Börja smalt. Pröva i skugga. Bygg ut det som håller.
AI-implementering, på engelska AI implementation, är arbetet med att få AI att göra nytta i era riktiga system, inte bara i en demo. Det går i sex steg: välj en uppgift, mät hur den görs i dag, koppla in systemen med så lite behörighet som möjligt, pröva i skugga, låt rätt person godkänna och bygg ut först när förslagen håller.
Vad AI kan användas till står i AI för företag. Här går vi igenom hur, med Outlook, Teams och Microsoft 365 som exempel.
Det som håller i skuggan är det som får gå vidare.
Ordningen är densamma oavsett storlek. Takten bestäms av era system.
En uppgift som återkommer varje vecka, med ett tydligt underlag och ett tydligt resultat. Skriv ned vad som får föreslås, vem som godkänner och vad som aldrig får röras. Hjälp att välja finns i AI för företag.
Antal ärenden i veckan, tid per ärende och vem som gör dem. Utan den siffran går det inte att säga om något blev bättre. Kalkylen på sidan vad kostar en AI-agent räknar det åt er.
AI:n får läsa i de system uppgiften rör, till exempel inkorgen och dokumentbiblioteket. Att skriva är ett eget steg som kommer senare. AI-medarbetaren får de behörigheter ni ger den och inget mer. Finns ingen färdig koppling till ert system bygger vi den.
Hos oss heter det skuggvecka. ALEX läser och föreslår utan att röra något, och ni ser resultatet innan ni bestämmer er. Ni jämför förslagen med det ni själva gjorde samma vecka.
Inget skickas, bokförs eller ändras innan rätt person har läst och sagt ja. Allt ALEX gör skrivs in i en signerad logg med extern tidsstämpel som er revisor kan kontrollera själv.
Ni ser hur ofta förslagen godkänns utan ändring. När de håller lägger ni till nästa uppgift eller nästa system. Det som inte håller rättas eller tas bort, och det syns i loggen.
Hur lång tid det tar beror på vilka flöden ni börjar med och vilka system som ska kopplas in. Skuggveckan är alltid första steget, och efter den vet båda parter vad resten kräver. Vad införandet kostar, och vad som styr priset, står på sidan vad kostar en AI-agent. Tar ni in hjälp utifrån står tio krav att ställa på sidan om hur ni väljer AI-byrå.
AI:n arbetar där arbetet redan finns. Ingen behöver byta program.
ALEX läser inkorgen, skriver svar i er ton med källor och skickar först när ni har godkänt. Tonen hämtas ur mejl ni redan har skickat, och personuppgifter maskas. Det är byggt.
Teams och Slack kan kopplas in. Vad som ska synas där, och för vem, bestämmer ni vid införandet.
ALEX lämnar färdiga filer i Word, Excel och pdf efter ett godkännande. Byggd för Microsoft 365. Kopplingen sätts upp vid införandet, och dokument hamnar i ert bibliotek först efter ett ja.
Den vanligaste frågan från en IT-ansvarig är vad AI:n får göra. Svaret ska gå att skriva på en rad per system: vad den läser, vad den får föreslå och vad som kräver ett ja. Åtkomsten ges av er, och den kan tas tillbaka av er.
Ett mejl kan innehålla text som försöker styra en AI, till exempel en dold uppmaning att skicka vidare en bilaga. Hos oss granskas inkommande post för dolda instruktioner som någon har bäddat in i texten. Fråga varje leverantör hur de hanterar det.
Ett genomspelat exempel på samma arbetssätt, från förfrågan i inkorgen till godkänt utkast, står på sidan om offerthantering.
Två olika verktyg för två olika jobb. Många har nytta av båda.
| Verktyg | Arbetar när | Vem gör resten | Passar för |
|---|---|---|---|
| Microsoft 365 Copilot | Någon ber om hjälp i Word, Outlook, Teams eller ett annat program | Den som frågade | Skriva, sammanfatta och söka snabbare i Microsoft 365 |
| Power Automate och liknande | En regel slår till | Regeln, som den är skriven | Fasta steg som alltid ser likadana ut |
| AI-medarbetare | Något kommer in, till exempel ett mejl eller ett underlag | AI-medarbetaren förbereder, rätt person säger ja | Återkommande arbete över flera system som någon ska godkänna |
Microsoft 365 Copilot är en assistent i programmen, och den hjälper den som ber om det i stunden. ALEX har en egen roll i verksamheten: den läser inkorgen och underlagen, förbereder arbetet över flera system och lägger fram det för godkännande av den person ni har utsett. De två går att använda sida vid sida, och ALEX är byggd för Microsoft 365.
Skillnaden mellan en chattassistent och en AI som gör jobbet står i guiden om AI-assistent för företag, och hela jämförelsen med chattbot, RPA och agent på sidan om AI-medarbetare.
Det är sällan tekniken. Det är nästan alltid ordningen.
Piloten valdes för att den var spännande, inte för att den återkommer varje vecka. Då finns inget att spara även om den fungerar.
Ingen i verksamheten ansvarar för resultatet. När projektet är klart finns ingen som säger ja, rättar och ber om nästa steg.
