AI läser underlaget och föreslår konteringen. Attesten ligger kvar hos er.
AI-bokföring betyder att en AI läser fakturor och kvitton, föreslår kontering enligt BAS-kontoplanen, räknar om momsen, flaggar avvikelser och stämmer av mot underlaget. En behörig person hos er attesterar innan något bokförs, eftersom ansvaret för bokföringen ligger kvar på företaget enligt bokföringslagen. I ALEX finns förberedelsen i dag som demo.
Här står det breda: vad som går att automatisera, vad lagen kräver och vilka krav ni ska ställa. Flödet för leverantörsfakturor i Fortnox står på sidan om AI för Fortnox, och byråns arbete med många klienter på sidan om AI för redovisningsbyråer.
Varje förslag har underlaget bredvid, och varje bokförd post har ett namn på attesten.
Allt på listan är förberedelse. Det sista steget är alltid en människas.
Leverantör, organisationsnummer, fakturanummer, datum, belopp och moms tas ur underlaget. Fält som redan är ifyllda kontrolleras mot texten i själva fakturan.
Varje rad får ett förslag på konto i BAS-kontoplanen, med motiveringen bredvid. Summa debet ska vara lika med summa kredit innan förslaget visas.
Momsen räknas om mot beloppet och momssatsen. Saknad eller felräknad moms syns innan någon attesterar.
En dubblett, en okänd leverantör, ett ovanligt stort belopp eller en faktura i utländsk valuta markeras. Är underlaget otydligt märks förslaget som osäkert.
Bokföringen jämförs med underlagen den bygger på, och varje tal i en rapport får en källa. Det som inte går ihop hamnar på en lista åt den som ansvarar.
Förslaget hamnar hos den som attesterar, med fakturan bredvid, och kan ändras före attesten. Först därefter bokförs det.
Det som upprepas: samma leverantörer, samma sorts underlag och samma kontroller varje månad. Bedömningar som periodiseringar, värderingar och skattefrågor behöver en människa som kan stå för dem, och där är AI:ns roll att ta fram underlaget.
Lagen nämner inte AI, men den säger vem som ansvarar och vad som ska gå att följa.
Bokföringsskyldigheten ligger på företaget. En juridisk person är bokföringsskyldig enligt 2 kap. 1 § bokföringslagen, och skyldigheten finns kvar oavsett vem eller vad som gör arbetet. I ett aktiebolag ska styrelsen se till att bolagets organisation är utformad så att bokföringen kontrolleras på ett betryggande sätt (8 kap. 4 § aktiebolagslagen), och den verkställande direktören ska vidta de åtgärder som behövs för att bokföringen ska fullgöras enligt lag (8 kap. 29 §).
En attest före varje bokförd post ger ansvaret ett namn. Den gör det också möjligt att svara på frågan som 5 kap. 9 § ställer vid varje rättelse: när den gjordes och vem som gjorde den. En AI som bokför och rättar på egen hand gör den frågan svår att besvara.
I ALEX gäller samma regel för allt. Inget skickas, bokförs eller ändras innan rätt person har läst och sagt ja. Allt ALEX gör skrivs in i en signerad logg med extern tidsstämpel som er revisor kan kontrollera själv.
Tre sorters verktyg. Vilket som passar beror på var underlagen finns.
| Verktyg | Arbetar när | Vem gör resten | Passar för |
|---|---|---|---|
| Inbyggd AI i bokföringsprogrammet | Underlaget har kommit in i programmet | Den som bokför, i programmet | Tolkning och förslag inom ett och samma program |
| Regler för återkommande poster | En regel slår till | Regeln, som den är skriven | Samma leverantör på samma konto varje månad |
| AI-agent för bokföring | Ett underlag kommer in, i mejlen eller som fil | Agenten förbereder, en behörig person attesterar | Arbete över flera system, från inkorgen till avstämningen |
En AI-assistent i bokföringen svarar på frågor från den som arbetar i programmet. En AI-agent har en egen roll: den tar emot underlagen där de kommer in, förbereder konteringen och kontrollerna och lägger fram resultatet för attest. Skillnaden mellan assistent, regel och agent står mer utförligt på sidan om AI-medarbetare.
