När team börjar använda Claude eller ChatGPT för att skriva externa texter, mail, blogginlägg, presentationer, är en vanlig reaktion att texten inte känns som den egna rösten. Det låter generiskt. Det låter som AI.
Lösningen är inte mer prompt-engineering. Lösningen är att skapa en röstprofil. En tydlig dokumentation av hur er organisation faktiskt skriver, med exempel.
Vad en röstprofil består av
För att vara användbar behöver en röstprofil tre delar. En kort beskrivning av tonen, kanske två stycken. En lista med tre till fem principer som ni alltid följer. Och tre till fem exempeltexter som visar hur det ser ut i praktiken.
Det är exemplen som gör jobbet. Beskrivningar är vägledande men exemplen är det som modellen lär sig av.
Saker att specificera i tonbeskrivningen
Är ni formella eller avslappnade. Använder ni ni eller du. Är ni lättsamma eller seriösa. Använder ni metaforer eller är ni konkreta. Är ni snabba i tempot eller tar ni tid att utveckla. Berättar ni från företagets perspektiv eller från läsarens.
Var ärlig och specifik. Generella beskrivningar som professionellt men personligt är värdelösa eftersom alla skulle skriva det.
Principer som faktiskt funkar
Konkreta regler är bättre än abstrakta värderingar. Exempel på konkreta regler värda att testa. Inga utropstecken någonsin. Inga superlativ. Korta meningar mellan långa. Aldrig mer än två adjektiv i rad. Citera siffror exakt, inte ungefär. Skriva talnamn i bokstäver upp till tio.
Saker som man kan lägga in i en checklista. Saker en modell kan följa.
Och exempeltexterna
Välj texter där ni varit nöjda och som ni vill replikera. Inkludera helst variationer, en kort, en medellång, en lång. En formell och en informell om ni har båda registren.
När du ger profilen till en agent, klistra in både beskrivning, principer och exempel. Du får inte samma resultat utan exemplen.
Underhåll profilen
När ni märker att en text inte fångade rösten, fråga er varför och uppdatera profilen. När ni hittar en ny ton som funkar bra för en specifik kanal, lägg till den. En röstprofil är ett levande dokument.
Vår teori är att organisationer som investerar ett par arbetsdagar i att bygga sin röstprofil vinner tillbaka den tiden snabbt genom snabbare produktion och högre kvalitet på externa texter. Det är hög avkastning för låg insats.