Mejlen, avtalen och fakturaunderlaget förberedda för rekryterarens ja.
AI i rekrytering betyder här en AI-medarbetare som tar administrationen runt urvalet på ett bemannings- eller rekryteringsföretag. ALEX svarar kandidater och kunder, skriver inbjudningar till intervjuer, sammanfattar kundens kravprofil med källa och tar fram avtal och fakturaunderlag. ALEX rankar, sorterar och bedömer inga kandidater, och inget skickas utan ert ja.
Ett bemannings- eller rekryteringsföretag med 5 till 200 anställda har kandidater på ena sidan och kundföretag på den andra, och samma rekryterare svarar båda.
Kandidater frågar hur det går med ansökan, om en intervju kan flyttas och vilka tider som gäller för nästa pass. Svaret finns oftast redan någonstans i tråden, men det tar tid att leta fram det.
Under ett uppdrag ska bemanningsföretaget tillförsäkra den uthyrda minst de grundläggande arbets- och anställningsvillkor som skulle ha gällt vid direkt anställning hos kundföretaget, enligt 6 § lagen om uthyrning av arbetstagare, om inte ett kollektivavtal enligt 3 § gör avsteg från det. Avtalet, tidrapporten och fakturan till kunden behöver alla stämma med det som gäller för uppdraget.
Uppgifter i en ansökan, anteckningar från intervjuer och referenser får behandlas så länge de behövs för rekryteringen och ska därefter som utgångspunkt raderas eller avidentifieras, skriver IMY. Ska de sparas till framtida rekryteringar krävs att den sökande samtycker.
AI-system som ska användas för att analysera och filtrera platsansökningar och utvärdera kandidater har hög risk enligt bilaga III punkt 4 a i AI-förordningen. Kraven för dem gäller från 2 december 2027, och tidslinjen står på sidan om AI-förordningen.
Bedömningen av människor stannar därför hos rekryteraren, och ALEX förbereder det som skrivs runt omkring. Vad en AI-medarbetare gör och vad den lämnar åt er beskriver vi för sig.
Statusen vid varje jobb kommer ur samma register som modulkatalogen visar. Inget av jobben innebär att ALEX väljer ut, filtrerar eller bedömer kandidater.
ALEX läser inkorgen och skriver svar i företagets ton, med källa i tråden eller i era rutiner. Ett mejl som kräver en bedömning markeras för rekryteraren, och inget svar går iväg förrän någon har sagt ja.
Om AI-medarbetareKundföretaget beskriver rollen i ett mejl, ofta med en bifogad pdf. ALEX sammanfattar krav, arbetstider och placering med en källrad per punkt och markerar det som saknas, till exempel skiftform eller startdatum. Flödet finns i dag som demo och går att se på ett möte.
Modulen DokumentsummerareNär rekryteraren har valt vilka hen vill träffa skriver ALEX inbjudan med de tider rekryteraren har angett, och påminnelsen till kandidaten dagen före. Varje utskick väntar på ett ja. Någon koppling till er kalender finns inte i dag.
Boka ett samtal om ert flödeTidrapporter och avtal som kommer in som pdf läser ALEX, och uppdragsbekräftelsen tas fram ur er egen mall som Word eller pdf. Filen lämnas först efter ett godkännande, och villkoren i den bestämmer ni.
Modulkatalogen med statusGodkända timmar per kund och uppdrag sammanställs till ett fakturaunderlag, och leverantörsfakturor får ett förslag på kontering enligt BAS. Ingenting bokförs eller faktureras innan en behörig person har attesterat. Flödet finns i dag som demo, och vägen från faktura till verifikation står på sidan om AI för Fortnox.
Modulen BokföringsagentDemo: fungerar på en kopia eller mot inspelade svar och går att visa på ett möte.Inget skickas, bokförs eller ändras innan rätt person har läst och sagt ja.
Ett exempel på hur dagen kan gå när ALEX har förberett det som kom in. Emma och företaget är påhittade.
Emma, rekryteringskonsult på ett påhittat bemanningsföretag med 25 anställda i Umeå
Helgens inkorg är genomläst. Kandidaterna som frågat om sina ansökningar har varsitt svarsförslag med källa i tråden, och två mejl från kundföretag är markerade för Emma.
Ett lagerföretag har skickat en kravprofil för tre truckförare. Sammanfattningen visar krav, arbetstider och placering med källa per punkt, och att skiftformen saknas. Den frågan ställer Emma själv till kunden.
Emma har läst ansökningarna och valt fyra kandidater att träffa. ALEX skriver inbjudningarna med de tider hon har angett, och hon godkänner dem.
Förra veckans tidrapporter från konsulterna har kommit in som pdf. Fakturaunderlaget per kund ligger klart för attest, och en rapport som saknar kundens underskrift är markerad.
Påminnelserna till morgondagens intervjuer ligger färdiga. Emma läser dem och säger ja innan hon går hem.
Vilka kandidater som skulle få komma på intervju bestämde Emma efter att ha läst ansökningarna själv. Mejlen, sammanfattningen och fakturaunderlaget runt det beslutet hade ALEX förberett, och allt som gick ut hade hon godkänt.
