Felanmälan och hyresgästmejl, sorterade och besvarade för förvaltarens ja.
AI för fastighetsförvaltning betyder här en AI-medarbetare hos fastighetsbolaget. ALEX läser felanmälningar och mejl från hyresgäster, sorterar dem, föreslår prioritet och skriver svaret i er ton med källa i hyresavtal och ordningsregler. Förvaltaren säger ja innan något skickas. Mejlflödet är byggt, och kunddialogen finns i dag som demo.
Förvaltningen tar emot allt från droppande kranar till frågor om parkeringen, ofta i samma inkorg.
Felanmälan, frågor om tvättstugan, uppsägningar och klagomål på grannar kommer till samma brevlåda. Någon måste läsa allt för att hitta det som brådskar.
En skada som måste åtgärdas direkt ska hyresgästen anmäla genast, annan skada utan oskäligt dröjsmål, enligt 12 kap. 24 § jordabalken. Förvaltningen behöver göra samma skillnad när anmälan kommer in.
Vem byter kylskåpet, får man borra i fasaden, när töms grovsoporna? Svaren finns i hyresavtal, ordningsregler och skötselavtal, men sällan där förvaltaren letar först.
Jour, hissar, snöröjning och reparationer faktureras löpande. Varje faktura ska konteras och attesteras av rätt förvaltare.
Hyresvärden ska under hyrestiden hålla lägenheten i stånd, enligt 12 kap. 15 § jordabalken. Ju fortare rätt anmälan når rätt person, desto mindre blir skadan. Den sorteringen är ett jobb för en AI-medarbetare.
Varje jobb bär sin status, hämtad ur samma register som modulkatalogen.
ALEX läser varje anmälan, sorterar den, föreslår prioritet och lämnar över till er direkt när en människa behöver ta den. Förvaltaren eller jouren bestämmer.
Modulen Kundtjänst i mejlSvaret skrivs i er ton, med källa i hyresavtalet eller ordningsreglerna, och skickas först när ni har godkänt det. Saknas uppgiften säger svaret det öppet.
Så arbetar en AI-medarbetareHyresavtal, skötselavtal och entreprenadavtal sammanfattas i punkter, och varje punkt visar var i avtalet den står. Förvaltaren hittar uppsägningstiden utan att läsa tjugo sidor.
Modulen DokumentsummerareALEX läser fakturan, föreslår kontering enligt BAS och flaggar avvikelser i momsen. Attesten gör förvaltaren, som i dag. Hur flödet ser ut står på sidan om AI för Fortnox.
Modulen BokföringsagentALEX arbetar även när ingen frågar. När förvaltaren börjar ligger det som behöver uppmärksamhet överst: anmälningar som väntar på svar och fakturor som väntar på attest.
Alla moduler och deras statusDemo: fungerar på en kopia eller mot inspelade svar och går att visa på ett möte.Inget skickas, bokförs eller ändras innan rätt person har läst och sagt ja.
Så kan en måndag se ut med ALEX i förvaltningen. Lina och bolaget är påhittade.
Lina, förvaltare på ett påhittat fastighetsbolag med 1 200 lägenheter i Sundsvall
Helgens anmälningar ligger sorterade. En vattenskada från lördagen gick till jouren samma kväll, sju är vanliga felanmälningar och fyra är frågor.
Lina går igenom svaren till hyresgästerna. Tre handlar om tvättstugan och har källa i ordningsreglerna. Hon godkänner dem.
En hyresgäst frågar om hon får sätta upp en markis. Avtalet säger inget om det, så ALEX lämnar frågan till Lina utan att gissa.
Ett nytt skötselavtal för hissarna kommer in. Sammanfattningen visar uppsägningstid och ansvar, med sidhänvisning för varje punkt.
Fakturorna från helgens jour ligger konterade och väntar på hennes attest.
Lina lade dagen på svar, bedömningar och attest. Det som brådskade låg överst när hon kom in.
Antagandena står bredvid siffrorna, så att ni kan byta dem.
600 × 6 minuter mot 600 × 2 minuter.
Skillnaden är tid som i dag går åt till att läsa och formulera. Hur den ser ut hos er syns efter en skuggvecka mot er egen inkorg. Hur priset sätts står på sidan om vad en AI-agent kostar.
Fastighetssystemet äger hyresgästerna och objekten. ALEX arbetar i mejlen och dokumenten runt omkring.
Funktionsbrevlådan för felanmälan och avtalen i SharePoint. Kopplingen görs vid införandet, och inget sparas i ert bibliotek utan ett ja.
Jouren och förvaltarna kan få förslagen där de redan pratar med varandra. Båda kan kopplas in.
Avtal, besiktningsprotokoll och fakturor som pdf läser ALEX redan, och bokföring som SIE-fil. Någon koppling till Vitec eller Momentum finns inte i dag.
Kopplingen till ekonomisystemet är planerad. Leverantörsfakturorna konteras som förslag, och underlag kan i dag gå via SIE eller pdf.
Vilka kopplingar som behövs hos er går vi igenom på ett första samtal.
Inget skickas, bokförs eller ändras innan rätt person har läst och sagt ja.
Allt ALEX gör skrivs in i en signerad logg med extern tidsstämpel som er revisor kan kontrollera själv. Så kontrolleras loggen.
Varje kund får en egen server i EU, och er data delas aldrig med någon annan kund. Kräver ni det körs ALEX i er egen miljö med er egen modellnyckel. Vilka underbiträden som används, också AI-leverantören och var den finns, står öppet i integritetspolicyn.
Ja, som första läsning. ALEX läser anmälan, sorterar den och föreslår prioritet och svar. Förvaltaren eller jouren bestämmer, och inget skickas till hyresgästen utan ett ja. Flödet finns i dag som demo och går att se på ett möte.
ALEX föreslår prioriteten akut och flaggar anmälan för jouren direkt, så att den inte väntar i kön. Beslutet att skicka någon fattar jouren, och flödet finns i dag som demo. Hur en AI-medarbetare lämnar över beskriver vi på en egen sida.
Sidan handlar om förvaltning, men mäklarens inkorg har samma grund. ALEX läser mejlen, skriver svarsförslag med källa i det ni har lämnat och väntar på mäklarens ja. Om ert flöde passar går vi igenom på ett samtal.
En direkt koppling till Vitec eller Momentum finns inte i dag. ALEX arbetar i mejlen och dokumenten, och förvaltaren för in ärendet i systemet.
Ja. ALEX sammanfattar avtal i punkter och visar var i avtalet varje punkt står. Den som saknar behörighet till ett avtal ser det inte i ett svar heller. Avtalsläsningen finns i dag som demo.
Varje kund får en egen server i EU, och er data delas aldrig med någon annan kund. Mer om var data lagras står i integritetspolicyn.
Priset får ni skriftligt efter kartläggningen, innan något bokas. Hur många flöden och system det gäller avgör nivån. Läs om vad som styr priset.
Ett samtal på trettio minuter om er vecka. Sedan en skuggvecka där ALEX läser och föreslår utan att röra något, så att ni ser resultatet innan ni bestämmer er. Samtalet bokar ni via kontaktsidan.
Trettio minuter. Ni visar hur en anmälan går från inkorgen till jouren i dag, och vi visar var ALEX skulle lägga förslaget. Alexander svarar senast nästa arbetsdag.
Nyhetsbrev om AI-förordningen och det vi lär oss när vi bygger ALEX.
Vi hör av oss när något i AI-förordningen ändras som påverkar er. Avregistrera när som helst via länken i mejlet.