samma grund och är nästa steg.
ALEX håller ordning på diariet: föreslår registrering, hittar dubbletter, bevakar frister och visar vad som får gallras enligt er egen plan.
Går igenom ansökan, flaggar saknade bilagor och föreslår diarienummer och handläggare. Handläggaren får en startpunkt att granska, aldrig ett beslut.
Modulen Bygglovs-triageSammanställer yttrandena i ett samråd efter er egen indelning, med de vanligaste invändningarna och citat som går att spåra till varje yttrande.
Modulen MedborgardialogGår igenom planhandlingarna avsnitt för avsnitt och pekar ut motsägelser, som underlag till planhandläggaren. Vid tvekan föreslår den mer utredning.
Modulen Detaljplan-AIVarje förslag prövas av en människa, och allt loggas.
En handling som har kommit in till kommunen är som regel allmän och ska registreras så snart den har kommit in. ALEX ändrar ingenting i det. Förslaget blir bara klart tidigare.
ALEX föreslår om en handling är offentlig eller behöver sekretessprövas och skriver varför. Är den osäker föreslår den den strängare nivån, och en handling med sekretessmarkering föreslås aldrig som offentlig.
Registratorn eller handläggaren läser, ändrar och säger ja. Ett ja är knutet till en viss text och en viss person. Ändras texten gäller inte längre det ni sa ja till.
Varje steg skrivs in i en signerad kedja med extern tidsstämpel. Er revisor kan kontrollera den själv, och en registrering som redan är gjord tas aldrig bort. Den kompletteras.
Handlingen är allmän när den har kommit in och förvaras hos myndigheten (2 kap. 4 och 9 §§ tryckfrihetsförordningen), och den ska registreras så snart den har kommit in, om inget av undantagen gäller (5 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslagen). Hur loggen kontrolleras utan oss står på sidan om säkerhet och loggen.
En server per kund. Den delas aldrig med någon annan.
Er data delas aldrig med någon annan kund. Kräver ni det kan ALEX köras i er egen miljö i stället.
Den som saknar behörighet till en handling får aldrig se den i ett svar heller. Behörigheterna sätts tillsammans med er it.
Vi säger öppet vilka underbiträden vi använder, också AI-leverantören. Byter vi någon säger vi till innan det sker.
Hela listan över underbiträden står i integritetspolicyn.
Det som behövs är sådant ni redan har bestämt.
Vilka nämnder som finns, vad som hör till var och vilka handläggare som arbetar med vilka ärenden. Det finns i regel redan nedskrivet.
Hur diarienumren byggs upp och er klassificerings- eller dokumenthanteringsplan, så att förslagen följer era egna regler.
Funktionsbrevlådor, e-tjänster och skannad post. AI-medarbetaren får de behörigheter ni ger den och inget mer.
Den som redan registrerar i dag. Det är den personen som godkänner förslagen, inte vi och inte ALEX.
Kraven är desamma i en region och i ett kommunalt bolag. Offentlighetsprincipen gäller i tillämpliga delar också hos bolag där kommuner eller regioner utövar ett rättsligt bestämmande inflytande (2 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen).
Två sätt att använda AI som kompletterar varandra.
Svea är AI Swedens gemensamma digitala assistent för offentlig sektor. Enligt AI Swedens projektsida är den en prototyp som redan kan användas i de deltagande organisationerna: ett webbaserat chattgränssnitt, byggt för att vara modelloberoende och på öppen källkod, som drivs på infrastruktur i Sverige. AI Sweden nämner att sammanfatta och analysera texter, skriva och förbättra texter, klassificera dokument och ta fram beslutsunderlag som uppgifter assistenten ska kunna hjälpa till med. I projektets tredje etapp, som pågår till årsskiftet 2026/2027, deltar över 120 kommuner, regioner och statliga myndigheter.
Svea är ett verktyg som medarbetaren öppnar när den behöver det. En AI-medarbetare med ett eget jobb börjar där handlingen kommer in, arbetar i ett avgränsat flöde som diariet och lämnar ett förslag i kön som väntar på ert ja, med varje steg i en signerad logg. En kommun som använder Svea behöver inte välja: Svea för medarbetarnas egna texter, en AI-medarbetare för ett flöde där varje steg ska gå att granska i efterhand.
Beslut och myndighetsutövning stannar hos er.
Den fattar inga beslut. Den förbereder underlaget. Beslutet i ärendet fattar den som har rätt att fatta det.
