Förfrågningar, fraktsedlar och kundmejl, förberedda för trafikledarens ja.
AI i transport och logistik betyder här en AI-medarbetare som tar pappret och mejlen på ett åkeri eller hos en speditör. ALEX läser transportförfrågningar och räknar offertutkast, läser fraktsedlar och POD, skriver svar till kunder som frågar om leveranser och förbereder konteringen av fakturor. Trafikledaren säger ja innan något går ut. Offertflödet finns i dag som demo.
På ett åkeri med några tiotal bilar sköter samma få personer trafiken, kunderna och fakturorna.
En transportförfrågan kan vara tre rader i ett mejl, ett ifyllt formulär eller ett samtal mitt i planeringen. Vikt, flakmeter, hämtort och tider måste plockas ut innan någon kan räkna på priset.
Vid inrikes transport ska en fraktsedel som huvudregel upprättas om avsändaren eller fraktföraren begär det, och villkoren i den antas återge fraktavtalet, enligt 7 och 13 §§ lagen om inrikes vägtransport. Över gränsen bekräftas fraktavtalet genom fraktsedel enligt artikel 4 i CMR.
Vid transport över gränsen ska en synlig skada anmärkas senast vid utlämnandet och en dold skriftligen inom sju dagar, enligt artikel 30 i CMR. Inrikes ska den som vill ha ersättning meddela fraktföraren utan oskäligt uppehåll, enligt 40 § lagen om inrikes vägtransport. Avvikelserapporten och POD:en måste gå att hitta när kunden hör av sig.
Den dagliga körtiden får vara högst 9 timmar, två gånger i veckan 10, och efter 4 timmar och 30 minuters körning ska föraren ta minst 45 minuters rast, enligt Transportstyrelsen. Trafikledaren planerar runt de ramarna medan kundernas frågor fortsätter att komma in.
Det mesta av det här är läsning och sammanställning, och det är den delen som ALEX tar hand om. Körningarna och bedömningarna stannar hos er, och hur arbetet delas med en AI-medarbetare står på en egen sida.
Statusen vid varje jobb hämtas ur registret som också styr modulkatalogen, så att det som är demo eller byggt aldrig skrivs för hand.
ALEX läser förfrågan, plockar ut hämtort, leveransort, gods och datum och räknar ett utkast ur er prislista. Det som saknas markeras för trafikledaren. Hela flödet beskriver vi på sidan om offerthantering med AI.
Modulen OffertbotenFraktsedeln, den kvitterade POD:en och avvikelserapporten kommer ofta som pdf. ALEX läser dem, så att uppgifterna finns till hands när kunden frågar eller när fakturan ska ut. Att sammanfatta flera dokument till ett underlag finns i dag som demo.
Sammanfattningar i DokumentsummerarenALEX läser mejlet och skriver ett svar i åkeriets ton, med källa i det ni har, till exempel en kvitterad POD. Där uppgiften saknas säger förslaget det, och svaret går iväg först när någon har godkänt det.
Så arbetar en AI-medarbetareFakturor för diesel, broar och vägavgifter, verkstad och däck läses och får ett förslag på kontering enligt BAS. Ingenting bokförs innan en behörig person har attesterat, och flödet står på sidan om AI för Fortnox.
Modulen BokföringsagentALEX finns både i datorn och i telefonen, med samma tråd i båda. Röstagenten läser utskriften av ett samtal och föreslår ett svar, så att en fråga som kom per telefon får samma källa som ett mejl.
Modulen RöstagentenDemo: fungerar på en kopia eller mot inspelade svar och går att visa på ett möte.Inget skickas, bokförs eller ändras innan rätt person har läst och sagt ja.
Så kan dagen se ut när ALEX har läst det som kom in. Erik och åkeriet är påhittade.
Erik, trafikledare på ett påhittat åkeri med 35 anställda i Piteå
Två transportförfrågningar och ett mejl från en kund som undrar över en leverans till Luleå kom in under natten. Varje förfrågan har en sammanfattning med gods, vikt, orter och önskat datum, och det som saknas är markerat.
Medan Erik fördelar dagens körningar med förarna ligger båda offertutkasten räknade ur prislistan. I det ena saknas uppgift om bakgavellyft, och den frågan ställer han själv till kunden.
Erik öppnar svaret till kunden som undrade över Luleå. Förslaget hänvisar till gårdagens kvitterade POD, och han godkänner det.
En avvikelserapport om en skadad pall kommer in som pdf. Fraktsedeln och rapporten ligger bredvid varandra, och anmärkningen till kunden skriver Erik.
Veckans dieselfakturor och vägavgifter ligger konterade för attest. En verkstadsfaktura är markerad som osäker, eftersom det inte framgår vilken bil den gäller.