Siffrorna nedan är ett exempel som ni ersätter med era egna.
600 × 5 minuter mot 600 × 1 minut.
Det som frigörs är tiden för att leta och skriva, medan bedömningen av kandidaterna tar lika lång tid som förut. Hur mycket det blir hos er visar en skuggvecka på er egen inkorg, och vad som påverkar priset står på sidan om vad en AI-agent kostar.
ALEX läser och skriver i mejlen och dokumenten runt varje tillsättning. Någon koppling till Teamtailor, Jobylon, Varbi eller något annat rekryteringssystem finns inte i dag, så kandidatprofilerna stannar där de är.
Rekryteringens gemensamma brevlåda och mapparna med avtal och tidrapporter. Vi sätter upp kopplingen när ALEX införs, och inget dokument läggs i ert bibliotek utan ett godkännande.
Tidrapporter, avtal och leverantörsfakturor som pdf läser ALEX redan. Bokföringen kan läsas som SIE-fil, och underlaget går tillbaka i samma format.
Fakturaunderlag och konteringsförslag kan gå direkt in i ekonomisystemet när kopplingen finns. Den ingår i införandet och är planerad, och till dess lämnas underlaget som SIE-fil eller pdf.
Förslag och frågor kan nå rekryterarna i Teams eller Slack, där teamet redan pratar om sina uppdrag. Båda kan kopplas in.
Vilka av era system som ska kopplas in, och i vilken ordning, bestämmer vi tillsammans när ni bokar ett samtal.
Inget skickas, bokförs eller ändras innan rätt person har läst och sagt ja.
Allt ALEX gör skrivs in i en signerad logg med extern tidsstämpel som er revisor kan kontrollera själv. Så kontrolleras loggen.
Varje kund får en egen server i EU, och er data delas aldrig med någon annan kund. Kräver ni det körs ALEX i er egen miljö med er egen modellnyckel. Vilka underbiträden som används, också AI-leverantören och var den finns, står öppet i integritetspolicyn.
Det mesta av det som omger urvalet. ALEX skriver svar till kandidater och kundföretag, inbjudningar och påminnelser, sammanfattar kundens kravprofil med källa och tar fram avtal och fakturaunderlag. Mejlflödet är byggt, och inget skickas utan ert ja. Sammanfattningen och fakturaunderlaget finns i dag som demo och går att se på ett möte.
Nej. ALEX filtrerar inga ansökningar, rankar ingen och bedömer inte kandidater. AI-system som ska användas för att analysera och filtrera platsansökningar och utvärdera kandidater räknas som hög risk enligt bilaga III punkt 4 a i AI-förordningen, med krav som gäller från 2 december 2027. Diskrimineringslagen förbjuder dessutom en arbetsgivare att diskriminera den som söker arbete, enligt 2 kap. 1 §, och det är ett skäl till att urvalet görs av en människa som kan förklara sina val. Mer om reglerna står på sidan om AI-förordningen.
Inte i dag. Någon koppling till Teamtailor, Jobylon, Varbi eller något annat rekryteringssystem finns inte, och ALEX läser inga kandidatprofiler där. Ansökningarna hanteras i ert rekryteringssystem som förut, och ALEX arbetar i mejlen och dokumenten runt omkring.
ALEX skriver inbjudan och påminnelsen i mejlen med de tider rekryteraren har angett, och varje mejl väntar på ett ja. Någon koppling till er kalender finns inte i dag, så det är rekryteraren som håller ordning på vilka tider som är lediga.
Enligt IMY får uppgifterna i en ansökan behandlas så länge de behövs för rekryteringen och ska därefter som utgångspunkt raderas eller avidentifieras. De får sparas så länge den sökande kan vidta rättsliga åtgärder, och för att spara dem till framtida rekryteringar krävs den sökandes samtycke. Den sökande ska också få veta att uppgifterna samlas in, varför och hur de används. Rutinen för gallring bestämmer ni som personuppgiftsansvariga.
Ansökningar och mejl ligger på en egen server i EU som bara ert företag använder, och hur uppgifterna behandlas beskriver integritetspolicyn.
Ni får ett skriftligt pris efter kartläggningen, innan något bokas. Hur många flöden vi bygger och vilka system som kopplas in styr det, och sidan om vad en AI-agent kostar visar hur vi räknar.
Med ett samtal på trettio minuter om hur uppdrag, kandidatmejl och tidrapporter rör sig hos er i dag. Sedan kör ALEX en skuggvecka och föreslår svar och underlag utan att skicka något, så att ni ser resultatet innan ni bestämmer er. Samtalet bokar ni via kontaktsidan.
Trettio minuter. Ni visar hur ett uppdrag går från kundens förfrågan till tidrapport och faktura i dag, och vi visar vilka mejl och underlag ALEX skulle lägga fram för rekryteraren. Alexander svarar senast nästa arbetsdag.
Nyhetsbrev om AI-förordningen och det vi lär oss när vi bygger ALEX.
Vi hör av oss när något i AI-förordningen ändras som påverkar er. Avregistrera när som helst via länken i mejlet.