Förfrågningar, felanmälningar och fakturor förberedda medan montörerna är ute.
AI för hantverkare betyder här en AI-medarbetare på kontoret hos en VVS-, el- eller installationsfirma. ALEX läser förfrågningar och felanmälningar i mejlen, skriver svaren och förbereder offerten med arbete och material var för sig inför rotavdraget. Någon på kontoret säger ja innan något skickas. Mejlflödet är byggt, och offertflödet finns i dag som demo.
Kunderna mejlar och ringer under dagen, och det mesta av kontorsarbetet hamnar på kvällen när montörerna kommit hem.
En privatperson skriver att badrummet ska göras om eller att elcentralen är gammal. Innan någon kan räkna behövs mått, bilder, vilken sorts bostad det gäller och om kunden vill använda rotavdraget.
Under 2026 är rotavdraget 30 procent av arbetskostnaden och högst femtiotusen kronor per person och år, medan material och resor inte ger något avdrag. Skatteverket rekommenderar att fakturan visar arbete, material och övriga kostnader var för sig, kundens personnummer och fastighetsbeteckningen eller, för en bostadsrätt, föreningen och lägenhetsnumret. Begäran om utbetalning ska ha kommit in senast den 31 januari året efter att kunden betalade.
Ett läckage under diskbänken, en jordfelsbrytare som löser ut eller ett element som inte blir varmt. Fastighetsägare, föreningar och privatpersoner mejlar om samma sorts fel, och varje ärende behöver adress, beskrivning och ett besked om när någon kan komma.
Ett elinstallationsföretag ska utöva egenkontroll efter ett egenkontrollprogram, enligt 24 § elsäkerhetslagen, och protokollen sparas ofta som pdf. Samtidigt kommer grossistens fakturor varje vecka med många rader material att kontera.
Allt det här är läsning och ifyllnad som tar tid från jobben. Den delen kan en AI-medarbetare förbereda mellan besöken, och bedömningen av jobbet gör ni.
Varje jobb visar sin status ur det register vi själva arbetar efter, och i modulkatalogen står alla förmågor.
ALEX läser förfrågan, skriver in följdfrågorna i svarsutkastet och räknar ett utkast ur er prislista med arbete, material och resor på egna rader. Hur förfrågan blir offert beskrivs på sidan om offerthantering med AI.
Modulen OffertbotenALEX läser felanmälningarna i inkorgen och skriver svaret i er ton, med adressen, felet och kundens önskade tid samlade överst. Kontoret sätter tiden och godkänner svaret innan det går i väg.
Så arbetar en AI-medarbetareEgenkontrollen, provningsprotokollet och skötselanvisningen ligger ofta som pdf. ALEX läser dem, så att uppgiften finns framme när en kund eller en fastighetsägare frågar efter den.
Modulen DokumentsummerareALEX läser fakturan från grossisten, föreslår konto enligt BAS och flaggar en momssumma som inte går ihop. Inget bokförs innan någon har attesterat, och vägen till ekonomisystemet beskrivs på sidan om AI för Fortnox.
Modulen BokföringsagentALEX finns på datorn och i telefonen, och tråden är densamma i båda. Den som är ute på jobb kan berätta i telefonen vad jobbet kräver, och när samma person öppnar tråden på datorn ligger det där att arbeta vidare med. Flödet finns i dag som demo.
Modulen RöstagentenDemo: fungerar på en kopia eller mot inspelade svar och går att visa på ett möte.Inget skickas, bokförs eller ändras innan rätt person har läst och sagt ja.
Ett exempel på hur en vanlig måndag kan gå till med ALEX på kontoret. Både Jonas och firman är påhittade.
Jonas, som sköter offerter och fakturor på en påhittad VVS-firma med 14 anställda i Sundsvall
Fyra förfrågningar kom in över helgen, tre från privatpersoner och en från en bostadsrättsförening. Var och en har en sammanfattning och en lista över det som saknas, till exempel mått, bilder eller besked om rotavdraget.
En felanmälan om ett läckage under en diskbänk har ett svarsutkast med adressen och felet överst. Jonas skickar en montör på eftermiddagen, skriver in tiden och godkänner svaret.
Montören ringer Jonas om ett rostigt rör bakom väggen. Jonas berättar det för ALEX i telefonen, och utkastet till kunden ligger klart med priset ur prislistan. Han rättar timmarna och skickar det.
Kunden svarar ja i mejlen, och montören byter röret.
Jonas öppnar offertutkastet för varmvattenberedaren. Arbete, material och resor står på egna rader, och svarsutkastet frågar efter fastighetsbeteckningen eftersom den saknas.
Kunden skickar fastighetsbeteckningen. Jonas lägger in den, justerar en materialrad och skickar offerten.
Elva fakturor från grossisten ligger konterade för attest. En av dem är markerad, eftersom momsen inte går ihop med beloppet.