Dagen gick till förarna, kunderna och skadan på pallen. Det enda som gick ut till en kund utan Eriks egna ord var svaret om Luleå, och det hade han godkänt.
Siffrorna är exempel som står öppet. Lägg in åkeriets egna.
120 × 20 minuter mot 120 × 5 minuter.
Skillnaden är tiden som går åt innan priset ens bedöms. Hur stor den blir hos er visar en skuggvecka på era egna förfrågningar, och vad som styr kostnaden förklarar sidan om vad en AI-agent kostar.
ALEX arbetar i mejlen och papperen runt transporterna. Någon koppling till ett TMS, ett transportsystem eller en telematikplattform finns inte i dag.
Fraktsedlar, POD och leverantörsfakturor som pdf läser ALEX redan, liksom bokföringen som SIE-fil. Underlag kan gå tillbaka i samma format.
Trafikens gemensamma brevlåda och mapparna med fraktsedlar. Kopplingen sätts upp vid införandet, och ett dokument hamnar i ert bibliotek först när någon har sagt ja.
Koppling till ert affärssystem ingår i införandet och är planerad för Fortnox och Visma. Fram till dess går konteringsförslagen som SIE-fil eller pdf.
Förslagen kan nå trafikledaren i Teams eller Slack, där kontoret och förarna redan skriver till varandra. Båda kan kopplas in.
Hur ert transportsystem och ekonomisystemet skulle samspela med ALEX går vi igenom på ett första samtal.
Inget skickas, bokförs eller ändras innan rätt person har läst och sagt ja.
Allt ALEX gör skrivs in i en signerad logg med extern tidsstämpel som er revisor kan kontrollera själv. Så kontrolleras loggen.
Varje kund får en egen server i EU, och er data delas aldrig med någon annan kund. Kräver ni det körs ALEX i er egen miljö med er egen modellnyckel. Vilka underbiträden som används, också AI-leverantören och var den finns, står öppet i integritetspolicyn.
AI kan räkna ett utkast. ALEX läser förfrågan, plockar ut hämtort, leveransort, vikt och önskat datum och räknar priset ur er prislista. Det som saknas i förfrågan markeras, och trafikledaren eller säljaren bestämmer det slutliga priset. Flödet finns i dag som demo och går att se på ett möte. Steg för steg står det på sidan om offerthantering med AI.
Mest i det som kommer in skriftligt: bokningar och förfrågningar i mejlen, fraktsedlar och leveranskvitton som pdf och fakturor från åkerierna ni anlitar. Pdf-läsningen är byggd. Sammanställningen med källa och konteringen av fakturorna lägger ALEX fram som förslag för en människas ja. Flödet finns i dag som demo och går att se på ett möte.
Nej. ALEX gör ingen ruttoptimering, ingen flottstyrning och ingen spårning av fordon, och någon koppling till ett TMS eller en telematikplattform finns inte i dag. Planeringen gör trafikledaren i de system ni redan har, och ALEX tar mejlen och papperen runt omkring.
Nej. Kör- och vilotiderna följer ni upp med färdskrivaren och de verktyg ni redan använder, och ALEX läser inte färdskrivardata. Reglerna enligt förordning (EG) 561/2006 beskriver Transportstyrelsen på sin webbplats.
Svaret skrivs med källa i det som finns i mejlen och papperen, till exempel en kvitterad POD. Står statusen bara i ert transportsystem säger förslaget det, och trafikledaren fyller i. Inget går till kunden utan ett ja.
Åkeriet får en egen server i EU som ingen annan kund delar, och resten om hur uppgifterna hanteras står i integritetspolicyn.
Ni får priset skriftligt efter kartläggningen och innan något bokas. Det beror på hur många flöden som byggs och vilka system som ska kopplas in, och mer om det står på sidan om vad en AI-agent kostar.
Det börjar med ett samtal på trettio minuter om hur förfrågningar och fraktsedlar rör sig hos er. Därefter kör ALEX en skuggvecka där den läser och föreslår utan att röra något, så att ni ser resultatet före beslutet. Vi bor i Skellefteå och kommer gärna till er, och mer om det står på sidan om AI-konsult i Skellefteå. Samtalet bokar ni via kontaktsidan.
Trettio minuter. Ni visar hur en förfrågan tar sig från inkorgen till offert hos er i dag, och vi visar vilket underlag ALEX skulle lägga fram för trafikledaren. Alexander svarar senast nästa arbetsdag.
Nyhetsbrev om AI-förordningen och det vi lär oss när vi bygger ALEX.
Vi hör av oss när något i AI-förordningen ändras som påverkar er. Avregistrera när som helst via länken i mejlet.