Samma ordning för en leverantörsfaktura, ett kvitto och en avstämning.
En pdf i mejlen, en faktura i en delad inkorg eller ett kvitto som någon har fotograferat. AI:n samlar dem på ett ställe.
Fälten tas ur texten, och det som redan är ifyllt kontrolleras mot den. Är underlaget otydligt märks det som osäkert.
Konto enligt BAS för varje rad, momsen omräknad och summorna i balans, med raden i underlaget som källa.
Dubbletter, okända leverantörer, ovanliga belopp och fel moms hamnar överst, så att den som attesterar ser dem först.
Förslaget kan ändras före attesten. Den som attesterar och tidpunkten sparas.
Först efter attesten skrivs posten in i bokföringen, och fakturan finns kvar som verifikation i det format den kom i.
Börja med det som kommer varje månad och räkna underlag och minuter före och efter. Vad ett införande kostar, och hur ni räknar på tiden, står på sidan vad kostar en AI-agent. Leverantörsfakturans väg från inkorg till attest går vi igenom i automatisera fakturahantering.
Fyra regler som avgör hur en AI får arbeta med era underlag.
Enligt 5 kap. 6 § ska det finnas en verifikation för varje affärshändelse. Har företaget tagit emot fakturan eller kvittot som pappershandling eller elektronisk handling, ska den användas som verifikation. Verifikationen ska enligt 5 kap. 7 § bland annat visa när den sammanställdes, när affärshändelsen inträffade, vad den avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör, och den ska ha ett verifikationsnummer eller ett annat identifieringstecken. AI:ns konteringsförslag ska alltså gå att följa tillbaka till det underlag ni faktiskt fick.
Om en verifikation rättas ska det anges när rättelsen skedde och vem som gjorde den (5 kap. 9 §). Därför ska varje ändring som en AI föreslår ha en människa som godkänner den, och båda ska synas i efterhand.
Räkenskapsinformationen ska bevaras fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades (7 kap. 2 §). En elektronisk faktura ska bevaras i det format och med det innehåll den hade när den kom till företaget (7 kap. 1 §). En pdf som AI:n har läst ska alltså sparas som den kom, och tolkningen är ett tillägg.
Huvudregeln är att räkenskapsinformationen förvaras i Sverige. Elektroniska handlingar får förvaras i ett annat land inom EU om platsen anmäls till Skatteverket, om Skatteverket eller Tullverket på begäran får omedelbar elektronisk åtkomst och om företaget genom omedelbar utskrift kan ta fram informationen i Sverige (7 kap. 3 a §). Sparar en AI-tjänst underlagen åt er, fråga var.
Hela lagtexten finns hos riksdagen: bokföringslag (1999:1078).
Vi rankar inga verktyg. Ställ samma krav till alla ni jämför.
Varje konto, belopp och momsrad ska peka på raden i underlaget den kommer ifrån. Den som attesterar ska kunna se varifrån varje tal kommer.
Fråga om verktyget kan bokföra själv, och vem som kan slå på det. Ett bra svar är att ingenting bokförs utan att en behörig person har sagt ja.
Vem som attesterade, när och vad som ändrades ska sparas så att det inte går att ändra i efterhand. Fråga om er revisor kan kontrollera loggen utan leverantörens hjälp.
Fråga var underlagen behandlas och sparas, vilka underbiträden som används och om förvaringen kräver en anmälan till Skatteverket.
Be att få se vad som händer med ett suddigt kvitto och en faktura i utländsk valuta. Ett otydligt underlag ska ge ett förslag märkt som osäkert.
Fråga hur bokföringen läses in och lämnas tillbaka, till exempel som SIE, och vilka kopplingar som är byggda och vilka som är planerade.