Piloten kördes på exempeldata. Era riktiga ärenden har undantag, bilagor och felstavningar som ingen demo visar.
Ingen mätte hur det gick före. Då går det inte att visa att något blev bättre, och ingen vill betala för nästa steg.
Skuggveckan finns för att undvika alla fyra. Den körs i era egna ärenden, med en ägare hos er, och resultatet går att jämföra med det ni själva gjorde. Mer om varför piloter stannar står i varför AI-pilotprojekt ofta fastnar, och om kopplingarna i integrationer mot svenska affärssystem.
Ett införande kräver mer av er kunskap om arbetet än om tekniken.
En person som vet hur uppgiften görs i dag och kan säga var gränserna går. Den personen avgör vad som är ett bra förslag.
Den som säger ja i skarpt läge. Ofta samma person som äger arbetet, ibland en chef eller en attestant.
Den som ger behörighet i Microsoft 365 och de andra systemen, och som kan ta tillbaka den.
Personalen som arbetar med AI behöver förstå vad den gör och när den har fel. AI-förordningen kräver också åtgärder som främjar AI-kunnighet. Vi tränar personal i deras egna ärenden, beskrivet på sidan om AI-utbildning.
Tre frågor. Ställ dem till varje leverantör ni jämför.
Varje kund får en egen server i EU, och er data delas aldrig med någon annan kund. Kräver ni det körs ALEX i er egen miljö med er egen modellnyckel. Vilka underbiträden som används, också AI-leverantören och var den finns, står öppet i integritetspolicyn.
Inget skickas, bokförs eller ändras innan rätt person har läst och sagt ja. Allt ALEX gör skrivs in i en signerad logg med extern tidsstämpel som er revisor kan kontrollera själv. Hur kontrollen går till står i Trust Center.
AI-förordningen ställer krav som beror på vad AI:n används till. Om en användning räknas som högrisk avgörs av vad den används till, till exempel rekrytering eller kreditprövning, och inte av vilket verktyg det är. Gå igenom checklistan för AI-förordningen eller läs AI-förordningen för företag. I en kommun eller myndighet styr också upphandlingen, beskriven på sidan om att upphandla AI.
Byggt är kopplingen till Microsoft 365, mejlflödet med svar i er ton, filer i Word, Excel och pdf, och Teams och Slack som kan kopplas in. Skuggveckan, spärren som kräver ert ja och den signerade loggen är byggda. Kundtjänstflödet, månadsrapporten, offertflödet och diariet finns som demo. Kopplingen till affärssystem som Fortnox är planerad, beskriven på sidan om AI för Fortnox.
ALEX arbetar i dag i Kapacitis egen verksamhet. Servern som varje kund får är byggd och provad med testdata. Ingen kund har ALEX i drift ännu, och nästa steg är en avgränsad pilot med de första kunderna. Varje flöde och dess status står i modulkatalogen.
Välj en uppgift som återkommer, mät hur den görs i dag, koppla in systemen med läsbehörighet först, pröva i skugga på era egna ärenden, låt rätt person godkänna varje steg i skarpt läge och bygg ut det som håller. Ordningen är densamma i ett litet och ett stort företag.
I arbete som återkommer varje vecka och har ett tydligt underlag och ett tydligt resultat, som svar på återkommande mejl, offertutkast eller månadsrapporten. Börja inte i det som är mest spännande. Fler exempel per avdelning står i AI för företag.
Skuggveckan är första steget. Hur lång tid resten tar beror på vilka flöden ni börjar med och vilka system som ska kopplas in, och det går vi igenom på det första samtalet.
Kostnaden består av införandet, driften, förvaltningen och den tid er egen personal lägger på att godkänna och lära upp. Vad som styr storleken står på sidan vad kostar en AI-agent.
Ja. ALEX är byggd för Microsoft 365: den läser inkorgen, skriver svar i er ton och skickar först när ni har godkänt, och dokument hamnar i ert bibliotek först efter ett ja. Teams och Slack kan kopplas in. Kopplingen sätts upp vid införandet.
Det är två olika verktyg. Copilot hjälper den som ber om det i stunden, i programmen i Microsoft 365. En AI-medarbetare förbereder återkommande arbete och väntar på ett ja. De två går att använda sida vid sida.
Nej. ALEX kopplas till de system ni redan använder, och kopplingen sätts upp som en del av införandet. Finns ingen färdig koppling till ert system bygger vi den.
Då ser ni det i skuggveckan, innan något är kopplat skarpt. Förslagen jämförs med det ni själva gjorde, och svaret kan vara att uppgiften inte passar. Ett löpande uppdrag kan sägas upp med en månads varsel, enligt villkoren.
Trettio minuter. Ni berättar vilken uppgift ni vill börja med och vilka system den rör, så går vi igenom vad som behöver kopplas in och i vilken ordning. Alexander svarar senast nästa arbetsdag.
Nyhetsbrev om AI-förordningen och det vi lär oss när vi bygger ALEX.
Vi hör av oss när något i AI-förordningen ändras som påverkar er. Avregistrera när som helst via länken i mejlet.