Den registrerar ingenting själv. Förslaget ligger i kön tills registratorn har sagt ja, och löpnumret i diariet sätter ni.
Den skickar inget till medborgare på egen hand. Bekräftelser och brev är utkast tills en behörig person har läst och godkänt dem.
Den granskar inte ritningar. I bygglovet ser den vilka handlingar som saknas, inte om ritningarna håller.
Den lovar ingen efterlevnad. Om ett flöde uppfyller lagen bedömer ni och era jurister. Vi visar vad som görs och vad som loggas.
Läget i dag, vad som styr priset och hur ni köper.
Diarieföringen är på väg: den fungerar på en kopia eller mot inspelade svar och är inte färdig att lita på i skarpt läge. Bygglov, medborgardialog och detaljplan är planerade. Ja-grinden, den signerade loggen och den egna servern är byggda och testade. ALEX är byggd och provad hos oss själva, inte hos någon kund. Hur långt varje förmåga har kommit står i modulkatalogen.
Tre saker styr priset: hur många flöden som ska byggas, vilka system som ska kopplas in och hur mycket som redan finns på plats hos er. Det första samtalet kostar ingenting och är inget säljmöte.
En kommun eller region köper en AI-medarbetare som andra tjänster, enligt lagen om offentlig upphandling, som en direktupphandling eller en annonserad upphandling beroende på värdet. Hur det går till steg för steg står på sidan om att upphandla AI, och vad AI-förordningen betyder för en AI-medarbetare står på sidan om AI-förordningen.
Tre saker är värda att kräva av varje AI-leverantör i offentlig sektor: att inget registreras eller skickas utan en människas ja, att allt loggas i en logg ni kan kontrollera utan leverantören och att det står i klartext var er data ligger. Mer om det står i vad du ska be om i AI-offerten.
En AI-medarbetare kan förbereda det återkommande arbetet i förvaltningen: läsa det som kommer in, föreslå registrering, hitta dubbletter och bevaka frister i diariet, och på sikt flagga saknade bilagor i bygglov och sammanställa yttranden i samråd. Den förbereder, och en människa bedömer och beslutar. Hos Kapaciti går diariet först. Bygglov, medborgardialog och detaljplan är planerade.
En chattbot eller AI-assistent väntar på att någon ställer en fråga, och svaret får medarbetaren själv föra vidare in i sitt system. En AI-medarbetare har ett eget jobb i ett flöde, till exempel diariet. Den börjar när handlingen kommer in, lägger ett färdigt förslag i kön och väntar på ert ja. Allt den gör loggas.
ALEX föreslår om en handling är offentlig eller behöver sekretessprövas, men bedömningen gör alltid registratorn och inget registreras utan en människas ja. Hur sekretessförslaget går till steg för steg står på vår sida om diarieföring med AI.
Er data ligger på en egen server i EU. Det är en server per kund, och den delas aldrig med någon annan kund. Kräver ni det kan ALEX köras i er egen miljö i stället. Vilka underbiträden som används står öppet i integritetspolicyn.
Ja. Jobbet ser likadant ut i en region eller ett kommunalt bolag som tar emot handlingar som ska registreras och prövas. Offentlighetsprincipen gäller i tillämpliga delar också hos bolag där kommuner eller regioner utövar ett rättsligt bestämmande inflytande, enligt 2 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen.
Svea är AI Swedens gemensamma digitala assistent för offentlig sektor, ett webbaserat chattgränssnitt som enligt AI Sweden ska kunna hjälpa medarbetare att sammanfatta och skriva texter och klassificera dokument. ALEX har ett eget jobb i ett avgränsat flöde, som diariet, och lämnar förslag som väntar på ert ja. De två kan användas sida vid sida.
Diarieföringen är på väg: den fungerar på en kopia eller mot inspelade svar och är inte färdig att lita på i skarpt läge. Bygglov, medborgardialog och detaljplan är planerade. ALEX är byggd och provad hos oss själva, inte hos någon kund.
Trettio minuter. Ni visar hur en handling tar sig från inkorgen till diariet i dag, så går vi igenom hur ALEX skulle förbereda den hos er. Alexander svarar senast nästa arbetsdag.
Nyhetsbrev
En sammanfattning ungefär en gång i månaden. Vad som ändrats i regelverket, vad vi lär oss när vi bygger, och vilka leverantörsbyten som påverkar svenska bolag.