Så svarar ALEX på kraven. Inget skickas, bokförs eller ändras innan rätt person har läst och sagt ja. Allt ALEX gör skrivs in i en signerad logg med extern tidsstämpel som er revisor kan kontrollera själv. Varje kund får en egen server i EU, och er data delas aldrig med någon annan kund. ALEX läser er bokföring via SIE och era pdf-dokument och kan lämna underlag tillbaka i samma format. Kopplingarna till Fortnox och Visma är planerade och finns inte i dag.
Byggt är läsningen av bokföring via SIE och pdf-dokument, spärren som kräver ert ja och den signerade loggen. Förberedelsen av bokföringen, där ALEX läser underlaget, föreslår kontering enligt BAS och kontrollerar momsen, finns som demo och beskrivs i modulen AI-agent för bokföring. Månadsrapporten ur bokföringen, avstämd mot underlaget med en källa för varje tal, finns också som demo. Kopplingen till affärssystemet, till exempel Fortnox eller Visma, ingår i införandet och är planerad.
ALEX arbetar i dag i Kapacitis egen verksamhet. Servern som varje kund får är byggd och provad med testdata: krypterad, med en andra kopia på en annan plats i EU. Ingen kund har ALEX i drift ännu. Varje flöde och dess status står i modulkatalogen.
AI kan förbereda det mesta av den löpande bokföringen: läsa fakturor och kvitton, föreslå kontering enligt BAS, räkna om momsen och flagga det som avviker. Bokföringsskyldigheten ligger kvar på företaget, så en behörig person ska attestera innan något bokförs.
Ett AI-system med en egen roll som tar emot underlagen där de kommer in, förbereder konteringen med källan bredvid och lägger fram den för attest. I ALEX bokförs ingenting innan rätt person har sagt ja. Flödet finns i dag som demo och går att se på ett möte. Samtalet bokar ni via kontaktsidan.
Samla underlagen på ett ställe, låt AI:n läsa dem och föreslå kontering och moms, lyft fram avvikelserna och låt en behörig person attestera innan posten bokförs. Börja med det som kommer varje månad, till exempel leverantörsfakturor från samma leverantörer.
Vi rankar inga verktyg. Ställ samma krav till alla ni jämför: en källa för varje förslag, attest innan något bokförs, en signerad logg som er revisor kan kontrollera, besked om var datan behandlas och sparas, ett tydligt besked när underlaget är otydligt och stöd för era format, till exempel SIE.
Bokföringslagen nämner inte AI, men den lägger skyldigheten på företaget och kräver att en rättelse visar när den gjordes och vem som gjorde den (5 kap. 9 §). En attest före varje post ger ansvaret ett namn. I ALEX bokförs ingenting innan rätt person har läst och sagt ja.
Fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, enligt 7 kap. 2 § bokföringslagen. En elektronisk faktura ska sparas i det format den hade när den kom till företaget.
Huvudregeln är förvaring i Sverige. Elektroniska handlingar får förvaras i ett annat EU-land om platsen anmäls till Skatteverket, om Skatteverket eller Tullverket på begäran får omedelbar elektronisk åtkomst och om företaget kan skriva ut informationen i Sverige (7 kap. 3 a §).
Kopplingen till Fortnox är planerad och finns inte i dag. ALEX läser bokföring via SIE och pdf-dokument. Hur flödet för leverantörsfakturor i Fortnox är tänkt står på sidan om AI för Fortnox.
Kostnaden består av införandet, driften, förvaltningen och den tid er egen personal lägger på att attestera och lära upp. Vad som styr storleken står på sidan vad kostar en AI-agent.
Varje kund får en egen server i EU, och vilka underbiträden som används står i integritetspolicyn.
Trettio minuter. Ni visar hur underlagen kommer in och hur ni konterar och attesterar, så går vi igenom vad som kan förberedas och vad som ska ligga kvar hos er. Alexander svarar senast nästa arbetsdag.
Nyhetsbrev om AI-förordningen och det vi lär oss när vi bygger ALEX.
Vi hör av oss när något i AI-förordningen ändras som påverkar er. Avregistrera när som helst via länken i mejlet.