AI i kommunen: var det går att börja och vad som ska ligga kvar hos en människa

En kommun kan använda AI till arbete där reglerna redan är skrivna eller där läsningen tar tiden: att föreslå hur inkomna handlingar ska registreras, att sortera ärenden till rätt handläggare och att sammanfatta långa underlag inför nämnden. Registreringen, bedömningen och beslutet ska ligga kvar hos en människa, särskilt när kommunen utövar myndighet mot enskild. Det första steget är ett enda flöde där AI föreslår och en handläggare avgör, prövat i skuggläge på kommunens egna ärenden innan något går skarpt.

Kort sagt

• AI gör mest nytta där arbetet följer skrivna regler eller består av mycket läsning: diariet, bygglovsansökningar, yttranden och planhandlingar.
• Offentlighetsprincipen, GDPR och AI-förordningen avgör vad AI får se, vad som ska loggas och vem som fattar beslutet.
• Börja med ett flöde, låt AI föreslå och en människa registrera och besluta, och skriv in loggning, godkännande och datalagring i upphandlingen.

Vad kan en kommun använda AI till?

När ledningen frågar vad kommunen ska göra med AI går det att svara utan att börja i verktygen. Dela upp arbetet efter hur det ser ut, så blir det tydligt var AI kan avlasta och var den ska hållas borta från besluten.

Arbete som är regelstyrt och återkommande

Registratorn läser varje inkommen handling, avgör vilken nämnd den hör till, letar efter ett befintligt ärende och sätter ett diarienummer. Bygglovshandläggaren kontrollerar om ansökan är komplett och begär in det som saknas. Samma moment upprepas många gånger i veckan och följer regler som redan är nedskrivna. Där kan AI lägga fram ett förslag som den som kan området granskar och rättar, i stället för att börja från ett tomt fält.

Arbete som är läsning och sammanfattning

Remissvar, yttranden från medborgare och planhandlingar är långa och kommer ofta i stora mängder under en kort period. Här är uppgiften att sortera, sammanfatta och peka ut det som behöver en bedömning. Varje punkt i en sammanfattning ska gå att följa tillbaka till det ställe i källan där den står, annars får handläggaren ännu ett dokument att granska.

Arbete som inte passar

Beslut i myndighetsutövning mot enskild, som bistånd, bygglov eller tillsyn, hör till en människa som bär ansvaret. AI kan förbereda underlaget, men bedömningen och beslutet ligger hos nämnden eller hos den som har delegation att besluta. Den gränsen gör också de övriga flödena lättare att försvara inför revisorer och medborgare.

Vilka regler styr AI-arbetet i kommunen?

Tre regelverk avgör hur ett AI-flöde i kommunen får byggas: offentlighetsprincipen med sekretessen, dataskyddet och AI-förordningen. Till det kommer förvaltningslagen, kommunallagen och arkivlagen, som styr hur ärenden handläggs, vem som beslutar och vad som ska bevaras.

Allmänna handlingar och sekretess

Tryckfrihetsförordningen anger i sitt andra kapitel när en handling är allmän: när den förvaras hos myndigheten och har kommit in dit eller upprättats där. Ett mejl eller en ansökan som AI läser är alltså redan en allmän handling när den har kommit in, oavsett vem eller vad som läser den först.

Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) kräver att allmänna handlingar registreras så snart de har kommit in eller upprättats. Handlingar utan sekretess får i stället hållas så ordnade att det utan svårighet går att se om de har kommit in eller upprättats. Registret ska visa datum, diarienummer eller annan beteckning, i förekommande fall avsändare eller mottagare och i korthet vad handlingen rör. För ett AI-flöde betyder det två saker: förslaget till registrering ska innehålla de uppgifter som registret ska visa, och uppgifter under sekretess får inte röjas, inte heller genom registret. Att det dessutom går att se vilket underlag varje förslag bygger på och vem som registrerade kräver inte lagen, men det gör registreringen lätt att granska i efterhand.

Arkivlagen (1990:782) kräver att myndigheternas arkiv bevaras, hålls ordnade och vårdas, och i arkivvården ingår att verkställa föreskriven gallring (6 §). Bestäm därför i förväg hur loggen över förslag och godkännanden ska bevaras eller gallras, som för kommunens andra handlingar.

Personuppgifter och automatiserade beslut

Dataskyddsförordningen, förordning (EU) 2016/679, kräver en rättslig grund för varje behandling av personuppgifter. Artikel 22 ger den enskilde rätt att slippa beslut som enbart grundas på automatiserad behandling, om beslutet har rättsliga följder eller på liknande sätt påverkar personen i betydande grad, med de undantag som förordningen anger.