Kunden med det rostiga röret hade gett sitt ja innan montören fortsatte, och beredarofferten gick i väg samma dag med det rotavdraget kräver.
Siffrorna är exempel. Ersätt dem med det ni ser på kontoret.
40 × 40 minuter mot 40 × 15 minuter.
Det som frigörs är tiden mellan kundens första mejl och en offert som går att skicka. Hur mycket det blir hos er syns under en skuggvecka med era egna förfrågningar, och vad som påverkar priset står på sidan om vad en AI-agent kostar.
ALEX tar mejlen, filerna och telefonen runt jobben. Varje rad nedan visar hur långt kopplingen har kommit.
Protokoll, offerter och grossistfakturor som pdf läser ALEX redan, liksom bokföringen som SIE-fil.
Kontorets inkorg och de delade mapparna i Microsoft 365. Kopplingen sätts upp när ALEX införs, och en färdig fil sparas där först efter ett ja.
Kopplingen till ekonomisystemet är planerad och ingår i införandet. Fram till dess lämnas konteringsförslagen tillbaka som SIE-fil.
För den som är ute på jobb finns ALEX i telefonen, med samma tråd som på den egna datorn.
Någon koppling till Bygglet, Fieldly, Kvarts eller något annat arbetsordersystem finns inte i dag, och inte heller till Skatteverkets e-tjänst för rot och rut. ALEX utgår från det som kommer in i mejlen och filerna, och hur ert system skulle passa in går vi igenom på ett första samtal.
Inget skickas, bokförs eller ändras innan rätt person har läst och sagt ja.
Allt ALEX gör skrivs in i en signerad logg med extern tidsstämpel som er revisor kan kontrollera själv. Så kontrolleras loggen.
Varje kund får en egen server i EU, och er data delas aldrig med någon annan kund. Kräver ni det körs ALEX i er egen miljö med er egen modellnyckel. Vilka underbiträden som används, också AI-leverantören och var den finns, står öppet i integritetspolicyn.
AI kan skriva utkastet. ALEX läser förfrågan, räknar ur er prislista och lägger arbete, material och resor på egna rader, och någon på kontoret kontrollerar och skickar. Flödet finns i dag som demo och går att se på ett möte. Steg för steg beskriver vi det på sidan om offerthantering med AI.
Under 2026 är rotavdraget 30 procent av arbetskostnaden, högst femtiotusen kronor per person och år enligt Skatteverket, och material och resor ger inget avdrag. ALEX håller isär posterna i utkastet och frågar efter de uppgifter fakturan behöver. Begäran om utbetalning gör ni själva hos Skatteverket. Flödet finns i dag som demo och går att se på ett möte.
ALEX projekterar inte. Dimensionering, ritningar och tekniska val gör VVS-projektören. ALEX tar mejlen och dokumenten runt uppdraget, som förfrågan, protokollen och fakturorna. För större entreprenader finns systersidan om AI inom byggbranschen.
När kunden är en privatperson och det under jobbet visar sig att mer arbete behövs, ska hantverkaren underrätta kunden och begära besked, enligt 8 § konsumenttjänstlagen. Har ni lämnat ett ungefärligt pris får det enligt 36 § överskridas med högst 15 procent, om ingen annan gräns har avtalats och inget pristillägg enligt 38 § gäller. ALEX skriver utkastet till kunden, och beslutet om jobbet tar ni och kunden.
Någon koppling till Bygglet, Fieldly, Kvarts eller andra arbetsordersystem finns inte i dag. ALEX arbetar med mejlen, pdf-filerna och bokföringen som SIE-fil, och kopplingen till Fortnox och Visma ingår i införandet och är planerad. Hur den delen går till beskriver vi på sidan om AI för Fortnox.
Uppgifterna ligger på en egen server i EU för just er firma, och mer om hanteringen står i integritetspolicyn.
Efter kartläggningen får ni ett skriftligt pris, och inget bokas innan ni har sett det. Nivån beror på hur många flöden som byggs och om ekonomisystemet ska kopplas in. Mer om det står på sidan om vad en AI-agent kostar.
Först ett samtal på trettio minuter om hur förfrågningar och felanmälningar kommer in hos er. Sedan läser ALEX era riktiga mejl under en skuggvecka och föreslår svar utan att skicka något, och ni bestämmer er när ni har sett resultatet. Samtalet bokar ni via kontaktsidan.
Trettio minuter. Ni visar hur en förfrågan eller en felanmälan går från mejlen till offert eller bokad tid hos er i dag, och vi visar vad ALEX skulle lägga fram för kontoret. Alexander svarar senast nästa arbetsdag.
Nyhetsbrev om AI-förordningen och det vi lär oss när vi bygger ALEX.
Vi hör av oss när något i AI-förordningen ändras som påverkar er. Avregistrera när som helst via länken i mejlet.