En robot i programvara som klickar sig igenom era system efter fasta regler.
RPA, eller Robotic Process Automation, är programvara som utför regelstyrda uppgifter i befintliga system genom att klicka i fönstren och läsa och skriva i fälten, steg för steg efter ett inspelat flöde. Den fungerar bra när varje ärende ser likadant ut. När underlaget avviker eller gränssnittet ändras kan roboten stanna eller hämta fel uppgift, och ärendet behöver en människa.
Guiden förklarar hur en robot arbetar, var den går sönder, hur den skiljer sig från en AI-agent och hur de två kan arbeta ihop.
En RPA-robot gör exakt de steg den har fått, varje gång.
Roboten gör det en människa gör vid skärmen, i samma ordning varje gång.
Någon bygger flödet genom att spela in sina egna steg eller sätta ihop färdiga åtgärder. Flödet säger vilket program som öppnas, vilket fält som läses och vart uppgiften ska.
Roboten loggar in i programmen, läser och skriver i fälten och flyttar uppgifter mellan system. Den fungerar också i äldre program som saknar ett gränssnitt för andra system att koppla in sig på.
Flödet kan innehålla villkor, till exempel att fakturor över ett visst belopp går en annan väg. Varje villkor är skrivet av en människa i förväg.
En bevakad robot körs medan en medarbetare är inloggad vid datorn. En obevakad robot loggar själv in på en maskin, gör jobbet och loggar ut igen utan att någon sitter vid den.
RPA betyder Robotic Process Automation. Roboten är ett program, och processen är den följd av steg som en människa annars gör i systemen. Ordet digital medarbetare har länge använts om samma sak, särskilt i kommuner, vilket sidan om AI-medarbetare beskriver.
Roboten har en beskrivning av varje knapp och fält: vilket fönster det ligger i, vad det heter och var i programmet det sitter. I Power Automate heter den väljare (selector). När programmet visas som det gjorde när flödet byggdes hittar roboten fältet. Annars misslyckas steget, och har skärmen en annan upplösning kan roboten till och med klicka på fel ställe.
Tre vanliga verktyg är, i bokstavsordning, Blue Prism från SS&C, Microsoft Power Automate och UiPath. I Power Automate heter robotflödena datorflöden, och de kan arbeta med programmens fält, med bilder av skärmen eller med koordinater. Alla tre beskriver RPA som automation av återkommande, regelstyrda uppgifter.
Fyra tecken på att ett flöde passar en robot.
Uppgiften går till på samma sätt från början till slut, och den som gör den i dag kan beskriva varje klick.
Det roboten läser står på samma plats varje gång, till exempel i ett formulär eller i en kolumn i ett kalkylark.
Flödet körs ofta nog för att det ska löna sig att bygga och sköta det. Ett flöde som körs en gång i månaden tar sällan igen arbetet.
Programmen saknar ett sätt att utbyta uppgifter direkt. Då kan roboten flytta uppgifterna via skärmen, på samma väg som en människa.
Roboten vet bara det flödet säger, och allt annat blir ett undantag.
En leverantör byter mall för sina fakturor, ett fält står tomt eller en kund skriver i fritext. Roboten letar på samma plats som förut och hittar fel uppgift eller ingen alls.
Ett system uppdateras, en knapp byter namn eller ett fönster får en ny ruta. Beskrivningen av fältet stämmer inte längre, och flödet måste byggas om på den punkten.
Ett mejl där kunden både klagar och beställer, eller ett ärende där reglerna inte räcker. RPA är byggt för arbete där ingen behöver göra en bedömning.
Därför hör förvaltning till varje robot. Någon behöver se undantagen, rätta flödet när ett system ändras och avgöra vad som ska hända med ärendena roboten lämnade ifrån sig. Hur det arbetet fördelas när AI kommer in i flödet står på sidan om AI-automation.
Båda arbetar i era system. De skiljer sig i hur de vet vad de ska göra.
| Fråga | RPA | AI-agent |
|---|---|---|
| Vem bestämmer stegen? | Den som byggde flödet | Agenten planerar dem utifrån uppgiften |
| Vad läser den? | Fält på bestämda platser | Text, mejl och dokument |
| När underlaget avviker | Kan stanna eller hämta fel uppgift, och ärendet behöver en människa | Läser och försöker förstå |
| Hur den kan ha fel | Klickar fel när skärmen ändrats | Drar fel slutsats av underlaget |
| Passar för | Fasta steg i stora volymer | Uppgifter där underlaget varierar |
En AI-agent bygger på en språkmodell som läser underlaget och väljer vilka verktyg uppgiften kräver. Det gör den användbar där en robot stannar, och det betyder också att den kan ta fel på ett annat sätt än roboten. Hur en agent fungerar och vilka risker som finns står i guiden vad är en AI-agent.