Förvaltningslagen (2017:900) tillåter i 28 § att beslut fattas automatiserat, men i ärenden där besluten kan laglighetsprövas gäller inte 23 till 49 §§ om bland annat motivering och överklagande (2 §). Kommunens delegationsordning pekar ut vem som får besluta på nämndens vägnar. Enligt kommunallagen (2017:725) får en nämnd delegera beslutanderätten också till en automatiserad beslutsfunktion, men bland annat inte i ärenden där besluten överklagas genom laglighetsprövning enligt 13 kap. eller i ärenden om upphandling (6 kap. 37 och 38 §§). Ett flöde där AI föreslår och en namngiven person avgör håller beslutet hos någon med delegation och gör ansvaret lätt att följa i efterhand.

AI-förordningen för offentlig sektor

AI-förordningen, förordning (EU) 2024/1689, ändrad genom förordning (EU) 2026/1744, tar i artikel 4 upp AI-kunnighet hos personalen och andra som använder AI-system åt organisationen. Från den 2 december 2027 räknas AI-system inom användningsområdena i bilaga III som högrisk, bland annat AI som myndigheter använder för att utvärdera fysiska personers rätt till väsentliga förmåner och tjänster i form av offentligt stöd. Samma dag börjar artikel 26 tillämpas, med skyldigheter för den som använder ett sådant system. Där ingår att den mänskliga kontrollen ska ligga hos personer med nödvändig kompetens, utbildning och auktoritet och att de loggar systemet skapar ska sparas. Ett system som föreslår registrering åt registratorn är av ett annat slag än ett som bedömer rätt till bistånd, men klassningen görs för varje användning för sig.

Tillämpningsdatumen, ändringarna i förordningen, konsekvensbedömningen och registreringen som gäller offentliga organ går vi igenom i AI-förordningen i kommuner och myndigheter. Den som arbetar i en verksamhet med höga krav på spårbarhet och godkännande hittar mer under AI i reglerade verksamheter.

Var ska AI-arbetet köras: i molnet eller på kommunens egen kapacitet?

Vad som lämnar kommunen när en handling skickas till en AI-tjänst

När en handling skickas till en AI-tjänst i molnet lämnar innehållet kommunens miljö. Det kan vara personuppgifter, uppgifter under sekretess eller underlag till ett beslut som ännu inte är fattat. Kommunen behöver då veta var behandlingen sker, vilket biträdesavtal som gäller, om uppgifterna förs till tredje land och om leverantören får använda dem till något annat. Omfattas uppgifterna av sekretess, fråga också leverantören hur de skyddas och vilka som kan läsa dem.

Lokal språkmodell på en server i EU som bara är kommunens

Alternativet är att låta språkmodellen köras på en server som kommunen har kontroll över. ALEX körs på egen AI-kapacitet: en lokal språkmodell på en server i EU som bara är er, och inget skickas till en AI-tjänst i molnet om ni inte väljer det. Det känsliga, och allt som ingen regel täcker, stannar hos den lokala modellen, och varje vägval skrivs in i en signerad logg. Avvägningarna mellan moln och egen server, med licenser och hårdvara, står på sidan om lokal AI på en server i EU.

Hur ser ett flöde ut där AI föreslår och en människa avgör?

Tre flöden med Kapacitis moduler visar mönstret. Modulerna gör förarbetet, och en människa fattar det beslut som räknas.

Diarieföring: förslag på nämnd, handläggare och diarienummer

Diarieföringsmodulen föreslår nämnd, handläggare och diarienummer för en inkommen handling. Registratorn läser förslaget, rättar det som behövs och registrerar. Allt ALEX gör skrivs in i en signerad logg med extern tidsstämpel som er revisor kan kontrollera själv, och ett ja är knutet till en viss text och en viss person. I efterhand går det därför att se vad som föreslogs och vem som registrerade. Diariet är ett tydligt första flöde, eftersom reglerna är skrivna och varje handling passerar där, och hela kedjan beskrivs under diarieföring med AI för kommuner och regioner.

Bygglov: klassning, saknade bilagor och rätt handläggare

Modulen för bygglovsärenden klassar ansökan enligt plan- och bygglagen, pekar ut bilagor som saknas, föreslår diarienummer och skickar ärendet till rätt handläggare. Handläggaren avgör om ansökan är komplett och vad som ska begäras in. Beslutet om lov fattas av den som har delegation, precis som i dag.

Medborgardialog och planhandlingar: sortera, sammanfatta, peka ut

Modulen för medborgardialog sorterar inkomna yttranden efter ämne och inställning och sammanfattar de vanligaste invändningarna till nämndens underlag. Modulen för detaljplaner läser planhandlingarna och pekar ut bestämmelser som krockar och vad som sagts i tidigare samråd. Dokumentsummeraren sammanfattar en PDF, en webbsida eller en text i punkter och anger för varje punkt var i källan den står. Handläggaren läser, kontrollerar mot källan och skriver tjänsteskrivelsen.

Samma princip används utanför offentlig sektor: i offerthantering räknar en AI-medarbetare fram ett offertutkast ur prislistan, och en människa godkänner det innan det skickas. Den som vill gå från översikten till ett enskilt verksamhetssystem kan läsa om AI kopplat till Visma, där konteringsförslaget för leverantörsfakturan attesteras innan SIE-filen tas fram.

Vad betyder det för er i praktiken?

