Specifikationerna, intygen och mejlen runt varan, lästa åt er.
AI i livsmedelsindustrin betyder här en AI-medarbetare som tar pappret runt varan hos en producent, ett bageri, ett charkuteri eller en grossist. ALEX läser förfrågningar från handeln och storkök, produktspecifikationer och intyg i pdf och skriver svar på kundmejl om leveranser. Produktionen och HACCP rör den inte. Offertflödet finns i dag som demo.
Hos ett bageri eller en grossist med några tiotal anställda svarar ofta samma få personer på handelns frågor, håller ordning på intygen och attesterar fakturorna.
En förfrågan kommer som ett mejl med artikel, volym, leveransdagar och ofta en mall för produktspecifikation som ska fyllas i. Storköken vill dessutom veta ingredienser och hållbarhet innan de lägger in varan i sina menyer.
Enligt artikel 18 i förordning (EG) nr 178/2002 ska livsmedelsföretagare kunna ange vem de har fått ett livsmedel eller en ingrediens från och ha system för att identifiera de företag som har fått deras produkter. Livsmedelsverket beskriver det som ett steg bakåt och ett steg framåt, och uppgifterna ska snabbt kunna tas fram. Steget framåt gäller inte den som levererar direkt till slutkonsument.
Förordning (EU) nr 1169/2011 räknar upp 14 ämnen i bilaga II som ska anges och framhävas i ingrediensförteckningen, och uppgiften är obligatorisk även för livsmedel som säljs oförpackade. Ansvaret ligger på den företagare i vars namn livsmedlet saluförs eller, om den inte är etablerad i EU, importören.
Efter primärproduktionen ska varje livsmedelsföretagare ha permanenta förfaranden grundade på HACCP-principerna, med dokumentation och journaler avpassade efter företagets storlek och art, enligt artikel 5 i förordning (EG) nr 852/2004. Till det kommer leverantörernas analysintyg och leverantörsintyg, som landar i inkorgen som pdf.
En stor del av detta är att läsa, jämföra och skriva ihop, och just det kan en AI-medarbetare förbereda. Faroanalysen, linjerna och kylrummen sköter ni som i dag.
Status per jobb hämtas ur registret bakom modulkatalogen, så att ingen sida kan säga mer än det som finns.
ALEX läser förfrågan från kedjan eller storköket, plockar ut artikel, volym och leveransdagar och räknar ett utkast ur er prislista. Rabatter och startdatum bestämmer säljaren, och hur flödet går beskriver sidan om offerthantering med AI.
Modulen OffertbotenProduktspecifikationer, analysintyg och leverantörsintyg läser ALEX som pdf och sammanfattar med sidhänvisning, till exempel parti, datum och leverantör. En uppgift som inte står i dokumentet markeras som saknad och fylls aldrig i av ALEX. Sammanfattningen finns i dag som demo och går att se på ett möte.
Modulen DokumentsummerareFrågor om leveransdagar, saknade kolli och sena bilar får ett svarsförslag i er ton med källa i orderbekräftelsen i mejltråden. En reklamation som kan röra livsmedelssäkerheten bedömer alltid er kvalitetsansvarige, och inget svar går ut innan någon har godkänt det.
AI-medarbetaren steg för stegLämnar ni programmet för egen kontroll, rutinerna och produktspecifikationerna till ALEX kan personalen fråga hur en rengöring ska göras eller vilka allergener en produkt har, och svaret visar stycket det kommer ifrån. ALEX svarar bara ur det som har lämnats, och ett svar om allergener eller spårbarhet som ska vidare till en kund godkänns av en människa.
Modulkatalogen med statusFakturor för mjöl, kött, emballage och frakt läses och får ett konteringsförslag enligt BAS, och ingenting bokförs förrän en behörig person har attesterat. Vad AI får och inte får göra i bokföringen står på sidan om AI-bokföring.
Modulen BokföringsagentDemo: fungerar på en kopia eller mot inspelade svar och går att visa på ett möte.Inget skickas, bokförs eller ändras innan rätt person har läst och sagt ja.
Så kan dagen se ut när ALEX har läst det som kom in under natten. Petra och bageriet är påhittade.
Petra, säljansvarig på ett påhittat bageri med 45 anställda i Umeå
Tre förfrågningar väntar, två från butikskedjor och en från ett storkök. Varje förfrågan har en sammanfattning med artikel, volym och leveransdagar, och i storkökets saknas önskad startvecka.
Petra öppnar förfrågan om rågsurdegen. Utkastet är räknat ur prislistan med specifikationen bifogad, och startveckan lämnar hon tom tills produktionschefen har sagt hur mycket ugnarna klarar.
Storköket frågar om ett av bröden kan innehålla sesam. Förslaget citerar ingrediensförteckningen i specifikationen och säger att frågan om spår från linjen inte besvaras där, så Petra tar den med kvalitetsansvarige innan hon godkänner svaret.
Kvarnens analysintyg för veckans mjöl har kommit som pdf. Parti, datum och leverantör står i en sammanfattning, och intyget väntar på ett ja för att sparas bredvid följesedeln.
En butik skriver att morgonens leverans kom en timme sent. Svarsförslaget hänvisar till orderbekräftelsen med leveransfönstret, och Petra lägger till en mening om bilen innan hon skickar det.