De går att kombinera, och leverantörerna beskriver dem som delar av samma flöde.
Ett mejl med en bilaga kommer in. Agenten läser båda och tar fram de uppgifter som ska vidare, också när mallen är ny.
Det som agenten är osäker på, och det som inte går att ta tillbaka, går till rätt person med underlaget bredvid.
De godkända uppgifterna skriver roboten in i det system som saknar koppling, i fasta steg som går att följa i efterhand.
Enligt UiPath är RPA det lager i automation med agenter där arbetet utförs. SS&C Blue Prism skriver att RPA byggs ut med AI. Har ni robotar som fungerar kan de alltså vara kvar, och agenten tar de delar av flödet där underlaget varierar.
Ställ dem om varje flöde, ett i taget.
Fasta steg i fält passar en robot och fritt skrivet underlag en agent, och ofta består ett flöde av båda. Hur man väljer det första flödet, prövar det och tar det i drift står på sidan om AI-implementering.
ALEX är en AI-medarbetare som läser underlaget och väntar på ert ja.
ALEX föreslår, ni bestämmer. Inget skickas, bokförs eller ändras innan rätt person har läst och sagt ja. Spärren är byggd.
ALEX förtjänar förtroende steg för steg. Ni ser hur ofta besluten godkänns utan ändring. Trappan är byggd, och nästa steg i den är att sådana beslut ska kunna gå vidare på egen hand.
ALEX säger vad materialet visar och inget annat. Saknas en uppgift står det att den saknas. Spärren är byggd.
ALEX läser inkorgen, skriver svar i er ton med källor och skickar först när ni har godkänt. Flödet är byggt.
ALEX arbetar med underlag som varierar, till exempel mejl och dokument. En koppling mellan ALEX och RPA-verktyg finns inte i dag, och robotar ni redan har påverkas inte. Hur ALEX tar en egen roll hos er står på sidan om AI-medarbetare.
ALEX arbetar i dag i Kapacitis egen verksamhet. Servern som varje kund får är byggd och provad med testdata: krypterad, med en andra kopia på en annan plats i EU. Ingen kund har ALEX i drift ännu. Varje flöde och dess status står i modulkatalogen.
RPA, eller Robotic Process Automation, är programvara som utför regelstyrda uppgifter i befintliga system genom att klicka i fönstren och läsa och skriva i fälten, steg för steg efter ett inspelat flöde.
RPA betyder Robotic Process Automation. Roboten är ett program, och processen är den följd av steg som en människa annars gör i systemen.
När uppgiften går till på samma sätt varje gång, när uppgifterna står i fält på bestämda platser, när flödet körs ofta och när systemen saknar ett sätt att utbyta uppgifter direkt.
Roboten hittar fälten med hjälp av en beskrivning av hur programmet ser ut. När ett system uppdateras eller underlaget får en ny form stämmer beskrivningen inte längre, och flödet behöver rättas.
RPA följer ett flöde som en människa har byggt i förväg och kan stanna eller hämta fel uppgift när underlaget avviker. En AI-agent läser underlaget, till exempel ett mejl eller ett dokument, och planerar själv vilka steg och verktyg uppgiften kräver.
Ja. En agent kan läsa underlag som varierar och ta fram uppgifterna, och en robot kan sedan skriva in dem i ett system som saknar koppling. Både UiPath och SS&C Blue Prism beskriver RPA och AI som delar av samma flöde.
Tre vanliga verktyg är, i bokstavsordning, Blue Prism från SS&C, Microsoft Power Automate och UiPath. Vilket som passar beror på era system och på vem som bygger och förvaltar flödena.
Nej. ALEX är en AI-medarbetare som läser mejl och dokument, föreslår nästa steg och väntar på ert ja. En koppling mellan ALEX och RPA-verktyg finns inte i dag, och robotar ni redan har påverkas inte.
Varje kund får en egen server i EU, och vilka underbiträden som används, också AI-leverantören, står i integritetspolicyn.
Trettio minuter. Ni visar ett flöde ni funderar på att automatisera, så går vi igenom vilka steg som är fasta, var underlaget varierar och om en robot, en AI-agent eller båda passar. Alexander svarar senast nästa arbetsdag.
Nyhetsbrev om AI-förordningen och det vi lär oss när vi bygger ALEX.
Vi hör av oss när något i AI-förordningen ändras som påverkar er. Avregistrera när som helst via länken i mejlet.