Arbetsordningen är densamma oavsett flöde: välj ett flöde, låt AI föreslå, låt en människa registrera och besluta, och kör först i skuggläge på kommunens egna ärenden.

Välj ett flöde med tydlig ägare och återkommande volym

Ett bra första flöde har en person som äger det, en volym som kommer tillbaka varje vecka och regler som redan är nedskrivna. Diariet, bygglovsansökningar och yttranden i ett samråd uppfyller alla tre. Bestäm före starten vem som får säga ja till ett förslag och vad som räknas som ett rätt förslag, så att jämförelsen i skuggläget mäter något.

Skuggläge: AI arbetar bredvid handläggaren på kommunens egna ärenden

I skuggläge läser AI och föreslår, men registrerar, skickar och ändrar ingenting. Handläggaren arbetar som vanligt och jämför efteråt sina egna val med förslagen. På er egen post och era egna ansökningar ser ni då hur ofta förslaget stämmer, var det missar och vilka ärenden som ska hållas utanför, innan något går skarpt.

Vad som ska krävas i upphandlingen

Lagen om offentlig upphandling (2016:1145) styr hur kommunen köper en AI-tjänst, och det som inte står i upphandlingsdokumenten är svårt att kräva i efterhand. Skriv därför in fyra saker från början:

• Loggning av varje förslag och varje godkännande, i en form som går att kontrollera utan leverantörens hjälp.
• Att inget skickas, registreras eller ändras utan ett ja från en behörig person.
• Var data lagras, vilka underbiträden som används och hur länge uppgifter och loggar sparas.
• Hur ett byte av språkmodell går till och vem som beslutar om det.

Fler krav att kopiera finns i vår kravmall för upphandling av AI.

Vilka frågor ska kommunen ställa till en leverantör?

Svaren på tre frågor säger mycket om hur leverantören kommer att arbeta med er.

Vem bygger, och är det samma person som ni pratar med?

Den som tar fram flödet behöver förstå hur registratorn och handläggaren arbetar. Fråga om den som sitter med i första mötet också bygger, utbildar personalen och svarar när något behöver ändras.

Var körs modellen och vad sparas?

Be om svar på var språkmodellen körs, vilka underbiträden som används och var de finns, om uppgifterna används till något annat än det ni har beställt och hur länge uppgifter och loggar sparas.

Hur ser spårbarheten ut för varje förslag och varje godkännande?

Varje förslag ska gå att knyta till sitt underlag, och varje ja till en viss person och en viss text. Fråga också om er revisor kan kontrollera loggen själv, utan tillgång till leverantörens system.

Varför ska kommunen välja Kapaciti?

Kapaciti hjälper företag och offentlig sektor, stora som små, att införa AI i hela Sverige och Europa. Vi bygger AI-medarbetare för kommuner och regioner, till exempel för diariet, och kommunen kan välja att starta ALEX i skuggläge på sina egna ärenden innan något går skarpt. Vad ALEX gör i diariet, bygglov, samråd och detaljplan står under AI i offentlig sektor.

Frågorna ovan är också skälen att välja oss. ALEX körs på egen AI-kapacitet, en lokal språkmodell på en egen server i EU, och molnet används bara för det ni själva väljer. Ni har samma person hela vägen: den som bygger sitter med i första mötet och utbildar er personal. Inget skickas, bokförs eller ändras utan ert ja, och allt ALEX gör skrivs in i en signerad logg som er revisor kan kontrollera själv.

Vägen är kortare med oss: grunden i ALEX är byggd och provad, så ni börjar inte från noll. Det går också fortare eftersom ni pratar direkt med den som bygger. Det börjar med ett samtal på trettio minuter om er vecka. Sedan kommer Kartläggningen, där ni får en karta över vad som tar tid och vad ALEX kan ta över, och därefter läser ALEX och föreslår i skuggläge utan att något ändras, så att ni ser resultatet innan ni bestämmer er.

Välj Kapaciti om kommunen vill börja med ett flöde, behålla beslutet hos en människa och ha sina handlingar på en server som bara är kommunens. Boka 30 minuter. Vi svarar senast nästa arbetsdag.

Källor

• Tryckfrihetsförordningen, riksdagen.se (hämtad 9 november 2026)
• Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), riksdagen.se (hämtad 9 november 2026)
• Arkivlagen (1990:782), riksdagen.se (hämtad 9 november 2026)
• Förordning (EU) 2016/679, dataskyddsförordningen, EUR-Lex (hämtad 9 november 2026)
• Förvaltningslagen (2017:900), riksdagen.se (hämtad 9 november 2026)
• Kommunallagen (2017:725), riksdagen.se (hämtad 9 november 2026)
• Förordning (EU) 2024/1689, AI-förordningen, EUR-Lex (hämtad 9 november 2026)
• Förordning (EU) 2026/1744, digital omnibusförordning om AI, EUR-Lex (hämtad 9 november 2026)
• Lagen om offentlig upphandling (2016:1145), riksdagen.se (hämtad 9 november 2026)