Priset till kedjan satte Petra själv och svaret om sesam tillsammans med kvalitetsansvarige, medan startveckan väntar på produktionschefens besked.
Siffrorna är antaganden att utgå från. Sätt in era egna.
50 × 35 minuter mot 50 × 12 minuter.
Tiden som går att vinna ligger i letandet efter rätt specifikation och i att skriva samma uppgifter på nytt. Kontrollen av allergenerna blir kvar hos er. En skuggvecka på era egna förfrågningar visar vad det blir i praktiken, och vad som styr priset står på sidan om vad en AI-agent kostar.
ALEX arbetar i mejlen och dokumenten runt varan. Någon koppling till affärssystemet, till ett spårbarhetssystem eller till givarna i kyl och frys finns inte i dag, och därifrån läser ALEX ingenting.
Specifikationer, analysintyg, följesedlar och leverantörsfakturor i pdf läser ALEX redan, och bokföringen går att läsa som SIE-fil. Underlag kan lämnas tillbaka i samma format.
Säljets och kvalitetens brevlådor och mappen där specifikationerna ligger. Kopplingen sätts upp vid införandet, och ett dokument sparas i ert bibliotek först efter ett ja.
Koppling till ert affärssystem ingår i införandet och är planerad, och Fortnox och Visma hör till dem. Tills den finns ligger order, partier och lagersaldon kvar där de ligger i dag.
Ett förslag som väntar på säljaren eller kvalitetsansvarige kan nå dem i Teams eller Slack, och båda går att koppla in.
Hur er spårbarhet och era specifikationer skulle möta ALEX går vi igenom på ett första samtal.
Inget skickas, bokförs eller ändras innan rätt person har läst och sagt ja.
Allt ALEX gör skrivs in i en signerad logg med extern tidsstämpel som er revisor kan kontrollera själv. Så kontrolleras loggen.
Varje kund får en egen server i EU, och er data delas aldrig med någon annan kund. Kräver ni det körs ALEX i er egen miljö med er egen modellnyckel. Vilka underbiträden som används, också AI-leverantören och var den finns, står öppet i integritetspolicyn.
Mest i det som kommer skriftligt: förfrågningar från handeln och storkök, produktspecifikationer och intyg i pdf, kundmejl om leveranser och leverantörsfakturor. ALEX sammanfattar med källa, räknar offertutkast ur er prislista och skriver svar för en människas ja. Mejlsvaren och läsningen av pdf är byggda. Sammanfattningarna, offertutkasten och konteringen finns i dag som demo och går att se på ett möte. Steg för steg står det på sidan om offerthantering med AI.
ALEX arbetar med det skriftliga runt produktionen, alltså förfrågningarna, specifikationerna, intygen och mejlen, där samma uppgifter ofta letas fram och skrivs om flera gånger i veckan. Linjerna styr ALEX inte, och temperaturer och givare övervakar den inte. Hur en AI-medarbetare delar arbetet med er beskriver sidan om AI-medarbetaren.
Nej. Faroanalysen, de kritiska styrpunkterna och dokumentationen är livsmedelsföretagarens ansvar enligt artikel 5 i förordning (EG) nr 852/2004, och dem gör ALEX ingenting med. Lämnar ni ert program för egen kontroll till ALEX kan personalen ställa frågor om det och få svaret med stycket som källa, och saknas svaret i materialet säger ALEX det.
Bara ur det ni har lämnat, till exempel produktspecifikationen eller leverantörens intyg, och varje svar visar källan. Står uppgiften inte där säger förslaget det, och svaret går till kunden först när en människa har godkänt det. Ansvaret för livsmedelsinformationen ligger kvar på er som företagare, och någon koppling till ett spårbarhetssystem finns inte i dag. Hur godkännandet går till står på sidan om AI-medarbetaren.
Koppling till affärssystemet ingår i införandet och är planerad, och Fortnox och Visma hör till de system vi planerar för. Fram till dess arbetar ALEX med mejlen och pdf-filerna, medan order, partier och lagersaldon stannar i det system ni har. Hur konteringsförslagen kommer in i ekonomin beskriver sidan om AI för Fortnox.
Recept och specifikationer ligger på en egen server i EU som ingen annan kund delar, och resten om hur uppgifterna hanteras står i integritetspolicyn.
Priset kommer skriftligt efter kartläggningen och innan ni bestämmer er. Det följer hur många flöden som byggs och vilka system som ska kopplas in, och resonemanget står på sidan om vad en AI-agent kostar.
Det börjar med trettio minuter där ni berättar hur en förfrågan från handeln blir offert hos er och var specifikationerna ligger. Sedan läser ALEX era riktiga förfrågningar under en skuggvecka och föreslår utan att röra något, så att ni ser resultatet innan ni bestämmer er. Vi sitter i Skellefteå, och mer om det står på sidan om AI-konsult i Skellefteå. Samtalet bokar ni via kontaktsidan.
Trettio minuter. Ni visar hur en förfrågan från en kedja eller ett storkök blir offert och specifikation hos er i dag, och vi visar vilket underlag ALEX skulle lägga fram för säljaren. Alexander svarar senast nästa arbetsdag.
Nyhetsbrev om AI-förordningen och det vi lär oss när vi bygger ALEX.
Vi hör av oss när något i AI-förordningen ändras som påverkar er. Avregistrera när som helst via länken i mejlet.